Статті фінансового аналізу: як визначити напрям операції та правильно оформити фінансовий документ

У Торгсофт рух грошей пов’язується зі статтями фінансового аналізу. Вони допомагають розділити торгову виручку, розрахунки з постачальниками, зарплату, банківські комісії, внутрішнє переміщення грошей та інші операції.

Звернення до техпідтримки показують, що користувачі найчастіше стикаються не з самим створенням фінансового документа, а з питанням: яку статтю вибрати і чому програма не дозволяє провести операцію з певною статтею.

Наприклад, є ситуація, коли під час надходження грошей користувач вибрав витратну статтю й отримав повідомлення, що надходження не можна відносити до витратної статті аналізу.

Що таке стаття фінансового аналізу

Стаття фінансового аналізу визначає, до якого виду руху грошей належить операція.

У Торгсофт є системні статті, які програма використовує для стандартних операцій. Серед них:

• Торгова виручка — гроші від реалізації товару;

• Розрахунки з постачальниками — оплати постачальникам;

• Внутрішній обіг — переміщення грошей усередині бізнесу;

• Комісія банку;

• Обмін валюти;

• Зарплата;

• Еквайринг.

Користувач також може створювати власні статті та підпорядковувати їх основним. Наприклад, для статті «Зарплата» можна створити окремі статті для основної зарплати, премій або інших виплат.

Витратні та невитратні статті

У довіднику статей є параметр «Відносити на витрати».

Якщо його ввімкнено, операції за цією статтею враховуються як витрати бізнесу. У дереві фінансового аналізу такі статті виділяються червоним кольором.

До витрат можуть належати, наприклад:

• оренда;

• комунальні послуги;

• реклама;

• зарплата;

• банківські послуги.

Суми за витратними статтями враховуються при розрахунку прибутку. Але не кожне вибуття грошей із каси є витратою бізнесу.

Наприклад, оплата постачальнику зменшує кількість грошей у касі або на рахунку, але сама оплата не повинна повторно зменшувати прибуток: вартість товару вже враховується через його собівартість.

Так само інкасація або переказ грошей між власними касами не є витратою — гроші просто переміщуються всередині бізнесу.

Балансові та небалансові статті

Статті фінансового аналізу також поділяються на балансові та небалансові.

Балансові статті впливають на взаєморозрахунки з контрагентами. У стандартних налаштуваннях до них належать:

• Торгова виручка;

• Розрахунки з постачальниками.

Операції за такими статтями впливають на дані у формах «Баланс з партнерами» та «Картка взаєморозрахунків».

Небалансові статті не змінюють заборгованість контрагента. До них можуть належати господарські витрати, зарплата, банківські послуги та інші операції, які не є розрахунками з покупцем або постачальником.

У Торгсофт витратна стаття і балансова стаття мають різну логіку. Якщо статтю визначено як балансову, параметр «Відносити на витрати» вимикається.

Чому надходження не можна провести за витратною статтею

Це одна з реальних причин звернень до технічної підтримки.

Якщо гроші надходять у касу або на розрахунковий рахунок, але користувач намагається віднести операцію до статті, позначеної як витратна, виникає логічна суперечність.

Витратна стаття означає, що сума є витратою бізнесу. Надходження, навпаки, збільшує кількість грошей. Тому Торгсофт не дозволяє провести таку операцію.

У цій ситуації не потрібно намагатися обійти обмеження. Потрібно перевірити:

1. що насправді відбулося з грошима;

2. яка стаття відповідає економічному змісту операції;

3. чи правильно налаштована сама стаття.

Приклади того як обрати статтю

Покупець оплатив товар.

Гроші надходять від продажу, тому використовується системна стаття «Торгова виручка».

Підприємець сплачує постачальнику борг за отриманий товар.

Гроші вибувають із каси або рахунку, але операція є розрахунком із контрагентом. Для неї використовується «Розрахунки з постачальниками».

Ця операція змінює борг перед постачальником у взаєморозрахунках.

Це витрати бізнесу.

Для них потрібно використовувати відповідну витратну небалансову статтю: наприклад, «Оренда», «Реклама» або «Комунальні послуги».

Для виплат працівникам у Торгсофт передбачена системна стаття «Зарплата». За потреби до неї можна створити підпорядковані статті.

Якщо гроші переміщуються між власними касами або між касою і розрахунковим рахунком, вони не стають витратами бізнесу.

Для таких операцій використовується «Внутрішній обіг».

Головний принцип простий: потрібно дивитися не лише на те, чи гроші фізично вийшли з каси, а й на економічний зміст операції.

Що робити, якщо вибрано неправильну статтю

Спочатку потрібно визначити, звідки з’явився фінансовий документ.

Відкрийте: Оплата → Фінансовий документ і знайдіть потрібну операцію за датою, касою, розрахунковим рахунком, контрагентом або іншими доступними параметрами.

Перевірте:

• суму;

• касу або розрахунковий рахунок;

• контрагента;

• статтю фінансового аналізу;

• документ або операцію, з якою пов’язаний рух грошей.

Для документа, який дозволяє редагування, потрібно встановити правильну статтю фінансового аналізу.

Перед зміною важливо зрозуміти, чи повинна нова стаття:

• впливати на витрати;

• впливати на баланс із контрагентом;

• бути внутрішнім переміщенням коштів.

Не варто одразу видаляти або вручну створювати новий фінансовий документ.

Якщо фінансовий документ пов’язаний із реалізацією, оплатою клієнта, розрахунком із постачальником або іншим первинним документом, спочатку потрібно перевірити саме цю операцію.

Інакше можна виправити фінансовий документ, але залишити неправильний стан пов’язаних документів або взаєморозрахунків.

Не потрібно автоматично видаляти документи або відкривати старий касовий день лише для зміни статті.

Спочатку потрібно визначити:

• який документ створив неправильний рух грошей;

• чи можна його редагувати;

• як виправлення вплине на наступні касові дні та звіти.

Для складних випадків із уже закритими періодами доцільно звернутися до технічної підтримки.

Як перевірити результат

Після виправлення варто перевірити дані в кількох місцях.

Баланс за статтями фінансового аналізу показує рух грошей за статтями та допомагає зрозуміти, до якої категорії потрапила операція.

Баланс з партнерами потрібен, якщо операція пов’язана з боргом покупця або постачальника.

Звіт за касою за день допомагає перевірити рух грошей за конкретною касою.

Для аналізу результатів роботи бізнесу можна використовувати фінансові та аналітичні звіти Торгсофт, але важливо враховувати, що різні звіти можуть розраховувати показники за різною логікою.