Витрати торговельної мережі: як перевірити операції за магазинами та підприємствами

Коли бізнес має кілька магазинів, кас або підприємств, власнику важливо розуміти не лише загальну суму витрат, а й де саме вони виникли. Наприклад, оренду сплатили за один магазин, господарські товари купили для іншого, зарплату видали з конкретної каси, а банківську комісію списали з розрахункового рахунку певного підприємства. Якщо сума у фінансовому аналізі здається неправильною або потрібну операцію не видно, перевірку варто починати з періоду, торгової точки, каси, підприємства та статті фінансового аналізу.

Що потрібно розуміти перед перевіркою

Фінансовий документ у Торгсофт фіксує рух грошей: надходження в касу, поточні витрати, розрахунки з постачальниками, операції за розрахунковими рахунками та інші платежі. Для пошуку потрібної операції у формі Оплата → Фінансовий документ можна використовувати фільтри за періодом, видом документа, контрагентом, статтею аналізу, касою, торговою точкою та підприємством. 

Центр обліку — це об'єкт, за яким Торгсофт веде окремий облік. У торговельній мережі такими об'єктами можуть бути магазини, склади та інші точки обліку.

Стаття фінансового аналізу пояснює призначення руху грошей. Наприклад, у програмі є системні статті для торгової виручки, розрахунків із постачальниками, зарплати, банківської комісії та інших операцій. Власник також може створювати власні статті. 

Для статті можна вказати, що вона відноситься до витрат. Тоді пов'язані з нею фінансові операції враховуються як витрати бізнесу і віднімаються від торгової виручки під час розрахунку прибутку. 

Як знайти витрати конкретного магазину

Якщо потрібно перевірити, наприклад, витрати магазину №2 за вересень, відкрийте: Оплата → Фінансовий документ.

Спочатку встановіть потрібний період. Потім використовуйте фільтри, щоб поступово звузити список:

1. Торгова точка — потрібний магазин.

2. Каса — якщо вас цікавлять готівкові операції конкретної каси.

3. Стаття аналізу — наприклад, господарські витрати або зарплата.

4. Підприємство — якщо в одній базі обліковуються операції кількох підприємств.

5. За потреби — контрагент або вид документа.

Ці фільтри передбачені саме для пошуку конкретної фінансової операції. 

Наприклад, власник бачить у звіті витрати на господарські потреби, але хоче зрозуміти, до якого магазину вони належать. У фінансових документах можна вибрати відповідну торгову точку та статтю аналізу й переглянути операції за потрібний період.

Як перевірити витрати всієї торговельної мережі

Для загальної картини використовуйте: Аналіз → Період.

У цьому режимі спочатку вибирається центр обліку, а потім місяць і рік. Після оновлення програма показує підсумки за вибраним об'єктом. 

Якщо у програмі налаштовано кілька торговельних мереж, можна також використати фільтр «Торгова мережа». У такому разі підсумки будуть розраховані тільки за центрами обліку, які входять до вибраної мережі.

Практично це дає два рівні перевірки: 

Чому витрата може потрапити не туди, куди очікували

Перше, що потрібно перевірити, — за якими параметрами оформлена сама операція.

Наприклад, у мережі два магазини. Витрати на господарські товари потрібно віднести до другого магазину. Якщо під час оформлення фінансового документа вибрано іншу касу, торгову точку, підприємство або статтю аналізу, шукати цю операцію потрібно вже за фактичними даними документа.

Тому при розбіжності не варто одразу виправляти підсумковий звіт. Спочатку знайдіть сам фінансовий документ і перевірте:

• дату;

• суму;

• касу або розрахунковий рахунок;

• торгову точку;

• підприємство;

• статтю фінансового аналізу.

Чому операція є у фінансових документах, але не впливає на витрати

Не кожен рух грошей є витратою бізнесу.

Наприклад, інкасація або переказ між касами — це переміщення грошей усередині бізнесу. Для таких операцій Торгсофт використовує статтю «Внутрішній обіг». Гроші змінюють місце зберігання, але сама операція не повинна трактуватися так само, як оренда, зарплата чи інші витрати. 

Якщо ж операція має зменшувати прибуток, перевірте її статтю фінансового аналізу. Для витратної статті має бути встановлена ознака «Відносити на витрати». 

Наприклад, для оплати мийних засобів можна оформити видатковий касовий ордер і вибрати статтю господарських витрат. У довідці Торгсофт такий сценарій прямо описаний для видачі грошей із каси на господарські потреби. 

Як перевірити операції кількох ФОП або підприємств

Якщо одна база Торгсофт використовується для кількох підприємств, при пошуку фінансових операцій звертайте увагу на фільтр «Підприємство».

Наприклад, у двох магазинах працюють різні ФОП. Загальна сума за період може бути правильною, але для перевірки конкретного ФОП потрібно відфільтрувати його операції окремо.

У формі Фінансовий документ фільтр за підприємством працює разом із періодом, касою, торговою точкою, контрагентом і статтею аналізу. 

Тому, якщо потрібний платіж «зник», спочатку перевірте, чи не встановлено фільтр на інше підприємство.

Що робити, якщо знайшли неправильний фінансовий документ

Якщо помилка знаходиться в самому фінансовому документі, його можна змінити або видалити тільки за певних умов.

Для касової операції має бути відкритий відповідний касовий день. Якщо документ пов'язаний з оплатою товару, перед редагуванням або видаленням потрібно скасувати цю оплату. Видалення фінансового документа фіксується в Файл → Протокол дій користувачів. 

Тому перед виправленням старої операції краще спочатку встановити, який саме документ формує неправильну суму, і лише після цього змінювати облік.

Як перевіряти витрати без зайвого пошуку

Для регулярного контролю достатньо дотримуватися одного порядку:

1. У Аналіз → Період перевірте підсумок потрібного магазину або мережі.

2. Якщо сума витрат викликає питання, відкрийте Оплата → Фінансовий документ.

3. Встановіть той самий період.

4. Виберіть торгову точку або підприємство.

5. За потреби звузьте пошук за касою та статтею аналізу.

6. Перевірте параметри знайдених фінансових документів.

7. Якщо операція має бути витратою, перевірте, чи використана відповідна витратна стаття.

Якщо самостійно знайти причину не вдалося, то радимо звернутися за допомогою до технічної підтримки Торгсофт.