Перевірка фінансових документів: як контролювати касові та банківські операції

Коли в магазині щодня проходять десятки фінансових операцій — продажі, інкасації, оплати постачальникам, надходження на банківський рахунок — власнику або бухгалтеру потрібно розуміти, які документи вже звірені, а які ще потребують перевірки. У Торгсофт для цього на формі «Фінансовий документ» є дія «Перевірка документа». Вона дозволяє позначити перевірені фінансові документи, побачити, хто і коли їх перевірив, та окремо відібрати неперевірені операції.

Що означає «перевірений фінансовий документ»

Фінансовий документ у Торгсофт відображає рух грошей: надходження або видачу коштів через касу чи розрахунковий рахунок.

Працювати з такими документами можна в режимі: Оплата → Фінансовий документ.

У цьому вікні є вкладки Каса, Розрахунковий рахунок і Журнал. Для пошуку потрібної операції можна використовувати період, вид документа, контрагента, статтю фінансового аналізу, касу, торгову точку та підприємство.

Дія «Перевірка документа» на формі «Фінансовий документ» не змінює суму чи зміст операції. Вона лише фіксує, що відповідальна особа цей документ уже перевірила.

Як позначити документ перевіреним

Відкрийте Оплата → Фінансовий документ і знайдіть потрібну операцію.

Наприклад, власник магазину отримав від касира інформацію про інкасацію і хоче перевірити, чи правильно вона проведена в програмі.

Далі:

1. Виділіть потрібний документ.

2. За потреби можна виділити одразу кілька документів.

3. На формі «Фінансовий документ» натисніть кнопку «Перевірка документа».

Після перевірки документ буде підсвічено зеленим кольором. У вкладці Журнал перевірені документи також відображаються зеленими.

Так можна відокремити вже звірені операції від тих, до яких ще потрібно повернутися.

Як подивитися, хто і коли перевірив документ

Якщо потрібно перевірити історію контролю, виділіть уже перевірений документ і на формі «Фінансовий документ» натисніть «Перевірка документа».

Торгсофт покаже підтвердження з інформацією:

• хто перевірив документ;

• коли його перевірили.

У цьому ж вікні можна скасувати стан перевірки. Для цього потрібно підтвердити дію кнопкою «Так». Це корисно, якщо після перевірки з'ясувалося, що документ потрібно ще раз переглянути або виправити.

Як знайти тільки неперевірені операції

Коли документів багато, переглядати весь список незручно. Для цього у формі «Фінансовий документ» є фільтр «Стан документа».

Він дозволяє показати:

• усі документи;

• тільки перевірені;

• тільки неперевірені.

Фільтр працює для вкладок Каса, Розрахунковий рахунок і Журнал.

Наприклад, наприкінці робочого дня можна встановити: Стан документа → Неперевірені і побачити тільки ті операції, які ще не були звірені.

Як контролювати касові та банківські операції

Для перевірки фінансових операцій відкрийте Оплата → Фінансовий документ. Залежно від типу операції використовуйте вкладку Каса для готівкових документів або Розрахунковий рахунок для безготівкових.

Тут можна перевіряти надходження та видачу коштів, інкасації, оплати постачальникам, надходження на банківський рахунок, платіжні доручення та інші фінансові документи.

Зручно працювати так:

1. Встановіть потрібний період.

2. Відкрийте вкладку Каса або Розрахунковий рахунок.

3. За потреби виберіть касу, торгову точку або інші параметри фільтра.

4. Встановіть Стан документа → Неперевірені.

5. Звірте суми, призначення та інші дані операцій.

6. Після перевірки виділіть документ і натисніть кнопку «Перевірка документа» на формі «Фінансовий документ».

Якщо магазинів, кас або розрахункових рахунків кілька, за допомогою фільтрів можна окремо перевіряти операції за потрібною касою, торговою точкою, контрагентом, статтею фінансового аналізу та іншими параметрами.

Так уже перевірені касові й банківські операції не потрібно переглядати повторно.

Що робити, якщо в перевіреному документі знайшли помилку

Спочатку на формі «Фінансовий документ» виділіть документ і натисніть «Перевірка документа», щоб скасувати стан перевірки.

Після цього документ можна виправити, якщо програма дозволяє редагування.

Після виправлення документ варто перевірити ще раз і повторно позначити його за допомогою кнопки «Перевірка документа».

Чи фіксується видалення фінансового документа

Так. Видалення фінансового документа записується в: Файл → Протокол дій користувачів. У протокол потрапляють дані про документ: його тип, номер, дата та сума. Це дозволяє окремо контролювати не лише самі фінансові операції, а й зміни, які користувачі вносили в облік.

Як організувати регулярну перевірку

Для магазину або мережі достатньо простого порядку: вибрати період → показати неперевірені документи → звірити операції → позначити перевірені кнопкою «Перевірка документа».

Для готівки перевірку зручно вести у вкладці Каса, для безготівкових операцій — у Розрахунковому рахунку, а для загального контролю — у Журналі. Усі ці вкладки знаходяться на формі «Фінансовий документ».