Баланс за статтями фінансового аналізу: як розшифрувати рух грошей і знайти помилковий документ

Коли в магазині щодня проходять продажі, оплати постачальникам, інкасація та інші операції, одного залишку грошей у касі недостатньо, щоб зрозуміти, звідки гроші надійшли і на що були витрачені.

У Торгсофт для цього є режим Баланс за статтями фінансового аналізу. Він показує рух грошей за окремими напрямами: торгова виручка, розрахунки з постачальниками, внутрішнє переміщення коштів та інші статті, які використовує бізнес.

Якщо підсумкова сума викликає питання, можна спочатку визначити, у якій статті виникла розбіжність, а потім знайти відповідні фінансові документи.

Що таке стаття фінансового аналізу

Стаття фінансового аналізу показує, до якого виду руху грошей належить фінансова операція.

Наприклад:

• гроші від продажу товару проходять за статтею Торгова виручка;

• оплата закупленого товару постачальнику — за статтею Розрахунки з постачальниками;

• переміщення грошей між касами або рахунками, інкасація та здача виручки — за статтею Внутрішній обіг.

Кожна фінансова операція в Торгсофт пов'язана з певною статтею фінансового аналізу. Завдяки цьому програма може показати підсумок не лише за касою, а й за призначенням руху грошей. 

Основні статті, які програма використовує автоматично, можна переглянути в Налаштування → Параметри → Фін. аналіз. В офіційній довідці серед ключових системних статей окремо описані Торгова виручка, Розрахунки з постачальниками та Внутрішній обіг. 

Як переглянути баланс за статтями

Відкрийте: Оплата → Баланс за статтями фінансового аналізу.

У верхній частині вікна задайте три параметри:

1. Період аналізу — день, місяць або інший потрібний проміжок часу.

2. Торгова точка (центр обліку) — магазин або інший центр обліку, який потрібно перевірити.

3. Валюта — валюта, за якою потрібно сформувати баланс.

Після цього Торгсофт покаже дерево статей фінансового аналізу та три основні показники:

• Прихід — скільки грошей надійшло за цією статтею;

• Витрата — скільки грошей було видано;

• Баланс — результат з урахуванням приходу та витрат.

Так можна побачити не лише загальну суму грошей, а й те, за якими статтями вона сформувалася.

Наприклад, якщо вас цікавлять витрати за певний місяць, встановіть цей місяць, виберіть торгову точку і перегляньте суми за потрібними статтями. Якщо потрібно перевірити конкретний магазин у мережі, виберіть саме його центр обліку.

Вміст вікна можна скопіювати кнопкою Копіювати все, а потім вставити в документ для подальшої роботи або друку. 

Як знайти, через який документ змінився баланс

Сам режим Баланс за статтями фінансового аналізу показує підсумки за статтями. Якщо потрібно знайти конкретну операцію, яка сформувала цю суму, використовуйте режим: Оплата → Фінансовий документ.

У ньому зберігаються фінансові операції: надходження грошей, виплати, розрахунки з постачальниками, поточні витрати та інші рухи коштів.

Для пошуку документа у верхній частині вікна є фільтри:

• Період;

• Вид документа — прихідний або видатковий;

• Вибір касових операцій;

• Контрагент;

• Стаття аналізу;

• Каса;

• Торгова точка;

• Підприємство.

Ці фільтри призначені саме для пошуку конкретної фінансової операції.

Приклад

Припустимо, у балансі за місяць ви бачите незвично велику суму за певною статтею.

Спочатку запам'ятайте:

• період;

• торгову точку;

• статтю фінансового аналізу;

• приблизну суму, яку потрібно перевірити.

Потім відкрийте Оплата → Фінансовий документ і встановіть ті самі параметри.

Програма залишить у списку документи, які відповідають цим умовам. Так великий загальний список операцій можна звузити до кількох документів і перевірити їх окремо.

Що перевіряти, якщо сума здається неправильною

Насамперед перевірте однакові умови відбору даних.

Період

Документ може не потрапляти в потрібний звіт, якщо ви аналізуєте інший період. Тому при порівнянні сум переконайтеся, що в обох режимах встановлені однакові дати.

Торгова точка

Баланс можна формувати для конкретного центру обліку. Якщо порівнюються дані різних торгових точок, підсумкові суми закономірно відрізнятимуться.

Валюта

Баланс формується за вибраною валютою. Якщо підприємство працює з кількома валютами, перевірте, яку валюту вибрано у звіті. 

Стаття фінансового аналізу

Якщо фінансовий документ віднесений не до тієї статті, гроші потраплять не в той рядок фінансового аналізу.

Тому, коли якась стаття має незрозуміло велику або малу суму, знайдіть документи за цією статтею через Фінансовий документ і перевірте їх.

Каса і торгова точка

У режимі Фінансовий документ можна окремо відфільтрувати операції за касою і торговою точкою. Це особливо корисно для бізнесу з кількома касами або магазинами. 

Для чого потрібна стаття «Внутрішній обіг»

Не кожне переміщення грошей означає дохід або витрату бізнесу.

Наприклад, підприємець може:

• передати гроші з однієї каси в іншу;

• провести інкасацію;

• здати виручку;

• зняти гроші з розрахункового рахунку;

• перевести гроші з каси на рахунок;

• перевести гроші між розрахунковими рахунками.

Для таких операцій Торгсофт використовує статтю Внутрішній обіг. Вона потрібна, щоб окремо бачити переміщення грошей усередині бізнесу. 

Тому велика сума за цією статтею сама по собі не означає великі витрати. Спочатку потрібно подивитися, які саме внутрішні операції проводилися за вибраний період.

Якщо потрібно знайти причину розбіжності

Практичний порядок перевірки такий:

1. Відкрийте Оплата → Баланс за статтями фінансового аналізу.

2. Встановіть потрібний період, торгову точку та валюту.

3. Визначте статтю, сума за якою викликає питання.

4. Відкрийте Оплата → Фінансовий документ.

5. Встановіть той самий період і торгову точку.

6. Виберіть потрібну Статтю аналізу.

7. За потреби додатково відфільтруйте документи за касою, контрагентом, підприємством або видом документа.

8. Перевірте знайдені операції та визначте, який документ сформував неправильну суму.

Таким способом можна перейти від загального підсумку за місяць або торгову точку до конкретного фінансового документа, який потрібно перевірити.

Коли краще звернутися до технічної підтримки

Якщо ви перевірили період, торгову точку, валюту та фінансові документи, але не можете визначити причину розбіжності, зверніться до технічної підтримки Торгсофт.

У зверненні бажано одразу вказати:

• за який період виникла розбіжність;

• торгову точку;

• статтю фінансового аналізу;

• яку суму ви очікували і яку показує програма.

Це допоможе спеціалісту швидше перевірити ситуацію.