Статті фінансового аналізу в Торгсофт: як налаштувати структуру доходів і витрат для точного обліку

Статті фінансового аналізу: як побудувати структуру доходів і витрат

У магазині може бути хороший виторг, але наприкінці місяця власник не розуміє, куди поділися гроші. Частина пішла постачальникам, частина — на зарплату, оренду, рекламу та банківські комісії, ще частину власник забрав на особисті потреби. Щоб бачити не лише залишок у касі, а структуру руху грошей, у Торгсофт використовуються статті фінансового аналізу.

Що таке статті фінансового аналізу

Стаття фінансового аналізу показує, з якої причини гроші надійшли або були витрачені.

Наприклад, продаж товару пов'язаний зі статтею Торгова виручка, оплата закупленого товару — з Розрахунками з постачальниками, а переказ грошей з каси на банківський рахунок — з Внутрішнім обігом.

У Торгсофт передбачені ключові статті, які програма використовує під час відповідних операцій: Торгова виручка, Розрахунки з постачальниками, Внутрішній обіг, Виведення бонусів, Комісія банку, Обмін валюти, Зарплата та Еквайринг. До них можна додавати власні підпорядковані статті. 

Наприклад, загальну статтю Зарплата можна деталізувати:

• основна зарплата;

• премії;

• відрядна оплата;

• інші виплати працівникам.

Так власник бачить і загальну суму за напрямом, і її склад.

Рух грошей і прибуток — не одне й те саме

Це головне правило фінансового аналізу.

Якщо магазин заплатив постачальнику 100 000 грн за нову партію товару, на банківському рахунку стало на 100 000 грн менше. Але ці гроші не зникли: замість них у бізнесу з'явився товар.

Тому розрахунок із постачальником є рухом грошей, але не звичайною операційною витратою на кшталт оренди або зарплати. У Торгсофт розрахунки з постачальниками не включаються до витрат таким самим способом. 

Так само переказ 30 000 грн з каси магазину на банківський рахунок не робить бізнес ані багатшим, ані біднішим. Гроші просто змінили місце зберігання. Для таких операцій використовується Внутрішній обіг.

Тому дерево статей краще будувати не за принципом «усе, де гроші вийшли з каси, — витрати», а за економічним змістом операції.

Які статті варто відносити на витрати

Під час створення власної статті в Торгсофт є ознака Відносити на витрати. Якщо вона встановлена, операції за цією статтею враховуються як витрати бізнесу при розрахунку прибутку.

Для звичайного магазину до таких статей можуть належати:

Не варто створювати окрему статтю для кожної дрібної покупки. Якщо сьогодні магазин купив папір, завтра ручки, а післязавтра батарейки, для управління бізнесом зазвичай достатньо бачити їх у групі Господарські витрати.

Це також зменшує помилки: чим більше схожих статей, тим частіше однакові витрати потрапляють у різні категорії.

Як може виглядати дерево статей магазину

Для невеликого або середнього роздрібного бізнесу практичною може бути така структура:

Системні статті в цій схемі залишаються основою. Власні гілки потрібні для тієї деталізації, яка має значення саме для вашого бізнесу.

Покупку дорогого холодильника, касового обладнання або ремонт приміщення доцільно відокремлювати від регулярних щомісячних витрат. Так разова велика покупка не приховає динаміку звичайних витрат магазину. Яким саме способом враховувати такі вкладення при розрахунку управлінського прибутку, варто визначити один раз разом із відповідальним за фінанси та застосовувати це правило постійно.

Особисті гроші власника потрібно відокремити

Одна з типових причин плутанини — власник бере гроші з каси або бізнес-картки на особисті потреби.

Наприклад, магазин заробив гроші, а власник оплатив із бізнесової картки особисту покупку. Якщо записати її як «Господарські витрати», звіт покаже, що саме магазин витратив ці кошти на свою роботу. Це спотворює картину.

У довідці Торгсофт для таких операцій наведено окрему загальну балансову статтю «Дивіденди». За потреби її можна деталізувати, але для управління магазином часто достатньо бачити загальну суму грошей, яку власник вилучив із бізнесу на особисті потреби. 

Не потрібно змішувати їх з орендою, рекламою, зарплатою або іншими витратами на роботу магазину.

Як налаштувати дерево статей у Торгсофт

Спочатку відкрийте Налаштування → Параметри → Фін. аналіз і перевірте ключові статті, які використовує програма.

Щоб змінити дерево, можна відкрити Оплата → Баланс за статтями фінансового аналізу → Змінити. Статті можна додавати, змінювати та розташовувати у вигляді підпорядкованих гілок. 

Для нової статті:

1. Оберіть батьківську гілку.

2. Додайте статтю і дайте їй зрозумілу назву.

3. Якщо це операційна витрата, встановіть Відносити на витрати.

4. Визначте, чи має стаття впливати на баланс із партнером.

У Торгсофт балансові статті впливають на взаєморозрахунки з партнерами, а небалансові — ні. Якщо стаття визначена як балансова, параметр Відносити на витрати стає недоступним. 

Для оренди, реклами або зв'язку підприємцю зазвичай важливо бачити суму витрат, а не борг перед конкретним партнером. Для розрахунків із постачальниками, навпаки, важливий стан взаєморозрахунків.

Не давайте касиру зайвий доступ до фінансових статей

Касиру потрібні статті, з якими він працює під час своїх операцій. Йому не обов'язково бачити повну структуру фінансів компанії.

У Торгсофт можна обмежити доступ користувача до статей фінансового аналізу. Тому власник може залишити працівнику тільки ті категорії, які потрібні для його роботи. 

Це одночасно спрощує вибір правильної статті й зменшує кількість випадкових помилок.

Приклад: що покаже фінансовий аналіз магазину

Умовний магазин одягу за місяць має такі показники:

• продажі — 500 000 грн;

• собівартість проданого товару — 280 000 грн;

• постачальникам оплачено 300 000 грн;

• зарплата — 70 000 грн;

• оренда — 40 000 грн;

• реклама — 15 000 грн;

• комунальні послуги — 8 000 грн;

• еквайринг — 7 500 грн;

• банківські комісії — 1 200 грн;

• власник забрав на особисті потреби — 25 000 грн;

• 100 000 грн переведено з каси на банківський рахунок.

Якщо дивитися тільки на рух грошей, можна побачити великий відтік: 300 000 грн постачальникам, 141 700 грн операційних витрат, 25 000 грн власнику.

Але це не означає, що магазин отримав збиток.

Із 500 000 грн продажів 280 000 грн становила собівартість проданого товару. Отже, товарний прибуток для цього спрощеного прикладу — 220 000 грн.

Регулярні операційні витрати становили: 70 000 + 40 000 + 15 000 + 8 000 + 7 500 + 1 200 = 141 700 грн. Залишається 78 300 грн.

При цьому:

• 300 000 грн постачальникам не потрібно вдруге віднімати як звичайні витрати: частина закупленого товару могла залишитися на складі;

• 100 000 грн між касою і рахунком — це внутрішній рух, а не витрата;

• 25 000 грн власнику — окреме вилучення грошей із бізнесу, а не витрати магазину на продаж товару.

Саме тому залишок грошей, рух коштів і прибуток потрібно аналізувати окремо.

Чому прибуток у звіті може не збігатися з грошима на рахунку

Для роздрібного магазину продаж і оплата зазвичай відбуваються одночасно: покупець забрав товар і одразу заплатив.

В інтернет-магазині або гуртовій торгівлі це не завжди так. Наприклад, магазин сьогодні відправив замовлення післяплатою, а гроші від перевізника отримає через кілька днів.

У Аналіз → Період прибуток у Торгсофт розраховується за відвантаженням. Для фактичного руху грошей використовуйте Оплата → Баланс за статтями фінансового аналізу. 

Тому питання «чому програма показує прибуток, а цих грошей ще немає на рахунку?» може мати цілком нормальну відповідь: товар уже відвантажено, але покупець ще не розрахувався.

Де перевіряти рух грошей

У Балансі за статтями фінансового аналізу можна вибрати період, торгову точку та валюту. Звіт показує дерево статей, надходження, витрати та баланс за кожною гілкою. Для окремої статті кнопка Операції... відкриває перелік документів, із яких склалася сума. 

Це зручно, якщо, наприклад, витрати на рекламу в одному місяці були 15 000 грн, а в наступному — 32 000 грн. Спочатку видно зміну за статтею, а потім можна відкрити операції та перевірити, з чого вона склалася.

Інкасація чи здача виручки

Якщо власник веде повний фінансовий облік у Торгсофт, важливо не втрачати гроші з внутрішнього контуру обліку.

У довідці Торгсофт для такого сценарію рекомендується використовувати Здати виручку, а не Інкасацію. При здачі виручки гроші переходять в іншу касу й залишаються в обліку. При інкасації вони вилучаються з внутрішнього обороту програми. 

Наприклад, якщо продавець наприкінці дня передав 20 000 грн власнику, а власник надалі з цих грошей сплатив оренду, зарплату й закупівлю, для повного фінансового обліку важливо зберегти весь цей шлях грошей у системі.

Як підтримувати дерево статей у порядку

Не перебудовуйте структуру щомісяця. Інакше березневу «Рекламу» буде важко порівняти з квітневими «Google Ads», «Instagram», «Просуванням» і «Іншими рекламними витратами».

Краще один раз визначити основні правила: одна економічна подія — одна зрозуміла стаття; однакові операції — завжди однакова стаття; нова підстаття з'являється тільки тоді, коли її потрібно окремо аналізувати.

Раз на кілька місяців перевіряйте дерево: чи немає дублів, статей, якими ніхто не користується, і занадто загальних категорій, у яких уже неможливо зрозуміти структуру витрат. Такий підхід відповідає і загальній практиці побудови фінансових класифікаторів: деталізації має бути достатньо для управління, але не настільки багато, щоб сама класифікація стала джерелом помилок. 

Головне правило

Спочатку розділіть усі операції на чотири зрозумілі групи: гроші від продажів, розрахунки за товар, операційні витрати та внутрішні переміщення. Окремо ведіть особисті вилучення власника та великі вкладення в розвиток бізнесу.

Після цього деталізуйте тільки ті статті, за якими ви справді плануєте порівнювати періоди й приймати рішення. Тоді фінансовий аналіз у Торгсофт відповідає на практичні питання власника: скільки грошей прийшло, куди вони пішли, скільки коштує робота магазину і чому залишок грошей відрізняється від прибутку.