Управління дебіторською та кредиторською заборгованістю: наскрізний аналіз балансу та валютні розрахунки

Контроль взаєморозрахунків і заборгованості з покупцями та постачальниками

Покупець забрав товар і має доплатити пізніше. Постачальнику сплачено лише частину накладної. Один постачальник відвантажує товар у гривнях і валюті. Після повернення товару сума боргу змінилася не так, як очікувалося. У всіх цих ситуаціях власнику потрібно відповісти на кілька простих запитань: хто кому винен, за що виник борг, які оплати вже проведені та в якій валюті вести розрахунок.

Що таке дебіторська і кредиторська заборгованість

Дебіторська заборгованість — це гроші, які мають сплатити вам. Наприклад, постійний покупець отримав товар із відстрочкою платежу і ще не розрахувався повністю.

Кредиторська заборгованість — це гроші, які ви маєте сплатити. Типовий приклад — магазин отримав товар від постачальника, але накладна оплачена частково або ще не оплачена.

У Торгсофт ці взаєморозрахунки зводяться в товарно-грошовий баланс: програма зіставляє товарні операції та оплати з конкретним контрагентом. Основний інструмент для перевірки — Оплата → Баланс з партнерами. Тут можна окремо переглянути покупців, постачальників або контрагентів, які одночасно виступають у двох ролях. 

Під наскрізним аналізом балансу далі маємо на увазі не назву окремої функції, а спосіб перевірки: від загальної суми боргу перейти до конкретної накладної, оплати й товарної операції, яка цю суму сформувала.

Спочатку подивіться, хто кому винен

Відкрийте Оплата → Баланс з партнерами і виберіть потрібний вид партнерства. Якщо потрібно швидко знайти проблемні взаєморозрахунки, використовуйте фільтри «Мої боржники», «Кому винен я», «Є борги».

Період можна задати окремо. Якщо його не вказувати, Торгсофт показує взаєморозрахунки за весь час роботи в програмі. Для мережі або бізнесу з кількома підприємствами доступні додаткові відбори за центром обліку та підприємством. 

Наприклад, у підприємця три магазини. Постачальник один, але товар надходить на різні точки. Якщо потрібно перевірити загальні взаєморозрахунки — дивимося партнера в цілому. Якщо виникло питання щодо конкретного магазину — додаємо фільтр за центром обліку.

Не варто намагатися визначати, хто кому винен, лише за знаком суми. У програмі для цього вже є зрозумілі фільтри за боргами.

Як зрозуміти, звідки взялася сума боргу

Загальний баланс відповідає на питання «скільки?», але власнику часто потрібно зрозуміти «чому саме стільки?».

Виберіть контрагента в «Балансі з партнерами» та відкрийте Картку взаєморозрахунків.

У ній видно операції за період, борг на початок і кінець періоду, надходження товару та оплати. Для операцій також можна бачити центр обліку, касу або розрахунковий рахунок. 

Якщо цього недостатньо, відкрийте Розшифровку балансу з партнерами.

Тут перевірка вже йде до рівня конкретних документів:

• накладні контрагента;

• сума товару;

• сума оплат;

• залишок боргу;

• валюта;

• підприємство;

• оплати, пов'язані з накладною;

• оплати, які не були пов'язані з конкретною накладною.

Це важливо, коли загальна сума виглядає правильно, але незрозуміло, яка саме поставка або продаж залишилися неоплаченими. У розшифровці можна перейти від підсумку до документа та побачити, як сформувався борг.

Окрема практична ситуація, з якою звертаються до техпідтримки: оплату постачальнику внесли, але очікуваний борг не закрився. У такому разі потрібно перевірити не тільки сам факт оплати, а й те, чи пов'язана вона з потрібною прихідною накладною та чи правильно вибрана валюта. Оплата, не прив'язана до накладної, може впливати на загальний баланс, але конкретна накладна при цьому залишатиметься неоплаченою або частково оплаченою.

Як контролювати борги перед постачальниками

Для оперативної роботи з кредиторською заборгованістю зручно використовувати Склад → Реєстр прихідних накладних.

Тут можна відбирати документи за:

• постачальником;

• валютою;

• підприємством;

• датою, до якої потрібно сплатити;

• станом оплати — не оплачено, частково оплачено або оплачено;

• способом розрахунку — передоплата, відстрочка платежу, під реалізацію або оплата по факту.  

Наприклад, у п'ятницю потрібно зрозуміти, кому платити наступного тижня. Замість перегляду всіх постачальників відкрийте реєстр і використайте поле «Сплатити до» разом зі станом оплати. Так ви отримаєте перелік накладних, за якими розрахунок ще не завершений.

Оплату можна провести безпосередньо за потрібною прихідною накладною. Торгсофт підставляє її суму та валюту, після чого потрібно вибрати, звідки сплачуються гроші: з каси, розрахункового рахунку або як особисті кошти. 

Після оплати варто повернутися в Баланс з партнерами і перевірити результат. Це просте правило особливо корисне при часткових оплатах або великій кількості накладних одного постачальника.

Якщо товар отримано під реалізацію

У цьому випадку сама поставка ще не означає, що всю її суму потрібно одразу сплатити постачальнику. Розрахунок залежить від фактично проданого товару.

Для такого сценарію в Торгсофт передбачений Аналіз продажів товару постачальника на реалізації. Він дозволяє визначити проданий товар і борг перед постачальником за вибраною валютою. 

Тому звичайний залишок накладної і розрахунок за товар, взятий під реалізацію, не варто змішувати в один процес.

Як контролювати борги покупців

Для постійних покупців, яким дозволяють забирати товар із подальшою оплатою, у документації Торгсофт описаний окремий сценарій роботи з VIP-клієнтами.

У формі Оплата → Неоплачені реалізації VIP видно:

• до якої дати клієнт повинен сплатити;

• яку суму вже внесено;

• скільки залишилося сплатити. 

Звідси можна прийняти оплату за конкретну реалізацію або оформити повернення неоплаченого товару.

Якщо оплата прострочена, Торгсофт може позначити таку реалізацію та показати дату закінчення допустимого строку оплати. Це інформація для контролю, а не автоматичне стягнення боргу: програма сама не змушує клієнта заплатити і не замінює правила роботи магазину з боржниками. 

Зі звичайними покупцями логіка інша. Неоплачена звичайна реалізація в документації розглядається переважно як ситуація, яка могла виникнути через збій, наприклад вимкнення електроенергії. Таку реалізацію потрібно перевірити, оплатити або коректно видалити, якщо товар уже був проведений повторно. Це не варто використовувати як звичайний механізм продажу в борг. 

Як працювати з постачальником у різних валютах

Типова ситуація: товар закуповується в іноземній валюті, а продається в гривнях. Або один постачальник частину товару відвантажує в гривні, частину — в іншій валюті.

Для постачальників Торгсофт веде взаєморозрахунки в тих валютах, у яких надходив товар. Тому в Балансі з партнерами є фільтр «Валюта». Якщо постачальник працює з вами, наприклад, у гривні та доларі, кожну валютну позицію потрібно перевіряти окремо. 

Це важливий момент. Не слід сприймати борги в різних валютах як одну суму. 50 000 грн і 700 доларів — це два окремі зобов'язання, доки ви самі не визначили правило перерахунку.

Такі питання регулярно виникають у техпідтримці: підприємці запитують, у якій валюті показаний борг, якщо є різні поставки, як закрити валютний борг або чому після оплати залишилася сума в іншій валюті. Тому при будь-якій незрозумілій різниці перше, що варто перевірити, — валюту накладної, валюту оплати та валютний фільтр у балансі.

Курс валюти

Курс потрібний, коли товар оприбутковується в іноземній валюті, проводиться обмін валюти або розраховуються ціни з урахуванням курсу.

Він задається через Оплата → Курс валюти. Значення «Купівля» і «Продаж» вказуються з погляду підприємця: за яким курсом бізнес купує та продає валюту. 

Якщо постачальнику потрібно заплатити у валюті

Для готівкового валютного розрахунку спочатку потрібна каса у відповідній валюті. Далі валюту можна придбати через Оплата → Фінансовий документ → Обмін валют, а потім провести оплату постачальнику.

Після цього в Балансі з партнерами виберіть потрібного постачальника і саме ту валюту, в якій була поставка. Внесіть оплату і знову оновіть баланс: сума боргу повинна змінитися на проведену оплату.

Торгсофт дозволяє таким чином простежити весь ланцюжок: прихід у валюті → валютний борг → рух грошей → оплата постачальнику → новий залишок боргу.

При цьому в перевірених джерелах не підтверджений окремий автоматичний «єдиний борг», який зводить кілька валют одного контрагента в одну суму. Для контролю безпечніше працювати з кожною валютою окремо.

Що робити з початковими боргами

Якщо магазин починає вести облік у Торгсофт не з нуля, на дату переходу вже можуть існувати борги покупців або постачальників.

У картці контрагента можна вказати початковий борг:

• «Я винен» або «Мені винні»;

• суму;

• валюту;

• підприємство, якщо облік ведеться за кількома підприємствами. 

Наприклад, на день запуску Торгсофт магазин уже винен постачальнику 30 000 грн. Якщо цю суму не зафіксувати як початковий борг, подальші надходження товару та оплати не дадуть повної картини взаєморозрахунків.

Особливо уважно потрібно переносити початкові борги, якщо у вас кілька ФОП або підприємств. Борг можна пов'язати з конкретним підприємством, тому помилка на старті згодом виглядатиме як неправильний баланс.

Чому баланс у двох користувачів може відрізнятися

Перевірте центр обліку, підприємство і права доступу.

У документації окремо зазначено: обмежена роль може не бачити частину центрів обліку, а початковий борг пов'язаний із центром, який був активним під час його створення. Через це власник і співробітник з обмеженими правами можуть бачити різні підсумки.

Тому при звірці боргу спочатку переконайтеся, що порівнюєте однаковий період, валюту, підприємство та набір центрів обліку.

Якщо після повернення залишився борг

Не виправляйте суму навмання.

Спочатку відкрийте Картку взаєморозрахунків, а потім розшифровку балансу. Перевірте:

1. первинну накладну або реалізацію;

2. документ повернення;

3. пов'язані оплати;

4. непов'язані оплати;

5. валюту;

6. підприємство.

У зверненнях до техпідтримки зустрічається саме така ситуація: покупець придбав товар за видатковою накладною, потім повернув його, а у взаєморозрахунках залишився борг. Правильний шлях — розібрати послідовність документів і оплат, а не створювати довільну фінансову операцію лише для того, щоб отримати нуль.

Простий алгоритм контролю заборгованості

Якщо сума боргу викликає питання, дійте послідовно:

1. Відкрийте Баланс з партнерами і визначте, хто кому винен.

2. Перевірте період, валюту, центр обліку та підприємство.

3. Відкрийте Картку взаєморозрахунків.

4. Якщо потрібна причина конкретної суми — перейдіть до Розшифровки балансу і звірте накладні з оплатами.

5. Постачальника оплачуйте за потрібною накладною і в потрібній валюті.

6. Після оплати, повернення або виправлення документа ще раз оновіть баланс і перевірте результат.