Чому не сходиться борг клієнта: баланс з партнерами, картка взаєморозрахунків і неоплачені реалізації

Робота з постійними покупцями, надання товарів у борг, відвантаження під реалізацію або робота за передоплатою — це стандартна практика в сучасному ритейлі, яка дозволяє підвищити лояльність покупців та стимулювати продажі. 

Для зручного контролю цих фінансових процесів у програмі обліку передбачені спеціальні режими. Проте, під час активної щоденної торгівлі виникає низка практичних питань: 

Щоб розібратися в цих питаннях, потрібно розуміти логіку роботи різних звітів, вплив прав доступу, хронології документів та сервісних операцій.

Різниця між основними звітами взаєморозрахунків

У програмі Торгсофт для контролю фінансів контрагентів використовуються три основні інструменти, кожен з яких має свою специфіку:

1. Баланс з партнерами.

Це загальний "зріз" фінансового стану на поточний момент або обраний період. Він показує підсумкову суму: скільки винні ви, або скільки винні вам. Цей звіт є загальним і формується на основі всіх складських та фінансових документів, але він сильно залежить від встановлених фільтрів та прав доступу користувача.

2. Картка взаєморозрахунків.

Це найбільш детальний і точний звіт, який показує динаміку виникнення та погашення боргу. У ній хронологічно відображається кожна операція: реалізація, прихід, безготівковий розрахунок, нарахування бонусів тощо. Фахівці рекомендують: для усунення будь-яких конфліктів чи непорозумінь з клієнтами слід використовувати саме Картку взаєморозрахунків, оскільки інформація в списку операцій завжди відображається вірно і дозволяє відстежити зміну боргу крок за кроком.

3. Неоплачені реалізації VIP-клієнтів.

Цей інструмент використовується при суворому контролі оплат (режим роботи "Часткова оплата з розшифровкою по товару"). Він показує не загальний фінансовий стан, а конкретні товари чи накладні, за які ще не надійшли кошти.

Основні причини розбіжностей у звітах

Підприємці часто стикаються з тим, що цифри в цих трьох місцях можуть не збігатися. Це не є програмною помилкою, а наслідком певних облікових дій або налаштувань.

Різні права доступу (Власник та Продавець) 

Причина полягає в обмеженні доступу до центрів обліку. Обмеженому користувачеві (продавцю) можуть бути доступні не всі магазини (центри обліку) торгової мережі. Початковий борг клієнта завжди пов'язується з тим центром обліку, який був поточним при його створенні. Відповідно, при розрахунку загального боргу для продавця не будуть враховуватися документи або початкові борги по прихованих від нього центрах обліку.

Специфіка оплат VIP-клієнтів (Аванси та оплата чеків) 

Розбіжності між загальним балансом та списком неоплачених товарів часто виникають через логіку внесення грошей. Наприклад, якщо клієнт дає гроші, і касир натискає "Прийняти гроші", програма фіксує аванс (переплату) — по "Балансу з партнерами" все буде коректно. Але самі товари залишаться в статусі "неоплачених". Якщо після цього касир натисне "Оплатити чек", програма погасить частину суми з чека раніше внесеним авансом. У "Розшифровці балансу з партнером" ця операція може відобразитися зі знаком мінус (як взаємозалік), що іноді плутає користувачів. Крім того, бувають ситуації зі складним округленням до копійок, коли в списку неоплачених товарів "висять" позиції з боргом рівно в 1 копійку, хоча за фактом товар оплачений.

Помилки прив'язки документів 

Якщо оплата була внесена як окремий фінансовий документ (наприклад, через банківську виписку) і не була пов'язана з конкретною накладною або прив'язана до іншого контрагента, загальний баланс на дату може відрізнятися від боргу в картці взаєморозрахунків.

Вплив повернень товару на баланс

Повернення товарів — ще одна часта причина розбіжностей, особливо коли порушується хронологія.

• "Порушення просторово-часового континууму". Це ситуація, коли документ повернення створюється датою та часом раніше, ніж відбувся сам продаж цього товару. Це груба помилка обліку, яка ламає подальший розрахунок собівартості та може викликати некоректне відображення боргів. Виправити це можна лише змінивши дату продажу або дату повернення на правильну.

• Зміна режимів "на льоту". Якщо в магазині змінили режим роботи з VIP-клієнтами (наприклад, з 1-го на 3-й) і не перезапустили програму на касах, оплати по реалізаціях можуть втратити зв'язок з фінансовими документами. Тоді при спробі повернути такий товар, сума до повернення грошей буде дорівнювати нулю.

• Часткові оплати. Якщо повертається товар з накладної, де було кілька товарів і змішані форми оплати (готівка/безготівка), суми в "Розшифровці балансу" можуть відображатися непропорційно, якщо не враховувати кількість товару, що повертається.

Вплив видалення статистик закритих періодів

Найбільша кількість питань ("Звідки взявся борг?") виникає саме після використання сервісної функції видалення статистик старих періодів. Ця операція необхідна для очищення бази даних та прискорення її роботи, але вона кардинально впливає на структуру боргів.

Формування початкових боргів 

При видаленні періодів усі складські та фінансові документи за цей час фізично стираються, але стан взаєморозрахунків фіксується. Програма генерує "Початкові борги" на кінець останнього видаленого періоду. Якщо до видалення періодів змінна "Повернуто постачальнику" не входила до загального боргу, то після видалення статистик ці дані переносяться в початкові борги, які починають враховуватися, що може значно змінити загальний результат. Це є нормальною поведінкою системи, хоча й лякає підприємців.

Проблема ручного введення початкового боргу 

Якщо в картці контрагента (на вкладці "Додатково") колись було вручну заповнено поле "Початкова сума мого боргу, грн", це може призвести до критичних помилок при видаленні статистик. При очищенні бази програма може спиратися на це поле і заново створювати / задвоювати ці початкові борги, причому у всіх валютах, на всіх центрах обліку і підприємствах, навіть якщо реальний борг був давно погашений.

"Спливаючі" оплати 

Після видалення періодів у балансі можуть раптово з'явитися "неприв'язані" оплати. Це відбувається тоді, коли сама реалізація (продаж) потрапила в період, який було видалено, а оплата за цю реалізацію була проведена пізніше — у періоді, який не видалявся. Відповідно, накладна зникає, а оплата залишається "висіти" у повітрі.

Підсумок

Щоб уникнути непорозумінь із клієнтами та постачальниками, підприємцям варто регулярно закривати періоди без помилок хронології (заборонити продаж "заднім числом"), а будь-які спірні ситуації з боргами розбирати виключно за допомогою звіту "Картка взаєморозрахунків", оскільки саме він дає розгорнуту та достовірну картину фінансових рухів. Звіт "Баланс з партнерами" краще використовувати для швидкої загальної оцінки поточної ситуації.