Помилкові повернення: як знайти, скасувати та виправити товарно-грошовий звіт

Повернення товару — це стандартна бізнес-операція, яка в системі обліку вимагає максимальної точності. Режим повернення створений для скасування факту продажу, повернення товару на залишки складу та коректної видачі коштів клієнту, щоб ці рухи відображалися у товарно-грошовому звіті, касі та фіскальних чеках ПРРО. 

Найчастіше підприємці звертаються з такими питаннями: сума в касі не збігається з даними програми; гроші через банківський термінал повернулися, а в програмі Торгсофт чек скасувався; чек повернення не був переданий у податкову (не пройшов через ПРРО); або ж через неправильні дати повернень повністю «ламається» розрахунок собівартості та прибутку у звітах.

1. Як знайти помилкові повернення

Помилки під час повернення можуть призвести до розбіжностей у звітах, задвоєння коштів або неправильного розрахунку прибутку. Щоб знайти проблемний документ, слід звернути увагу на такі ситуації:

• Повернення в іншій валюті. Помилка виникає, коли товар був проданий через "Торгівлю з випискою рахунку" в іноземній валюті, а звичайне повернення провели в національній валюті. Такі операції заборонені, адже вони створюють розбіжності у балансі.

• Пошук через звіти. Знайти сумнівні або задвоєні повернення можна через «Товарний звіт за період» або «Звіт по касі за день». Також повний перелік здійснених повернень доступний у пункті меню Склад — Перелік приходів (де повернення від покупця вважається приходом на склад).

2. Як скасувати (видалити) помилкове повернення

Якщо ви виявили помилкове повернення, його потрібно видалити, щоб скасувати рух товару та грошей.

1. Видалення звичайного повернення. Зайдіть у режим Склад - перелік Приходів. У фільтрі Вид оберіть значення Повернення. Знайдіть потрібний документ повернення, скориставшись пошуком або переліком. Виділіть його та натисніть кнопку «Видалити». Після цього товар знову спишеться зі складу, а гроші «повернуться» в касу.

2. Скасування повернення у Торгівлі з випискою рахунку (ТВР). Якщо помилка сталася при роботі з рахунками, зайдіть у Документ — Торгівля з випискою рахунку. На вкладці «Повернення» виділіть документ та натисніть «Видалити». 

3. Вирішення проблем із ПРРО та банківськими терміналами

Найбільша частка звернень пов'язана з тим, що повернення не пройшло фіскалізацію або не синхронізувалося з банківським терміналом.

• Чек не передався в податкову (ПРРО). Це відбувається, якщо касир під час повернення забув поставити галочку «Друк чека повернення». У результаті гроші з каси списуються, але операція залишається нефіскальною.  Рішення: видалити цей нефіскальний документ повернення у програмі Торгсофт і провести його повторно, обов'язково активувавши галочку «Друк чека повернення».

• Термінал повернув гроші, а програма видала помилку. Бувають ситуації (наприклад, довго не вводили пін-код картки або нестабільний зв'язок), коли банківський термінал успішно повертає кошти клієнту, але в Торгсофт повернення скасовується з помилкою (наприклад, код 1000 або 96).  Рішення: оскільки гроші клієнту вже пішли через банк, у Торгсофт потрібно провести повернення вручну без передачі суми на термінал. Для цього при поверненні слід зняти галочку «Використовувати зв'язок з банківським терміналом».

4. Як виправити товарно-грошовий звіт та собівартість

Якщо повернення було зроблено неправильно, це автоматично спотворює розрахунок собівартості за методом FIFO (перший прийшов — перший пішов), адже програма неправильно пов'язує партії товару.

Щоб відновити коректні дані у звітах:

1. Зміна дати документа. Якщо повернення було проведене неправильною датою, зайдіть у Склад — Перелік приходів, виберіть документ повернення та натисніть дію «Змінити дату та час» (або Змінити параметри документа), щоб встановити коректний час.

2. Перерахунок собівартості. Після того, як ви виправили дати, видалили зайві повернення або провели їх правильно, фінансовий звіт все ще може показувати старі дані. Вам необхідно зайти в Налаштування — Параметри — Сервіс та виконати дію «Очистити інформацію про рух товару та перерахувати собівартість». Програма заново вибудує всі зв'язки між приходами, продажами та поверненнями, і ваші аналітичні звіти (наприклад, «Обігова відомість за собівартістю» або «Товарний прибуток по днях») відобразять реальну картину.