Перерахунок собівартості: автоматично за розкладом чи вручну?

Якщо після змін у прибуткових або видаткових документах потрібно оновити собівартість товарів у Торгсофт, важливо вибрати правильний тип перерахунку. У простих випадках достатньо точкового перерахунку по виділених товарах на формі «Стан складу», а для змін, що зачіпають період, метод розрахунку або фінансову звітність, потрібен повний перерахунок за період або автоматичне нічне завдання. 

Коли достатньо ручного перерахунку по виділених товарах?

Ручний перерахунок собівартості можна запустити на формі «Склад» – «Стан складу», натиснувши кнопку «Перерахувати собівартість». У цьому режимі ви можете обрати перерахунок «по виділеним товарам».

Цей точковий перерахунок є достатнім і доцільним у таких випадках:

• Виправлення помилок у конкретних прибуткових накладних. Якщо ви виявили некоректну ціну закупівлі або помилково введену кількість (наприклад, замість кількості відсканували штрихкод) і виправили це в документі, достатньо перерахувати собівартість лише для цього товару.

• Після проведення інвентаризації окремих позицій. Якщо ви вирівнювали мінусові або нульові залишки по конкретних товарах через відомість інвентаризації, собівартість варто перерахувати точково для них.

• Економія часу та ресурсів системи. Перерахунок собівартості по всіх товарах бази може суттєво знизити швидкодію програми при багатокористувацькій роботі. Тому в робочий час для оперативного отримання актуальної ціни краще виділити конкретні товари та примусово розрахувати собівартість лише для них.

Коли потрібен повний перерахунок закритих періодів?

Повний перерахунок собівартості товарів за період здійснюється через пункт меню «Аналіз» – «Період» (кнопка «Перерахування собівартості за ТОВАРами»).

Такий глобальний перерахунок є обов'язковим у наступних ситуаціях:

• На початку нового місяця (періоду). Через особливості програми Торгсофт, коли настає 1-ше число нового місяця (створюється новий період), у колонці «Собівартість» на формі «Стан складу» значення зникають. Щоб вони з'явилися, необхідно перерахувати собівартість.

• Зміна методу розрахунку собівартості. Якщо ви вирішили змінити метод обліку (наприклад, перейшли з «Остання закупівельна ціна» на «За партіями поставки з урахуванням внутрішніх передач»), необхідно виконати глобальний перерахунок за всі відкриті або потрібні періоди, щоб дані оновилися згідно з новим алгоритмом.

• Після сервісних операцій з базою даних. Якщо ви виконували дію «Очистити інформацію про рух товару і перерахувати собівартість» (наприклад, після видалення статистик закритих періодів або для усунення глобальних помилок в обліку), системі потрібен повний перерахунок.

• Внесення змін у документи минулих періодів. Якщо ви змінювали дані у видаткових чи прибуткових документах за попередній (але відкритий) період, для коректного заповнення собівартості у цих документах потрібно зайти в «Аналіз» - «Період» і перерахувати її за цей минулий період.

• Перед формуванням місячної звітності. Щоб фінансові звіти (прибуток, рентабельність) відображали коректні дані, перед їх формуванням завжди доцільно робити повний перерахунок.

Як налаштувати нічні автоматичні завдання?

Щоб уникнути рутинної роботи та ситуацій, коли зранку 1-го числа зникає собівартість, рекомендується налаштувати автоматичний перерахунок у нічний час.

Кроки для налаштування:

1. Перейдіть до пункту меню «Налаштування» – «Завдання за розкладом».

2. Відкрийте вкладку «Розрахунок собівартості» та натисніть кнопку «Додати».

3. У вікні, що з'явиться, заповніть наступні параметри:

•    Час запуску: вкажіть нічний час, коли в програмі ніхто не працює (наприклад, 01:00).

•    Тип виконання: оберіть Кожен день.

•    Завдання активне: встановіть галочку, щоб увімкнути виконання завдання.

4. Зверніть увагу на параметр «Оновлення індексів та статистик, відновлення HID». Ця функція прискорює складні процеси перед розрахунком собівартості. Ви можете обрати: «Відновити та реорганізувати...», «Перестворити...» або «Не робити».

Умови успішного виконання нічного завдання:

• Комп'ютер або сервер, на якому встановлено Торгсофт, має працювати цілодобово (24/7).

• Служба сервера додатків (Torgsoftservice) повинна бути активною.

• Переконайтеся, що на час виконання завдання не налаштовано автоматичне перезавантаження сервера. Наприклад, якщо собівартість рахується з 01:00, не ставте перезавантаження ПК на цей час, краще перенести його на час після повного завершення перерахунку.

Порівняння трьох методів перерахунку собівартості в програмі Торгсофт