Акт звірки взаєморозрахунків та взаємозалік: пошук розбіжностей у балансі та оформлення безготівкового бартеру

Звірка взаєморозрахунків та взаємозалік: пошук розбіжностей у балансі та оформлення безготівкового бартеру

У щоденній торгівлі між магазином, оптовими покупцями та постачальниками постійно відбуваються рухи товарів і грошей. Оптовий покупець може брати товар із відстрочкою платежу, постачальник — надавати сировину чи готову продукцію під реалізацію, а іноді один і той самий партнер виступає одночасно покупцем і постачальником. У таких ситуаціях виникає потреба точно відстежувати взаємні зобов'язання, регулярно підтверджувати залишки боргів та оформлювати безготівкові операції.

• Як швидко сформувати та роздрукувати акт звірки з контрагентом за потрібний період?

• Чому виникають розбіжності між підсумковим боргом у загальному балансі та детальною карткою взаєморозрахунків?

• Як провести взаємозалік (безготівковий бартер) із партнером без реального руху коштів через касу чи розрахунковий рахунок?

• Як правильно прив'язати платіж до конкретної прихідної чи видаткової накладної, якщо оплата закрила інший документ?

Базові поняття та механіка обліку

Для точного ведення фінансово-товарних стосунків у програмі використовують такі базові поняття:

• Товарно-грошовий баланс (ТГБ) — це співвідношення суми відвантаженого чи отриманого товару та суми проведених оплат між торговельною мережею і контрагентом.

• Картка взаєморозрахунків (Акт звірки) — хронологічний звіт, який відображає всі товарні накладні, повернення, фінансові платежі та розрахунки за обраний період із виведенням боргу на початок і кінець цього періоду.

• Взаємозалік (безготівковий бартер) — господарська операція, що дозволяє зарахувати взаємні рівноцінні вимоги між сторонами без фактичного перерахування або вилучення готівкових чи безготівкових коштів.

У системі Торгсофт облік взаєморозрахунків побудований за управлінською логікою: кожна товарна накладна або фінансовий документ автоматично змінює стан боргу контрагента.

Довідник контрагентів: налаштування видів партнерства

Щоб правильно формувати звірку та проводити бартерні операції, важливо вірно оформити картку контрагента в меню Налаштування → Контрагент.

Види партнерства

У програмі передбачено три основні види партнерства:

1. Постачальник — контрагент, від якого надходить товар за прихідними накладними.

2. Покупець — клієнт або гуртовий замовник, якому відвантажують товар за видатковими накладними чи реалізаціями.

3. Постачальник-покупець — партнер, із яким ви ведете двосторонню торгівлю (купуєте його асортимент і продаєте йому власні товари).

Початкові борги

При перенесенні даних або початку роботи з новим партнером у картці контрагента на вкладці Початкові борги додається початковий стан розрахунків:

• Тип боргу: обирається варіант «Я винен» або «Мені винні».

• Параметри: вказується сума, валюта обліку, центр обліку та підприємство.

Початковий борг фіксується у системі та враховується під час розрахунку загального підсумку в акті звірки.

Формування Картки взаєморозрахунків

Основний режим для перегляду та аналізу розрахунків знаходиться у меню Оплата → Баланс з партнерами.

Покроковий алгоритм формування звіту

1. Відкрийте форму Оплата → Баланс з партнерами.

2. У фільтрі Вид партнерства виберіть необхідну категорію (Постачальник, Покупець або Постачальник-покупець).

3. Зі списку оберіть потрібного контрагента.

4. Натисніть кнопку Картка взаєморозрахунків.

5. У формі, що відкрилася, вкажіть період аналізу (дату початку та кінця).

6. За потреби виберіть фільтр Центр обліку (якщо необхідно переглянути розрахунки по конкретному магазину чи складу) та встановіть перемикачі:

•   Не показувати автоматичні операції — приховує системні технічні записи.

•   Не враховувати накладні "під реалізацію" — виключає з розрахунку товар, переданий на умову реалізації.

7. Натисніть кнопку Оновити.

8. Для друку або експорту документу в формат PDF чи Excel скористайтеся кнопкою Друк.

Структура звіту

Картка взаєморозрахунків відображає:

• Борг на початок періоду;

• Таблицю операцій у хронологічному порядку: дата проведення, вид операції (прихідна/видаткова накладна, оплата, повернення), об'єкт обліку (каса чи розрахунковий рахунок), сума збільшення чи зменшення боргу;

• Борг на кінець періоду;

• Додаткові показники (наприклад, бонуси, якщо нараховується клубна програма).

Пошук та усунення розбіжностей у балансі

Іноді виникає ситуація, коли підсумкова сума боргу у формі Баланс з партнерами розходиться з реальними даними або звіркою контрагента. Нижче наведені основні причинно-наслідкові зв'язки та методи виправлення таких розбіжностей.

1. Невірна прив'язка оплати до накладної чи постачальника

 Причина. Під час внесення коштів через режим оплат або завантаження банківської виписки платіж був зв'язаний із документом іншого постачальника або закрив більш ранню накладну.

 Виправлення:

• Відкрийте Документ → Реєстр прихідних накладних.

• Знайдіть потрібну накладну та скористайтеся дією Зв'язати оплату з накладною, щоб переприв'язати платіжний документ до правильного приходу.

• У разі потреби розблокуйте закритий період (якщо операція відбулася в минулому) та перепроведіть платіж.

2. Вплив прихованих центрів обліку

 Причина. У системі існує декілька центрів обліку (магазинів/складів), частина з яких є прихованими для поточного користувача через налаштування ролей. Якщо операція відбулася на прихованому центрі обліку, борг під обмеженим користувачем може відображатися некоректно.

 Виправлення. Формування та перевірку акта звірки необхідно виконувати під користувачем з необмеженими правами («Власник»), якому доступні всі об'єкти обліку торговельної мережі.

3. Наслідки видалення статистик закритих періодів

 Причина. Під час виконання сервісної операції Видалення статистик закритих періодів усі попередні документи згортаються в один початковий борг на останній день періоду, що видаляється. Якщо у видаленому періоді існували повернення товарів від різних реалізацій чи неузгоджені валютні еквіваленти, початковий борг розраховується за залишками.

 Виправлення. Для перевірки динаміки використовуйте саме Картку взаєморозрахунків, де фіксуються підсумкові начальні борги після очищення статистик.

4. Використання небалансових статей фінансового аналізу

 Причина. Фінансова операція проведення платежу була створена з використанням небалансової статті фінансового аналізу або без розпізнавання контрагента.

 Виправлення. Переконайтеся, що для розрахунків із партнерами використовуються балансові статті (наприклад, «Розрахунки з постачальниками» або «Оплата від покупця»).

Оформлення взаємозаліку (безготівкового бартеру) без руху коштів

Алгоритм проведення взаємозаліку у Торгсофт

1. Встановлення виду партнерства. У меню Налаштування → Контрагент для даного партнера встановлюється вид партнерства Постачальник-покупець.

2. Звірка суми бартеру. У формі Оплата → Баланс з партнерами перевіряються суми заборгованостей у відповідних колонках (борг за видатковими накладними “Віддали товару” та борг за прихідними накладними “Надійшло товару”).

3. Проведення взаємозалікових фінансових операцій. Для закриття боргів без руху готівки/безготівки у касі створюються дві балансові фінансові операції на однакову суму взаємозаліку:

•   Операція 1 (погашення боргу покупця). У режимі Оплата → Фінансовий документ (або через розрахунки з контрагентом) додається фінансова операція приходу від покупця на суму взаємозаліку (наприклад, 15 000 грн). Для збереження точності реальних кас операція проводиться через спеціально створену внутрішню/транзитну касу взаємозаліків або безпосередньо у формі розрахунків за накладною.

•   Операція 2 (погашення боргу постачальнику). У тому ж режимі додається фінансова операція витрати (оплата постачальнику) на ту ж суму (15 000 грн) із тієї ж транзитної каси.

4. Результат у системі:

•   Сума оплат покупця та сума оплат постачальнику збільшуються на 15 000 грн.

•   Загальний борг контрагента у формі Баланс з партнерами стає рівним нулю.

•   Реальні грошові залишки на банківських розрахункових рахунках та в фізичних касових скриньках залишаються без змін.

Особливості роботи через Посередника

Якщо взаєморозрахунки за реалізовані товари проводяться через третю особу (посередника), у програмі використовується спеціальний режим Маркетинг → Посередник. У ньому заводиться картка посередника із зазначенням відсотка винагороди, а рахунки виписуються на клієнта посередника. Торгсофт розділяє борг за товар і борг за послуги продажу, дозволяючи коректно проводити підсумкові виплати та заліки комісійних.

Поради щодо підтримання порядку у взаєморозрахунках

1. Дотримання дисципліни закриття періодів. Після проведення щомісячної звірки з контрагентами закривайте період у системі для запобігання випадковому редагуванню документів минулих дат.

2. Контроль валюти документу. При торгівлі у валютному еквіваленті перевіряйте курс, зафіксований у рахунку чи накладній, щоб уникнути курсових різниць при проведенні оплат у національній валюті.

3. Фіксація результатів звірки. Збережені та підписані друковані форми взаєморозрахунків рекомендується прикріплювати у вигляді файлів або зберігати в архіві для швидкого розв'язання спірних питань у майбутньому.