Як окремо обліковувати оплати через POS-термінал та онлайн-еквайринг у Торгсофт

Магазин може приймати оплату карткою через POS-термінал на касі, а інтернет-магазин — через сервіс онлайн-еквайрингу. Крім цього, покупці можуть переказувати гроші безпосередньо на IBAN. У Торгсофт ці платежі важливо правильно розділяти, щоб не змішувати способи оплати, коректно формувати чеки ПРРО та звіряти надходження з банківською випискою.

Які оплати потрібно розділяти

Для обліку важливо розуміти, як саме покупець заплатив.

Ці способи оплати краще розділяти в обліку, оскільки вони можуть мати різні комісії, документи для звірки та порядок проведення операцій.

Як це організувати в Торгсофт

Основний принцип: кожна оплата повинна бути відображена з тим способом оплати та на тому розрахунковому рахунку, які відповідають реальному платежу.

Наприклад, магазин може окремо обліковувати:

• платежі через POS-термінал;

• платежі через онлайн-еквайринг;

• прямі банківські перекази на IBAN.

Якщо різні канали оплати фактично зараховують гроші на різні банківські рахунки, ці рахунки потрібно відповідно відобразити в Торгсофт.

Якщо оплати через POS та онлайн-еквайринг надходять на один і той самий банківський рахунок, створювати штучно кілька однакових рахунків не потрібно. Розділяти платежі можна за способом оплати, документами платіжного сервісу та банківською випискою.

Як проводити оплату через POS-термінал

Якщо покупець платить карткою безпосередньо в магазині:

1. Касир проводить продаж у Торгсофт.

2. Обирає відповідний безготівковий спосіб оплати.

3. Якщо POS інтегрований із програмою, Торгсофт передає на термінал суму.

4. Покупець проводить оплату.

5. Програма отримує результат банківської операції.

6. За потреби формується фіскальний чек.

Для інтегрованого банківського термінала Торгсофт може отримувати дані карткової операції та використовувати їх під час оформлення продажу.

Як провести замовлення, яке покупець уже оплатив на сайті

Наприклад, покупець оформив замовлення в інтернет-магазині на 2 000 грн і відразу оплатив його через сервіс онлайн-еквайрингу.

Коли продавець опрацьовує це замовлення в Торгсофт, не потрібно повторно відправляти 2 000 грн на POS-термінал у магазині. Платіж уже відбувся.

У Торгсофт потрібно відобразити отриману оплату відповідним способом і пов’язати її з продажем або замовленням. Якщо операція підлягає фіскалізації, для неї формується відповідний чек ПРРО.

Тобто фізичний POS-термінал потрібно використовувати лише тоді, коли покупець фактично оплачує покупку через нього.

Що вказувати в чеку ПРРО

Важливо розрізняти форму оплати та засіб оплати. Карткова оплата через POS-термінал і карткова оплата через інтернет можуть бути безготівковими, але фактичний спосіб проведення платежу відрізняється. Тому в налаштуваннях ПРРО потрібно використовувати той засіб оплати, який відповідає реальному розрахунку.

Принцип простий: у чеку потрібно відображати спосіб, яким покупець фактично розрахувався.

Якщо покупець скористався POS-терміналом у магазині, не потрібно оформлювати таку операцію як звичайний переказ на рахунок.

Якщо покупець заплатив через онлайн-еквайринг, не потрібно проводити цю оплату через фізичний POS-термінал лише для того, щоб завершити продаж у Торгсофт.

Як враховувати комісію

Припустимо, покупець оплатив через онлайн-еквайринг 1 000 грн.

Платіжний сервіс або банк утримав 20 грн комісії, тому на банківський рахунок підприємця фактично надійшло 980 грн. Сума продажу при цьому залишається 1 000 грн, адже саме стільки сплатив покупець. Комісію потрібно враховувати окремо як витрати на послуги еквайрингу.

При звірці можна використовувати таку логіку: сума оплат покупців − комісія = фактичне зарахування на банківський рахунок.

Наприклад:

• оплати через онлайн-еквайринг — 10 000 грн;

• комісія — 200 грн;

• зараховано банком — 9 800 грн.

У цьому випадку різниця 200 грн не є нестачею в продажах — це комісія за проведення платежів.

POS та онлайн-еквайринг надходять на один рахунок. Як їх розділити

У банківській виписці кошти від різних способів оплати можуть надходити на один IBAN. Але для внутрішнього обліку їх все одно потрібно розрізняти.

Для звірки перевіряють:

• продажі, оплачені через POS;

• оплати через онлайн-еквайринг;

• звіт банківського термінала;

• звіт платіжного сервісу;

• утримані комісії;

• фактичні зарахування у банківській виписці.

Власнику важливо бачити не лише скільки грошей зараховано на банківський рахунок, а й за які продажі вони надійшли та яку комісію було утримано.

Чи є переказ на IBAN онлайн-еквайрингом

Ні. Якщо покупець вводить дані картки на спеціальній платіжній сторінці та оплата обробляється платіжним сервісом — це онлайн-еквайринг.

Якщо покупець отримав банківські реквізити та самостійно переказав гроші на IBAN — це банківський переказ.

Для обліку ці операції потрібно розрізняти.

Якщо на одному POS працюють кілька ФОП

Для кожного підприємця потрібно правильно пов’язати: підприємство → розрахунковий рахунок → мерчант банківського термінала.

Тоді під час оплати через POS кошти спрямовуються на рахунок того підприємця, який проводить продаж.

Аналогічно потрібно організувати й онлайн-оплати: платіж має надходити на користь того підприємця, від імені якого здійснюється відповідний продаж.

При цьому назва способу оплати в ПРРО сама по собі не визначає, на рахунок якого ФОП банк перерахує кошти.

Що робити, якщо картку списало, а Торгсофт не завершив продаж

Не проводьте оплату повторно, доки не перевірите результат першої операції.

Спочатку перевірте стан платежу на POS-терміналі або в банківському сервісі та переконайтеся, чи справді кошти були списані.

Якщо платіж проведено, але Торгсофт через збій зв’язку не отримав підтвердження від термінала, потрібно з’ясувати стан уже виконаної операції, а не повторно списувати гроші з покупця.

Для перевірки можуть знадобитися дані банківської операції, зокрема RRN, мерчант, сума та стан продажу в Торгсофт.

Як перевіряти оплати наприкінці дня

Власнику достатньо звірити чотири показники:

1. Скільки продажів оплачено через POS.

2. Скільки отримано через онлайн-еквайринг.

3. Скільки утримано комісії.

4. Скільки фактично зараховано на банківський рахунок.

Якщо магазин працює з кількома ФОП, таку звірку потрібно виконувати окремо для кожного підприємця.

Головне

Щоб POS-оплати, онлайн-еквайринг і банківські перекази не змішувалися, для кожного платежу в Торгсофт потрібно правильно визначити: хто отримує гроші → на який рахунок вони надходять → як заплатив покупець → чи використовувався POS-термінал → яку комісію утримано.

Тоді вже оплачене через інтернет замовлення не буде повторно відправлене на банківський термінал, комісія не спотворюватиме суму продажу, а дані Торгсофт буде простіше звіряти з ПРРО та банківською випискою.