Робота декількох ФОП на одному банківському терміналі: як уникнути помилкового вибору мерчанта

Режим мультимерчанта — це функціонал, який дозволяє налаштувати роботу одного фізичного банківського термінала з декількома ФОП. У Торгсофт можна пов’язати конкретний мерчант із відповідним розрахунковим рахунком у програмі, щоб під час оплати кошти спрямовувалися на потрібний рахунок.

Важливо розуміти: це не повністю автоматичне визначення без участі людини, а автоматизований процес, який залежить від правильних налаштувань і дій касира. Якщо мерчанти, рахунки або права доступу налаштовані некоректно, або касир обирає не того ФОПа чи рахунок під час продажу, може виникнути розбіжність: безготівкова оплата проходить на терміналі для одного ФОПа, а фіскальний чек ПРРО формується на іншого. У таких випадках кошти можуть бути зараховані не на той розрахунковий рахунок.

Причини помилкового вибору ФОП або мерчанта

Розсинхронізація між банківським терміналом та системою обліку найчастіше виникає не через технічні збої, а через неправильні налаштування доступу або помилки касира в момент розрахунку. Ось основні «вузькі місця»:

• Людський фактор при зміні підприємства (ФОП). Якщо на одному робочому місці ведеться робота з багатьма ФОПами, касир на початку зміни може перемкнутися на інше підприємство, але забути змінити розрахунковий рахунок за замовчуванням. У результаті складається ситуація: готівка проводиться на правильного поточного ФОПа, а безготівка йде на мерчант того ФОПа, з яким працювали вчора.

• Складнощі при змішаних продажах. Якщо в одному чеку пробиваються товари різних підприємців (наприклад, алкоголь та продукти), може виникнути помилка розподілу оплат.

• Специфіка налаштування мерчанта для операції «Повернення». Часто виникає ситуація, коли оплати на двох різних ФОПів проходять успішно, а при спробі зробити повернення покупцю Торгсофт не буде видавати помилку, а повернення пройде іншим ФОП. Це трапляється, якщо банк налаштував на терміналі два мерчанти для оплати, але мерчант для повернення (REFUND) жорстко прив'язаний лише до одного конкретного ФОП (не є універсальним).

• Неправильний індекс або найменування мерчанта. Іноді термінал має внутрішню нумерацію (наприклад, код 1 — оплата, код 5 — повернення). Якщо в Торгсофт не увімкнено автовизначення або неправильно вказано код операції для обраного рахунку, програма відправляє запит на неіснуючий мерчант, що призводить до скасування операції.

Як налаштувати Торгсофт, щоб уникнути помилок вибору мерчанта

Щоб мінімізувати ризики відправки коштів не на того ФОПа, у Торгсофт передбачено кілька запобіжників, які варто налаштувати одразу після підключення термінала:

1. Використання випадаючого списку та мерчанта за замовчуванням.

Якщо для одного розрахункового рахунку заведено більше одного мерчанта, програма дозволяє спростити їх вибір. У налаштуваннях мерчанта можна встановити прапорець «Використовувати за замовчуванням». Завдяки цьому потрібний мерчант буде автоматично підставлятися у випадаючий список безпосередньо біля галочки «Використовувати зв'язок з банківським терміналом» на формі оплати.

2. Примусовий діалог вибору мерчанта (захист від неуважності).

Для власників бізнесу, чиї продавці часто плутають ФОПів, є радикальне рішення. У налаштуваннях банківського термінала (меню Налаштування – Параметри – Додаткові функції – Банківський термінал) можна увімкнути опцію «Відображати діалог вибору мерчанта» (або «Запитувати мерчант» в додаткових діях). Якщо налаштування увімкнено, при кожній спробі оплатити карткою з'являтиметься діалогове вікно, і касир буде змушений свідомо і вручну обрати, на якого ФОПа та рахунок провести транзакцію.

3. Фіксоване налаштування номера мерчанта.

Для роботи з мультимерчантом краще не використовувати автовизначення номера мерчанта, а вручну вказати його порядковий номер у налаштуваннях Торгсофт. Це зменшує ризик, що програма звернеться не до того мерчанта під час оплати або повернення.

Перед налаштуванням потрібно уточнити, який саме порядковий номер має кожен мерчант у банківському терміналі: окремо для оплати та, за потреби, для повернення. Після цього в Торгсофт слід зафіксувати відповідний номер мерчанта для потрібного розрахункового рахунку ФОПа. Так касир працюватиме з наперед заданим зв’язком між рахунком і мерчантом, а не покладатиметься на автоматичний підбір.

4. Обмеження прав доступу касирів.

Щоб унеможливити ситуацію, коли касир випадково проводить оплату на вчорашній розрахунковий рахунок, необхідно чітко розмежувати права доступу. Кожному продавцеві, який працює з визначеним підприємством, необхідно призначити правильний розрахунковий рахунок за замовчуванням та заборонити або обмежити зміну рахунків та підприємств у момент продажу.

Що робити, якщо розбіжність вже сталася?

Якщо касир вже допустив помилку: оплата на банківському терміналі пройшла на ФОП 1, а фіскальний чек у програмі сформувався на ФОП 2. У такому разі не можна просто ігнорувати проблему, адже виникає розбіжність між рухом коштів на банківському рахунку та даними у податковій. Необхідно:

1. Зробити сторнування або повернення чека, який пройшов помилково на неправильний ПРРО.

2. Провести продаж на правильного ФОПа повторно. Якщо оплата на терміналі фізично вже пройшла успішно, щоб не списувати гроші з клієнта вдруге, можна провести правильний фіскальний чек безготівково без використання зв'язку з банківським терміналом (відключивши галочку на формі).

3. Якщо проблема виникла під час повернення товару через відсутність універсального мерчанта, необхідно звернутися до техпідтримки вашого банку з проханням налаштувати мерчант Повернення для кожного з розрахункових рахунків (ФОПів), прив'язаних до термінала. Після внесення змін банком, зв'язок з мерчантами потрібно буде переналаштувати в самій програмі Торгсофт.