Кілька ФОП і один POS-термінал у Торгсофт: як перевірити підприємство, рахунок, мерчант і ПРРО

На одній касі можуть працювати кілька ФОП: наприклад, частина товарів продається одним підприємцем, частина — іншим, а картки покупців приймає один банківський термінал. У такій схемі важливо, щоб оплата пішла на рахунок того ФОП, який продає товар, а фіскальний чек сформувався через його ПРРО. Підприємці зазвичай запитують, як Торгсофт вибирає потрібний мерчант, що перевірити після додавання другого ФОП і чому інколи гроші надходять правильно, а фіскальний чек оформлюється від іншого підприємця.

Що потрібно пов'язати між собою

У цій схемі є кілька різних об'єктів.

 Підприємство — ФОП або юридична особа, від імені якої продається товар.

 Розрахунковий рахунок — рахунок цього підприємця, на який надходять безготівкові кошти.

 Мерчант — ідентифікатор торговця в банківському терміналі. Якщо через один POS приймають оплату для двох ФОП, банк має налаштувати на терміналі відповідні мерчанти.

 ПРРО — каса, зареєстрована для конкретного суб'єкта господарювання і використана для фіскалізації продажу.

У Торгсофт мерчант банківського термінала пов'язується з конкретним розрахунковим рахунком. Для одного рахунку можна налаштувати кілька мерчантів, а для мерчанта — визначити, чи використовується він для оплати, повернення або обох операцій.

Тому практичну схему краще уявляти так: ФОП → його розрахунковий рахунок → його мерчант → POS-термінал і окремо: ФОП → його ПРРО.

Банківський термінал відповідає за рух грошей, а ПРРО — за фіскальний чек. Ці два результати мають стосуватися одного й того самого продавця.

Спочатку перевірте підприємство і розрахунковий рахунок

Якщо в магазині два ФОП, для кожного має бути зрозуміло:

• які товари він продає;

• який розрахунковий рахунок використовується для його безготівкових оплат;

• через який ПРРО фіскалізуються його продажі.

Особливо уважно це потрібно перевірити, якщо касир протягом дня працює з різними підприємствами або може змінювати рахунок на формі оплати.

У внутрішніх матеріалах Торгсофт описані реальні ситуації, коли касир переходив на іншого ФОП, але розрахунковий рахунок залишався від попереднього. У результаті готівкова і безготівкова частини продажів могли обліковуватися по-різному.

Тому основне правило просте: рахунок, вибраний для безготівкової оплати, має належати тому підприємцю, від імені якого оформлюється продаж.

Перевірте мерчанти на самому POS-терміналі

Другий ФОП у Торгсофт ще не означає, що термінал уже готовий приймати для нього гроші. Спочатку банк повинен зареєструвати відповідного торговця на POS-терміналі.

У Торгсофт відкрийте: Налаштування → Параметри → Додаткові функції → Банківський термінал і використайте дію «Отримати інформацію про термінал».

Для підтримуваних інтеграцій ця дія дозволяє побачити зареєстровані на терміналі мерчанти. Якщо потрібного торговця там немає, додати його лише засобами Торгсофт не вийде — спочатку його повинен налаштувати банк.

Наприклад:

• ФОП А має рахунок А і мерчант А;

• ФОП Б має рахунок Б і мерчант Б.

У Торгсофт мерчант А потрібно пов'язати з рахунком А, а мерчант Б — з рахунком Б.

Не варто орієнтуватися на припущення, що «мерчант 1 — перший ФОП, мерчант 2 — другий». Номер або назву потрібно брати з інформації термінала або уточнювати в банку.

Після налаштування мерчантів у Торгсофт рекомендуємо провести невелику тестову оплату, перевірити Merchant ID і банківський рахунок, на який пішла оплата, а потім виконати тестове повернення. Це допоможе одразу перевірити, чи правильно мерчант пов'язаний із потрібним розрахунковим рахунком.

Якщо на одному рахунку є кілька мерчантів

У Торгсофт для мерчанта можна встановити ознаку «За замовчуванням». Тоді він автоматично пропонується для операцій з відповідним розрахунковим рахунком.

Також є налаштування «Відображати діалог вибору мерчанта». Якщо для одного рахунку доступно кілька варіантів, програма може показувати касиру вибір під час оплати.

Це корисно, але при кількох ФОП не варто будувати процес так, щоб продавець кожного разу навмання вирішував, який мерчант вибрати.

Краще заздалегідь налаштувати зрозумілий зв'язок:

• рахунок ФОП А → мерчант А
• рахунок ФОП Б → мерчант Б.

Як перевірити ПРРО

Окремо перевірте, через який ПРРО формується чек для кожного підприємця.

Тут важливо не змішувати дві речі:

• мерчант визначає, через якого торговця банк проводить карткову операцію;

• ПРРО визначає, від імені якого суб'єкта господарювання сформовано фіскальний чек.

Тому цілком можлива небажана ситуація: гроші потрапили на рахунок ФОП А, а чек ПРРО оформлений від ФОП Б. Після налаштування потрібно перевірити не тільки банківську квитанцію, а й реквізити продавця у фіскальному чеку.

Як правильно провести тест для двох ФОП

Найнадійніша перевірка — провести окремий невеликий продаж для кожного підприємця.

Тест для ФОП А

Продайте товар, який належить ФОП А, та оплатіть його карткою.

Перевірте:

1. У Торгсофт вибрано рахунок ФОП А.

2. Для операції використано мерчант ФОП А.

3. POS підтвердив оплату.

4. Кошти відображаються на правильному банківському рахунку.

5. Фіскальний чек сформовано через ПРРО ФОП А.

Потім повторіть таку саму перевірку для ФОП Б.

Що робити з продажем товарів різних ФОП

Саме такі чеки потребують найбільшої уваги.

Не варто виходити з припущення, що достатньо додати в один продаж товар ФОП А і товар ФОП Б, після чого Торгсофт у будь-якій конфігурації автоматично розподілить оплату між двома мерчантами та сформує потрібні фіскальні чеки.

При змішаних продажах товарів різних підприємців розподіл оплат залежить від налаштувань Торгсофт. Щоб товари різних ФОП правильно розподілялися між ПРРО та розрахунковими рахунками відповідних підприємців, потрібно попередньо налаштувати схему роботи.

Після налаштування рекомендуємо провести тестовий змішаний продаж і перевірити:

• які документи створює Торгсофт;

• через які рахунки проводиться оплата;

• які мерчанти використовує банківський термінал;

• через які ПРРО формуються фіскальні чеки.

Повернення теж потрібно перевірити для кожного ФОП

Те, що продаж для обох ФОП проходить правильно, ще не гарантує правильного повернення.

На терміналі можуть бути:

• окремий мерчант для оплати;

• окремий мерчант для повернення;

• один мерчант типу «Оплата/Повернення».

Конкретний варіант залежить від інтеграції та налаштувань банку. Торгсофт підтримує різні схеми роботи. Тому після тестової оплати для ФОП А зробіть невелике повернення. Потім повторіть перевірку для ФОП Б.

Якщо продаж ФОП Б проходить правильно, а повернення йде через ФОП А або не проходить зовсім, потрібно перевірити мерчант повернення та розрахунковий рахунок, до якого він прив'язаний.

Таке може статися, якщо банк налаштував кілька торговців для приймання оплати, але повернення для другого рахунку налаштоване інакше або не налаштоване.

Що робити, якщо гроші пішли одному ФОП, а чек сформувався від іншого

Не потрібно проводити картку покупця повторно.

Спочатку зафіксуйте:

• на який рахунок фактично пішла банківська оплата;

• який мерчант використав POS;

• від якого ФОП сформувався фіскальний чек;

• який розрахунковий рахунок був вибраний у Торгсофт.

Якщо банк уже успішно списав гроші, повторний виклик POS може призвести до другого списання.

Якщо кошти були проведені через правильний рахунок ФОП на банківському терміналі, але фіскальний чек сформувався від іншого ФОП, виконайте сторнування на ПРРО того підприємця, від імені якого чек не повинен був проводитися.

Після цього:

1. Відкрийте вже проведений продаж на редагування у формі «Реалізація».

2. Видаліть оплати за цим продажем.

3. Проведіть оплату повторно через ПРРО правильного підприємця.

4. На формі «Оплата» зніміть прапорець «Використовувати зв'язок з банківським терміналом».

Передавати суму на POS повторно не потрібно, оскільки банківська оплата вже була успішно проведена через потрібного ФОП.

Що перевірити після заміни термінала або додавання нового ФОП

Після таких змін пройдіть один і той самий короткий маршрут:

1. Банк підтвердив, що на POS зареєстровані потрібні торговці.

2. Через «Отримати інформацію про термінал» перевірені їх назви або номери.

3. Кожен мерчант у Торгсофт пов'язаний із правильним розрахунковим рахунком.

4. Для кожного ФОП перевірено правильний ПРРО.

5. Проведена окрема тестова оплата для кожного ФОП.

6. Перевірено фактичне зарахування коштів у банку.

7. Проведене тестове повернення для кожного ФОП.

Ця перевірка допомагає знайти більшість проблем до того, як через касу почнуть проходити реальні продажі.

Головне

При кількох ФОП не потрібно сприймати POS-термінал, розрахунковий рахунок і ПРРО як одну систему.

Перевіряйте два пов'язані маршрути: ФОП → розрахунковий рахунок → мерчант → POS і ФОП → ПРРО.

Після налаштування проведіть окрему оплату і повернення для кожного ФОП та звірте результат: підприємця в банківській операції, рахунок зарахування коштів і підприємця у фіскальному чеку.

Якщо всі ці дані відповідають одному ФОП, зв'язка налаштована правильно.