IBAN-платежі та еквайринг у Торгсофт: як правильно врахувати комісію банку та уникнути розбіжностей

На один розрахунковий рахунок підприємця можуть надходити різні безготівкові платежі: виручка з банківського POS-термінала, оплата покупцем виставленого рахунку за IBAN, переказ від контрагента. Для Торгсофт це важлива різниця, тому що еквайринг стосується карткової оплати через платіжну інфраструктуру банку, а звичайний переказ на IBAN може не мати такої комісії. Підприємці звертаються до підтримки, коли при обробці прямого платежу програма створює витрату «Еквайринг», залишок у Торгсофт відрізняється від банку або одна й та сама комісія потрапляє в облік двічі. У Торгсофт для таких випадків є окреме налаштування «Не враховувати еквайринг» та правило для оплат, створених із банківських виписок.

IBAN-платіж і еквайринг — це різні операції

Спочатку потрібно визначити, як саме покупець заплатив.

Оплата за IBAN — покупець отримує реквізити рахунку підприємця і самостійно переказує гроші зі свого банківського рахунку. Наприклад, магазин виставив рахунок на 4 800 грн, клієнт у своєму банківському застосунку ввів IBAN продавця та оплатив його.

Еквайрингова оплата — покупець розраховується платіжною карткою через POS-термінал або інший еквайринговий канал. Банк обслуговує карткову транзакцію та бере за це комісію відповідно до тарифу.

У Торгсофт еквайринг визначений саме як банківська комісія з оплат товарів або послуг платіжними картками через платіжні термінали. Такі витрати програма відносить до окремої ключової статті фінансового аналізу «Еквайринг». Окремо існує стаття «Комісія банку» для інших банківських витрат, наприклад комісії за операції з розрахунковим рахунком.

Це принципове розділення.

Тому сам факт того, що гроші надійшли на розрахунковий рахунок, ще не означає, що до платежу потрібно застосувати еквайринг.

Чому прямий платіж за IBAN може отримати зайву комісію в Торгсофт

Проблема виникає, коли один внутрішній розрахунковий рахунок Торгсофт використовується для різних способів оплати.

Наприклад:

• через нього обліковують карткову виручку;

• на той самий IBAN клієнти оплачують виставлені рахунки;

• для цього рахунку в Торгсофт налаштований еквайринг.

Коли користувач створює оплату, Торгсофт може врахувати налаштування цього розрахункового рахунку і створити пов’язаний фінансовий документ «Еквайринг».

Для карткової операції це може бути правильним. Для прямого переказу за IBAN — залежить від фактичних умов банку.

Саме тому в Торгсофт передбачений перемикач: «Не враховувати еквайринг».

Якщо перемикач встановлено, програма не враховує відсоток еквайрингу під час надходження грошей на розрахунковий рахунок.

Як провести прямий IBAN-платіж у Торгсофт

Розглянемо типовий сценарій.

Магазин виставив клієнту рахунок на 5 000 грн. Клієнт переказав 5 000 грн безпосередньо на IBAN підприємця.

Якщо за цією конкретною банківською операцією еквайрингової комісії немає, у Торгсофт потрібно провести оплату без еквайрингу.

Якщо оплату вносите вручну

Під час внесення безготівкової оплати виберіть потрібний розрахунковий рахунок та встановіть: «Не враховувати еквайринг». Після цього Торгсофт зарахує оплату на рахунок без створення додаткового фінансового документа еквайрингу.

Стан перемикача програма зберігає тому працівнику важливо дивитися на цей параметр під час зміни способу роботи. Якщо попередній платіж був без еквайрингу, а наступний є картковим, потрібно переконатися, що налаштування відповідає новій операції.

Як це працює при завантаженні банківських виписок

Особливо уважно потрібно працювати з додатковою опцією «Банківські виписки».

Коли Торгсофт отримує банківську операцію та користувач створює на її підставі оплату, програма може автоматично сформувати фінансовий документ «Еквайринг» відповідно до налаштувань розрахункового рахунку.

Це відбувається, якщо увімкнено: Налаштування → Параметри → Додаткові функції → Виписки з банківських рахунків → «Враховувати еквайринг під час створення оплати».

Якщо налаштування вимкнути, фінансовий документ еквайрингу під час створення оплати з виписки не формується.

Крім загального параметра, на формі «Невизначена оплата» є перемикач «Не враховувати еквайринг». Його можна використати для конкретного платежу.

Це корисно, коли через один банківський рахунок проходять різні види надходжень.

Наприклад, за день банк показав:

• 7 500 грн карткової виручки;

• 12 000 грн оплати постійного клієнта за IBAN;

• 3 000 грн передоплати за виставленим рахунком.

Не потрібно автоматично застосовувати еквайринг до всіх трьох операцій лише тому, що вони надійшли на один рахунок.

Яке налаштування вибрати для банківських виписок

Є два практичні варіанти.

Якщо більшість платежів з виписок має еквайринг

Залиште «Враховувати еквайринг під час створення оплати» увімкненим.

Для окремих прямих IBAN-переказів встановлюйте у «Невизначеній оплаті»: «Не враховувати еквайринг».

Якщо більшість платежів — прямі перекази за IBAN

Доцільніше вимкнути автоматичне врахування еквайрингу під час створення оплати з виписки.

Тоді еквайрингові операції потрібно обліковувати відповідно до фактичної схеми роботи банку та налаштувань конкретного розрахункового рахунку.

Головний критерій тут — реальна банківська операція, а не назва рахунку.

Що означає «повторно списався еквайринг»

У цьому контексті важливо відрізняти реальне списання банком від запису у внутрішньому фінансовому обліку Торгсофт.

Торгсофт не може самостійно вдруге зняти банківську комісію з вашого рахунку лише через створення фінансового документа.

Якщо програма створила зайву операцію «Еквайринг», це означає, що у внутрішньому обліку з’явилася додаткова витрата.

Наприклад:

Фактично в банку:

• покупець переказав за IBAN — 10 000 грн;

• на рахунок зараховано — 10 000 грн.

У Торгсофт при неправильному застосуванні еквайрингу може бути:

• надходження — 10 000 грн;

• «Еквайринг» — 150 грн;

• обліковий результат — 9 850 грн.

Тоді банк показує 10 000 грн, а Торгсофт — менше.

Проблема виникла в обліку, а не через повторне списання банком.

Саме тому перед виправленням потрібно спочатку відкрити банківську виписку і перевірити, яку суму банк реально зарахував або списав.

Не плутайте еквайринг із «Комісією банку»

У Торгсофт це дві різні ключові статті фінансового аналізу.

«Еквайринг» — комісія, пов’язана з оплатою покупця платіжною карткою через термінал.

«Комісія банку» — інші витрати за банківські послуги. Наприклад, комісію за зняття коштів із розрахункового рахунку.

Це важливо при звірці.

Якщо банк взяв комісію за звичайний переказ, обслуговування рахунку чи іншу банківську послугу, не потрібно автоматично називати цю витрату еквайрингом.

Перевірте призначення операції у виписці та умови тарифу банку.

Де налаштовуються параметри розрахункового рахунку

Розрахункові рахунки знаходяться у структурі торговельної мережі Торгсофт.

Відкрийте: Налаштування → Торговельна мережа.

Виділіть верхній рівень торговельної мережі, натисніть «Змінити», відкрийте вкладку «Розрахунковий рахунок», виберіть потрібний рахунок і відкрийте його редагування.

Тут знаходяться параметри, повʼязані з банківською комісією та еквайрингом. 

Перед зміною цих параметрів потрібно знати тариф свого банку. Не варто переносити налаштування з іншого рахунку або іншого банку: правила зарахування карткової виручки та комісій залежать від конкретного договору.

Чому не можна встановити одне правило для всіх безготівкових оплат

Безготівкова оплата в Торгсофт описує рух грошей через розрахунковий рахунок.

Джерело цього руху може бути різним.

Покупець міг:

• прикласти картку до POS-термінала;

• заплатити за рахунком через IBAN;

• внести передоплату банківським переказом;

• сплатити борг за раніше відвантажений товар.

Тому правило «всі безготівкові платежі мають еквайринг» некоректне.

Коректна логіка: для кожного платежу визначаємо спосіб його фактичного проведення → після цього вирішуємо, чи є еквайрингова комісія.

Як обробити IBAN-платіж із банківської виписки

Якщо використовуєте опцію «Банківські виписки», порядок дій такий:

1. Відкрийте Оплата → Виписки з банківських рахунків.

2. Отримайте виписки за потрібний період.

3. Знайдіть платіж за сумою, датою, платником і призначенням.

4. Перевірте, чи не була ця оплата раніше створена в Торгсофт.

5. Якщо оплати ще немає, виберіть банківську операцію та виконайте дію «Передати фінансову операцію».

6. Після передавання операції відкриється форма «Невизначена оплата».

7. На формі виберіть правильний розрахунковий рахунок і перевірте параметр «Не враховувати еквайринг».

8. Якщо це прямий переказ за IBAN без еквайрингової комісії, увімкніть цей параметр.

9. Збережіть оплату.

10. За потреби пов’яжіть невизначену оплату з виставленим рахунком клієнта.

Торгсофт дозволяє пов’язати невизначену оплату з неоплаченим рахунком через дію «Пов’язати з рахунком». Програма покаже відповідні неоплачені рахунки, після чого потрібно вибрати потрібний.

Якщо оплата вже була створена раніше

Це інша причина появи подвійних сум.

Наприклад, менеджер вручну зафіксував оплату 6 000 грн, коли покупець надіслав підтвердження переказу. Наступного дня ті самі 6 000 грн завантажилися з банківської виписки.

Якщо повторно виконати «Передати фінансову операцію», у Торгсофт може з’явитися друга оплата.

У такому випадку банківський рядок потрібно позначити як переданий, не створюючи ще один фінансовий документ.

Тому при звірці варто перевіряти дві речі окремо:

• чи не створено вдруге саме надходження;

• чи не створено вдруге пов’язану витрату «Еквайринг».

Один реальний платіж може дати неправильний результат через будь-який із цих двох сценаріїв.

Як працює повернення коштів за IBAN-платежем?

Якщо початкову оплату проводили без еквайрингу, при поверненні потрібно зберегти ту саму логіку.

У Торгсофт для операцій повернення також передбачений параметр «Не враховувати еквайринг». Це потрібно, щоб програма не створила еквайрингову витрату там, де її не було у вихідній операції.

Наприклад:

• клієнт переказав 3 500 грн на IBAN;

• еквайрингу в початковій оплаті не було;

• магазин повертає 3 500 грн.

У Торгсофт таке повернення потрібно оформлювати без автоматичного врахування еквайрингу.

Якщо банк окремо бере плату за сам переказ повернення, ця банківська комісія є окремою операцією і повинна обліковуватися відповідно до фактичної виписки.

Звідки беруться розбіжності в одну або кілька копійок?

Для актуальної роботи причина розбіжності в копійках може бути наступною:

• Торгсофт розрахував комісію за заданим параметром;

• банк застосував свій фактичний тариф;

• банк округлив комісію за власними правилами;

• комісія була розрахована не для тієї операції;

• у Торгсофт створено зайвий документ «Еквайринг»;

• банк списав комісію окремою операцією, а Торгсофт врахував її разом із платежем.

Тому не потрібно виправляти різницю в одну копійку довільним касовим ордером.

Спочатку знайдіть конкретну транзакцію і порівняйте:

1. суму продажу;

2. суму оплати в Торгсофт;

3. суму, що надійшла за банківською випискою;

4. суму документа «Еквайринг»;

5. окремі банківські комісії у виписці.

Так можна визначити причину розбіжності.

Приклад: карткова оплата

Товар продали за 1 000 грн.

За умовами еквайрингу банк бере комісію. У Торгсофт операція проведена як карткова і для неї враховується еквайринг.

У фінансовому обліку будуть окремо видимі:

• торговий виторг;

• рух коштів через розрахунковий рахунок;

• витрата за статтею «Еквайринг».

Такий поділ дозволяє власнику бачити, скільки коштує приймання карткових платежів.

Приклад: прямий переказ на той самий IBAN

Інший клієнт отримав рахунок на 1 000 грн і переказав гроші за реквізитами.

Якщо банк за цією операцією не стягує еквайрингову комісію, під час проведення оплати в Торгсофт потрібно встановити «Не враховувати еквайринг».

Тоді програма не створить витрату «Еквайринг» лише через те, що платіж надійшов на той самий розрахунковий рахунок, який використовується для карткової виручки.

Якщо зайвий еквайринг уже створено

Спочатку знайдіть фінансовий документ.

Відкрийте: Оплата → Фінансовий документ → Розрахунковий рахунок та встановіть потрібний період.

Перевірте:

• дату;

• суму;

• розрахунковий рахунок;

• контрагента;

• статтю фінансового аналізу;

• пов’язану оплату.

Якщо бачите документ «Еквайринг», перевірте, до якої оплати він належить.

Далі порівняйте його з банківською випискою.

Якщо банківська операція була звичайним IBAN-переказом без відповідної еквайрингової комісії, у Торгсофт потрібно виправити обліковий документ. Для документів минулих або закритих періодів не варто просто видаляти записи без перевірки пов’язаних оплат і касових днів. У такій ситуації доцільно звернутися до технічної підтримки Торгсофт.

Що варто перевірити власнику

Для нормальної звірки достатньо дотримуватися одного принципу: сума та вид витрати в Торгсофт мають відповідати реальному руху грошей у банку.

Тому при налаштуванні роботи:

1. Перевірте всі розрахункові рахунки в Торгсофт.

2. З’ясуйте, які з них приймають карткову виручку.

3. Перевірте фактичні тарифи банку.

4. Не застосовуйте еквайринг автоматично до всіх IBAN-надходжень.

5. Для прямих платежів використовуйте «Не враховувати еквайринг», якщо еквайрингової комісії фактично немає.

6. Якщо використовуєте банківські виписки, перевірте параметр «Враховувати еквайринг під час створення оплати».

7. Перед передачею операції з виписки переконайтеся, що ця оплата ще не існує у Торгсофт.

8. При розбіжності перевіряйте конкретну оплату та пов’язаний із нею фінансовий документ «Еквайринг».

 Важливо: прямий IBAN-платіж не слід автоматично описувати як платіж, за яким банк завжди зараховує рівно 100% суми без будь-якої комісії. Це залежить від тарифу та конкретної банківської операції. Для Торгсофт має значення інше: якщо конкретний платіж не має еквайрингової комісії, програма дозволяє не створювати її через параметр «Не враховувати еквайринг».