Покупець оплатив товар карткою або переказом на рахунок, і ця оплата вже є в Торгсофт. Пізніше той самий платіж з’являється у банківській виписці. Підприємці в такій ситуації запитують, чи потрібно ще раз проводити надходження, чому після обробки виписки сума на розрахунковому рахунку в Торгсофт може збільшитися вдруге, як зрозуміти, які платежі вже враховані, та як розмежувати доступ працівників до різних банківських рахунків.
Для цього в Торгсофт є додаткова опція «Банківські виписки». Вона отримує операції з Приват24, monobank та Укрсиббанку й дозволяє переносити потрібні надходження і витрати у фінансовий облік програми.
Головне правило: отримати виписку і провести оплату — це різні дії
У Торгсофт банківська операція проходить два етапи.
Спочатку програма отримує виписку з банку. Для цього відкрийте: Оплата → Виписки з банківських рахунків. Вкажіть період і натисніть «Отримати виписки». Торгсофт покаже список банківських операцій: дату і час, суму, валюту, рахунок, відправника, отримувача, призначення та напрям руху грошей. На цьому етапі банківська операція ще не обов’язково є новою оплатою у фінансовому обліку Торгсофт.
Другий етап виконує користувач. Для кожної операції потрібно визначити, чи була ця оплата вже створена в Торгсофт.
Як правильно обробляти операцію з банківської виписки
Після отримання виписки спочатку перевірте, чи вже є відповідна оплата у фінансовому обліку Торгсофт.
Якщо оплата вже була створена в програмі повторно створювати фінансовий документ не потрібно. Наприклад:
- під час карткової оплати через POS-термінал;
- вручну як безготівкова оплата у вікні реалізації;
- автоматично на розрахунковий рахунок.
Знайдіть відповідну банківську операцію за датою, сумою та призначенням і виконайте «Позначити як передану».
Після цього операція у виписці отримає статус «Відправлено», але новий фінансовий документ у Торгсофт створений не буде. У цьому випадку банківська виписка використовується для підтвердження та звірки фактичного надходження.
Якщо оплати у фінансовому обліку Торгсофт ще немає, використовуйте «Передати фінансову операцію».
Наприклад, клієнту виставили рахунок на 8 500 грн на IBAN. Клієнт оплатив його наступного дня, і до отримання банківської виписки ця оплата у Торгсофт ще не була проведена.
Після отримання виписки:
- Знайдіть надходження на 8 500 грн.
- Переконайтеся, що такої оплати ще немає у Торгсофт.
- Натисніть «Передати фінансову операцію».
- Торгсофт відкриє форму «Невизначена оплата».
Програма автоматично перенесе з банківської виписки:
- розрахунковий рахунок;
- дату оплати;
- валюту;
- суму.
За потреби користувач може зазначити підприємство, місто та опис.
Після запису оплата з’явиться в: Документ → Торгівля з випискою рахунка → Оплати клієнтів → Невизначені оплати.
Далі її можна пов’язати з конкретним неоплаченим рахунком клієнта через дію «Пов’язати з рахунком». Торгсофт покаже найбільш відповідні неоплачені рахунки, після чого користувач вибирає потрібний.
Статус «Відправлено» означає, що банківську операцію вже опрацьовано: її або передали у фінансовий облік Торгсофт, або вручну позначили як таку, що вже була врахована іншим способом.
Тому для кожного рядка виписки діє просте правило:
- Перевірте, чи вже існує відповідна оплата в Торгсофт.
- Якщо оплата вже є — виконайте «Позначити як передану».
- Якщо оплати ще немає — виконайте «Передати фінансову операцію».
- Після обробки перевірте, що операція має статус «Відправлено».
Саме на цьому виборі найчастіше виникає задвоєння.
Звідки береться подвійна оплата
Розглянемо звичайний продаж на 2 000 грн. Покупець розрахувався карткою. Касир у Торгсофт провів реалізацію як безготівкову, і програма вже створила оплату на розрахунковий рахунок. У Торгсофт уже є: реалізація 2 000 грн → безготівкова оплата 2 000 грн → розрахунковий рахунок. Пізніше банк зараховує ці гроші. Підприємець відкриває банківські виписки й бачить там ту саму операцію на 2 000 грн. Якщо тепер натиснути «Передати фінансову операцію», Торгсофт отримає команду створити ще одну оплату.
У результаті одна фактична банківська операція може бути відображена у програмі двічі:
| Факт | Облік у Торгсофт |
|---|---|
| Покупець заплатив 2 000 грн один раз | 2 000 грн створено під час продажу |
| Банк показав це надходження у виписці | ще 2 000 грн створено після передачі виписки |
| Фактично отримано | 2 000 грн |
| У Торгсофт після дублювання | 4 000 грн |
Якщо операція вже була раніше занесена до Торгсофт не через виписки, її потрібно позначити як передану, а не повторно передавати у фінансовий облік.
Два робочі сценарії, які не варто змішувати
Для підприємця корисно заздалегідь визначити, коли саме Торгсофт має створювати оплату.
Сценарій 1. Оплата створюється під час продажу
Це типовий варіант для магазину.
Покупець розраховується карткою на касі. Касир оформлює реалізацію і відразу проводить безготівкову оплату. Пізніше банківська виписка підтверджує, що гроші надійшли.
Схема: Реалізація → оплата вже створена → виписка → «Позначити як передану».
Повторно передавати надходження у фінансову операцію не потрібно.
Сценарій 2. Оплата створюється після фактичного надходження на IBAN
Цей варіант частіше використовується для рахунків, замовлень, гуртових та дистанційних продажів.
Менеджер створює рахунок. Клієнт переказує гроші пізніше. Після надходження платежу менеджер отримує виписку, передає операцію в Торгсофт і пов’язує її з рахунком.
Схема: Рахунок → банк отримав гроші → виписка → «Передати фінансову операцію» → невизначена оплата → пов’язати з рахунком.
Тут банківська виписка є джерелом фінансового документа.
Як працює «Автоматична оплата на розрахунковий рахунок»
У Торгсофт є окремий режим для підприємств, де більшість продажів одразу оплачуються безготівково.
На формі «Реалізація» відкрийте меню «Додатково» та увімкніть: «Автоматична оплата на розрахунковий рахунок». За замовчуванням цей режим вимкнений. Торгсофт запам’ятовує його стан після перезапуску програми.
Коли режим увімкнений, після натискання «Оплатити» Торгсофт проводить оплату за замовчуванням як безготівкову на встановлений розрахунковий рахунок. Для цього мають бути визначені поточне підприємство та розрахунковий рахунок за замовчуванням. Цей режим сам по собі не створює дублювання. Дубль з’являється, якщо після такої реалізації користувач отримує виписку і ще раз передає ту саму банківську операцію у фінансовий облік.
Тому для магазину з автоматичною безготівковою оплатою схема проста: оплата сформована в реалізації → банк підтвердив надходження → рядок виписки позначаємо як переданий.
Як правильно налаштувати Приват24
Опція «Банківські виписки» налаштовується в: Налаштування → Налаштування виписок по банківських рахунках. Для нового рахунку натисніть «Новий» та створіть Merchant.
Для ПриватБанку в Торгсофт потрібно вказати:
- тип Merchant — ПриватБанк;
- повний IBAN;
- ідентифікатор клієнта створеного «Автоклієнта»;
- токен «Автоклієнт»;
- зрозумілу назву рахунку;
- внутрішній розрахунковий рахунок Торгсофт, з яким будуть пов’язані банківські виписки.
IBAN має бути доступним у відповідному обліковому записі Приват24 для бізнесу.
Саме зв’язок із внутрішнім розрахунковим рахунком визначає, куди Торгсофт відноситиме фінансові операції після їх передачі з виписки.
Як правильно налаштувати monobank
Для monobank у полі «Тип Merchant» виберіть MonoBank.
Далі Торгсофт дозволяє вибрати тип рахунку:
- Персональний/ФОП;
- Рахунок юридичної особи.
Потрібно вказати назву, вибрати відповідний внутрішній розрахунковий рахунок Торгсофт та додати токен MonoBankAPI.
Для персонального рахунку або ФОП можна натиснути «Завантажити рахунки» і вибрати потрібний рахунок зі списку. Для рахунку юридичної особи номер вводиться вручну. Для юридичної особи у виписках також доступна інформація про відправника та отримувача.
Банківський рахунок і каса — різні об’єкти в Торгсофт
Тут варто уточнити одну річ, яка часто створює плутанину. Надходження з банківської виписки прив’язується до розрахункового рахунку. Воно не повинно зараховуватися в готівкову касу магазину. Каса використовується для готівки.
Якщо підприємець фактично зняв гроші з банківського рахунку і поклав їх у касу, в Торгсофт для цього існує окрема операція «Зняти гроші в касу». При її проведенні користувач вибирає рахунок, з якого списуються кошти, та касу, до якої вони надходять.
Тому під час налаштування банківських виписок основний зв’язок виглядає так: банківський рахунок → Merchant → розрахунковий рахунок у Торгсофт.
Каса з’являється в цій схемі тільки тоді, коли відбувається реальний рух грошей між банком і готівкою.
Якщо один банківський рахунок використовується для кількох магазинів
Сам банківський рахунок зберігає гроші підприємства. Окремі продажі при цьому можуть належати різним торговим точкам, клієнтам або замовленням.
Під час передачі вхідної банківської операції Торгсофт створює «Невизначену оплату». У ній можна зазначити підприємство, місто й опис, а потім пов’язати платіж із конкретним рахунком клієнта.
Практичне правило для мережі: не розподіляйте одне й те саме банківське надходження по касах магазинів. Спочатку визначте, за який рахунок або замовлення надійшли гроші, і пов’яжіть оплату саме з ним.
Якщо магазинів, підприємств і банківських рахунків декілька, назви внутрішніх рахунків у Торгсофт краще робити однозначними, наприклад:
- ФОП 1 — ПриватБанк — основний рахунок;
- ФОП 1 — monobank;
- ТОВ — ПриватБанк;
- окремий рахунок для іншого підприємства.
Це знижує ризик, що працівник вибере рахунок іншого підприємства під час продажу.
Як обмежити працівникам доступ до банківських виписок
У Торгсофт є окремі права на роботу з кожним налаштованим банківським рахунком. Після створення Merchant натисніть «Додати користувача» та виберіть працівника.
Для нього можна встановити один із трьох рівнів:
- Надходження — користувач бачить вхідні операції;
- Відрахування — користувач працює з вихідними операціями;
- Повний доступ — користувач бачить усі операції цього рахунку.
Це дозволяє, наприклад, дати менеджеру доступ до оплат клієнтів, не відкриваючи йому всі витратні операції підприємства.
Окремо в правах користувача Торгсофт можна ввімкнути «Обмежити доступ до розрахункових рахунків» і вказати рахунки, доступні конкретному працівнику.
Так працівник не бачитиме сум на рахунках інших магазинів і не зможе випадково направити оплату на чужий рахунок. Окремо можна обмежити доступ до кас і центрів обліку.
Для мережі це важливіше, ніж просто приховати баланс: правильно налаштовані права зменшують кількість операцій, які працівник фізично може провести не на той рахунок.
Як працює банківська комісія та еквайринг
При створенні оплати з банківської виписки Торгсофт може окремо враховувати еквайринг відповідно до налаштувань розрахункового рахунку.
Для цього є параметр: Налаштування → Параметри → Додаткові функції → Виписки з банківських рахунків → «Враховувати еквайринг під час створення оплати». Якщо він увімкнений, при створенні оплати програма формує фінансовий документ еквайрингу відповідно до налаштувань рахунку.
На формі «Невизначена оплата» також можна встановити «Не враховувати еквайринг» для конкретної операції.
Це важливо для прямих переказів на IBAN. Якщо конкретне надходження не є еквайринговою операцією, перед записом потрібно перевірити, чи має Торгсофт створювати для нього комісію.
Якщо дубль уже створено
Не створюйте зустрічну витрату для штучного вирівнювання залишку. Вона додасть ще один фінансовий рух і ускладнить перевірку.
Спочатку знайдіть дві оплати.
Для цього відкрийте: Оплата → Фінансовий документ → Розрахунковий рахунок.
Зіставте:
- дату;
- суму;
- рахунок;
- клієнта або контрагента;
- опис;
- документ, з яким пов’язана оплата.
Потрібно визначити, який запис є фактичною оплатою продажу, а який був створений вдруге після передачі банківської виписки.
Якщо зайвий фінансовий документ потрібно видалити за минулий день, Торгсофт може заборонити операцію через закритий касовий день. Для видалення фінансових документів минулих дат може знадобитися відкриття відповідних касових днів через: Оплата → Підсумки каси.
Якщо дубль уже пов’язаний із рахунком клієнта, змінив взаєморозрахунки або знаходиться у закритому періоді, безпечніше спочатку перевірити ланцюжок документів із технічною підтримкою.
Після коригування банківський рядок потрібно залишити у статусі «Відправлено», щоб його знову не провести як нову оплату.
Як перевірити облік після роботи з випискою
Після обробки платежів перевірте три речі.
- Розрахунковий рахунок. Залишок і рух коштів у Торгсофт мають відповідати фактичним банківським операціям з урахуванням тих фінансових операцій, які ведуться у програмі.
- Рахунки клієнтів. Якщо платіж надійшов за виставленим рахунком, він має бути пов’язаний із правильним рахунком, а заборгованість клієнта повинна зменшитися на суму оплати.
- Виписка. Опрацьовані операції повинні мати статус «Відправлено». При цьому на одну фактичну оплату в Торгсофт має припадати один відповідний фінансовий рух.
Який порядок роботи встановити для співробітників
Для більшості магазинів і торгових компаній достатньо одного правила:
- Отримати виписку за потрібний період.
- Для кожного надходження знайти суму, дату та платника.
- Перевірити, чи вже існує оплата в Торгсофт.
- Якщо оплата вже створена під час реалізації — виконати «Позначити як передану».
- Якщо гроші ще не проведені в Торгсофт — виконати «Передати фінансову операцію».
- Для оплати за рахунком пов’язати створену «Невизначену оплату» з потрібним рахунком клієнта.
- Перевірити правильний розрахунковий рахунок, підприємство та необхідність обліку еквайрингу.
- Не проводити один банківський платіж двома різними способами.
У роботі з банківськими виписками ключове питання звучить так: «Чи є ця оплата вже у фінансовому обліку Торгсофт?»
Якщо є — банківська операція підтверджує її, її потрібно позначити як передану, після чого вона матиме статус «Відправлено». Якщо оплати ще немає — виписка використовується для створення фінансової операції та подальшого зв’язування її з рахунком клієнта. Саме це розділення дозволяє звіряти банк із Торгсофт без подвоєння безготівкових надходжень.
Повернутися до попереднього кроку