Виторг не відображається у «Звіті за касою за день»: як перевірити статті фінансового аналізу

Як перевірити статті фінансового аналізу в Торгсофт?

У Торгсофт продаж товару і рух грошей пов’язані між собою, але обліковуються окремо. Після реалізації програма фіксує продаж товару, а під час оплати створює фінансовий документ і відносить отримані гроші до відповідної статті фінансового аналізу. Для звичайного продажу використовується ключова стаття «Торгова виручка». Якщо реалізації за день є, товар зі складу списаний, гроші в касі фактично отримані, але у «Звіті за касою за день» виторг дорівнює нулю або менший за очікуваний, потрібно перевірити фінансові документи, касу, дату та статтю фінансового аналізу, з якою пов’язана оплата.

Як формується виторг у Торгсофт?

Для правильного пошуку розбіжності потрібно розділяти три складові обліку:

• реалізація фіксує продаж товару;

• фінансовий документ фіксує рух грошей;

• стаття фінансового аналізу визначає призначення цього руху.

Для грошей, отриманих від продажу товару, Торгсофт використовує ключову статтю «Торгова виручка».

Схема виглядає так:

Що показує «Звіт за касою за день»?

«Звіт за касою за день» показує рух грошей за конкретною касою та датою. У ньому можна побачити надходження, витрати, залишок грошей та показники виторгу.

При формуванні показника «Виторг за день» Торгсофт аналізує фінансові документи, пов’язані з відповідними системними статтями фінансового аналізу.

Тому сума реалізацій і сума виторгу за день не завжди мають бути однаковими.

Наприклад, товар може бути:

• проданий у борг;

• оплачений частково;

• оплачений пізніше;

• повернений;

• оплачений подарунковим сертифікатом;

• проведений через іншу касу або розрахунковий рахунок.

У такому випадку товарний і фінансовий звіти показують різні сторони однієї операції.

Типова ситуація: продаж є, а виторг у звіті відсутній

Припустимо, магазин продав за день товарів на 20 000 грн.

У режимі реалізації всі продажі видно. Залишки товару зменшилися правильно. Касир фактично отримав гроші.

Проте «Звіт за касою за день» показує: Виторг за день — 0 грн. Або:

• продажі — 20 000 грн;

• виторг у звіті — 14 500 грн;

• різниця — 5 500 грн.

У такій ситуації не потрібно одразу змінювати налаштування або створювати додаткові касові документи. Спочатку потрібно знайти одну конкретну операцію, яка не потрапила до звіту.

Виберіть один продаж, який має бути у виторгу.

Наприклад:

• дата — 2 вересня;

• сума — 850 грн;

• каса — «Каса магазину»;

• спосіб оплати — готівка.

Відкрийте: Оплата → Фінансовий документ.

Для готівкових операцій використовується вкладка «Каса», для безготівкових — «Розрахунковий рахунок».

Знайдіть документ за:

• датою;

• сумою;

• касою або рахунком;

• підприємством;

• контрагентом, якщо він зазначений.

Після цього перевірте поле зі статтею фінансового аналізу.

Якщо фінансового документа немає

Тоді причина відсутності виторгу полягає не в статті фінансового аналізу.

Продаж існує, але рух грошей у Торгсофт не зафіксований належним чином.

Потрібно перевірити:

• чи була реалізація оплачена;

• чи не залишилася вона неоплаченою;

• чи не було скасовано оплату;

• чи не проведено гроші через іншу касу або рахунок.

Створення або зміна статті «Торгова виручка» фінансовий документ не відновить.

Якщо фінансовий документ є

Перевірте:

• суму;

• дату;

• касу;

• підприємство;

• статтю фінансового аналізу.

Якщо сума і каса правильні, а документ пов’язаний не з тією статтею, потрібно перевірити налаштування фінансового аналізу.

Відкрийте: Налаштування → Параметри → Фін. аналіз. Знайдіть поле «Торгова виручка».

У ньому зазначена конкретна стаття фінансового аналізу, яку Торгсофт використовує для грошей від реалізації.

Саме цей зв’язок важливий для програми.

Назва статті сама по собі нічого не гарантує. У базі можуть існувати дві статті з однаковою або дуже схожою назвою, але для Торгсофт це будуть два різні записи.

Наприклад, у довіднику можуть залишитися:

• актуальна «Торгова виручка»;

• стара стаття з аналогічним призначенням;

• вручну створена копія.

Ключовою для Торгсофт є саме та стаття, яка обрана в параметрах.

Відкрийте: Оплата → Баланс за статтями фінансового аналізу.

Вкажіть достатньо великий період, особливо якщо база використовується кілька років.

Через кнопку «Змінити» відкрийте довідник статей фінансового аналізу.

Перевірте, чи немає:

• двох статей торгової виручки;

• старої статті з таким самим призначенням;

• випадково створеної копії;

• статті, яка більше не використовується, але має історичні документи.

Важливо враховувати, що у балансі за конкретний період можуть бути видимі лише статті, за якими в цей час відбувався рух грошей.

Якщо за поточний день стара стаття не відображається, перевірте більший період.

Поверніться до: Оплата → Фінансовий документ. Встановіть потрібний день або період. Спочатку відфільтруйте документи за актуальною статтею «Торгова виручка». Потім перевірте документи за підозрілою старою статтею.

Наприклад:

Якщо фактична сума продажів також становить 20 000 грн, причина розбіжності знайдена.

Гроші вже є в Торгсофт. Частина фінансових документів просто віднесена до іншої статті.

У цьому випадку не потрібно:

• повторно проводити реалізації;

• створювати службове внесення;

• створювати новий касовий ордер на 5 500 грн;

• вручну збільшувати залишок каси.

Це створить додатковий рух грошей і ще більше ускладнить облік.

Не потрібно автоматично переносити всі документи старої статті до «Торгової виручки».

Спочатку перевірте їх.

За старою статтею могли бути проведені:

• продажі;

• інші надходження;

• ручні фінансові документи;

• старі операції, створені за іншою схемою обліку.

Якщо масово змінити статтю без перевірки, до показника виторгу можуть потрапити гроші, які продажами не є.

Правильний критерій простий: до «Торгової виручки» потрібно відносити тільки ті фінансові документи, які справді відповідають грошам, отриманим від реалізації товару.

Як змінити статтю фінансового документа?

Для окремих документів перевірку та коригування виконують через: Оплата → Фінансовий документ. Знайдіть потрібний документ і відкрийте його редагування.

Можливість зміни залежить від:

• типу документа;

• зв’язку з реалізацією;

• стану касового дня;

• прав користувача.

Для готівкових документів відповідний касовий день має бути доступний для редагування. Якщо документ пов’язаний з оплатою реалізації, просте ручне редагування може бути недоступне або вимагати коригування самої оплати. Тому перед зміною потрібно перевірити зв’язок документа з реалізацією.

Якщо неправильних документів багато

Якщо проблема стосується одного або кількох документів поточного дня, їх можна послідовно перевірити у програмі.

Якщо стара стаття містить сотні або тисячі фінансових документів за кілька років, не потрібно вручну змінювати кожний запис або намагатися масово виправити базу сторонніми інструментами.

У такій ситуації доцільно звернутися до технічної підтримки Торгсофт.

Фахівець зможе:

1. визначити, які документи пов’язані зі старою статтею;

2. перевірити їхній тип;

3. відокремити торгову виручку від інших операцій;

4. визначити безпечний спосіб коригування;

5. перевірити підсумки після змін.

Масове редагування зв’язків без перевірки може змінити фінансову історію за великий період.

Після редагування фінансових документів за минулі дати потрібно оновити підсумки каси.

Відкрийте: Оплата → Підсумки каси.

Виберіть:

• потрібну касу;

• дату або період.

Після цього виконайте «Перерахувати касовий день».

Торгсофт повторно розрахує:

• залишок грошей на початок;

• надходження;

• витрати;

• залишок на кінець.

Після перерахунку повторно сформуйте «Звіт за касою за день».

Якщо змінювали старий фінансовий документ, потрібно також перевірити наступні касові дні, тому що залишок одного дня переходить у наступний.

Чому не варто просто видаляти стару статтю?

Якщо Торгсофт не дозволяє видалити статтю фінансового аналізу, зазвичай це означає, що вона ще використовується.

З нею можуть бути пов’язані:

• фінансові документи;

• історичні операції;

• системні налаштування.

Тому правильний порядок такий:

1. визначити актуальну ключову статтю;

2. знайти документи старої статті;

3. перевірити призначення кожного типу документів;

4. виправити тільки ті записи, які повинні мати іншу статтю;

5. перевірити звіти;

6. переконатися, що стара стаття більше не використовується;

7. лише після цього вирішувати питання її видалення.

Мета такого коригування — правильні фінансові зв’язки. Саме видалення зайвої назви з довідника на звітність не впливає, якщо документи вже налаштовані правильно.

Якщо виторг у звіті дорівнює нулю

Перевіряйте дані в такій послідовності.

1. Чи є реалізації

Відкрийте продажі за цей день. Якщо реалізацій немає, причина очевидна.

2. Чи є оплата реалізацій

Знайдіть відповідні фінансові документи. Якщо їх немає, потрібно перевіряти проведення оплати.

3. Чи правильна дата

Фінансовий документ міг бути проведений іншою датою.

4. Чи правильна каса

Якщо гроші проведені через іншу касу, у звіті вибраної каси вони не відображатимуться.

5. Чи правильне підприємство

При роботі з кількома ФОП або ТОВ документ може належати іншому підприємству.

6. Яка стаття фінансового аналізу

Перевірте статтю конкретного документа.

7. Яка стаття встановлена ключовою

Відкрийте: Налаштування → Параметри → Фін. аналіз → Торгова виручка.

8. Чи немає другої статті

Перевірте фінансові документи за іншими схожими статтями.

9. Чи перерахований касовий день

Після історичних змін оновіть підсумки каси.

Якщо у звіті відсутня лише частина виторгу

У цьому випадку зручніше шукати не всі операції, а саме різницю.

Наприклад:

• реалізації — 31 800 грн;

• виторг — 27 300 грн;

• різниця — 4 500 грн.

Знайдіть продажі приблизно на цю суму.

Потім для кожного перевірте: Реалізація → Оплата → Фінансовий документ → Каса → Стаття аналізу. Якщо документи на 4 500 грн знаходяться за іншою статтею, немає потреби перевіряти всі 31 800 грн.

Чи може однакова назва статті вводити в оману?

Так. У базі можуть існувати два різні записи з однаковою видимою назвою: «Торгова виручка» і «Торгова виручка».

Для користувача вони виглядають однаково. Для Торгсофт це різні записи з різними внутрішніми зв’язками.

Тому перейменування статей не вирішує проблему.

Потрібно перевірити:

• яка стаття призначена ключовою;

• до якої статті прив’язані фінансові документи.

Подарункові сертифікати та виторг

У Торгсофт для подарункових сертифікатів використовується окрема ключова стаття фінансового аналізу.

При розрахунку окремих показників виторгу програма може враховувати не тільки документи за статтею «Торгова виручка», а й операції за системною статтею «Подарунковий сертифікат».

Тому не потрібно вручну переводити продаж сертифіката на «Торгову виручку» лише для того, щоб змінити показник у звіті.

Спочатку потрібно перевірити, як саме налаштований та проведений сертифікат.

Чому «Звіт за касою за день» може не збігатися із Z-звітом ПРРО?

Ці звіти формуються з різних даних. Z-звіт ПРРО показує фіскальні операції зареєстрованої зміни. Звіт за касою за день працює з фінансовими документами Торгсофт.

Тому при розбіжності потрібно окремо перевірити:

• дату;

• підприємство;

• касу;

• тип оплати;

• фінансовий документ;

• фіскальний чек.

Наприклад, покупець міг заплатити карткою, а у внутрішньому обліку Торгсофт оплата потрапила до готівкової каси. Тоді причина буде в типі оплати, а стаття «Торгова виручка» може бути налаштована правильно.

Чому товарний звіт може відрізнятися від касового?

Товарний звіт показує рух товару. Касовий звіт показує рух грошей. Це різні показники.

Наприклад, магазин продав товар на 10 000 грн, але:

• 7 000 грн покупці оплатили одразу;

• 3 000 грн залишилися боргом.

Товарний продаж становить 10 000 грн. Рух отриманих грошей становить 7 000 грн. Така різниця є правильною. Шукати проблему потрібно тоді, коли гроші фактично отримані, у Торгсофт є відповідна оплата, але вона не відображається там, де повинна.

Чи впливають права користувача?

Так. Якщо користувач має обмежений доступ до:

• кас;

• розрахункових рахунків;

• центрів обліку;

• підприємств,

він може бачити у звітах тільки доступну йому частину інформації.

Тому якщо власник бачить правильний виторг, а продавець — менший, спочатку потрібно перевірити права його ролі. Це не обов’язково означає проблему у фінансових документах.

Як безпечно прибрати стару статтю фінансового аналізу?

Якщо у базі справді залишилася зайва стаття:

1. Перевірте ключову «Торгову виручку» у параметрах.

2. Знайдіть документи старої статті.

3. Перевірте їхній зміст.

4. Виправте неправильні зв’язки.

5. Перераховуйте касові дні після змін минулого періоду.

6. Сформуйте звіти повторно.

7. Переконайтеся, що стара стаття більше не використовується.

8. Після цього видаліть її, якщо вона справді більше не потрібна.

Короткий алгоритм пошуку причини

Якщо у «Звіті за касою за день» немає очікуваного виторгу:

1. Знайдіть конкретний продаж.

2. Знайдіть його оплату.

3. Перевірте фінансовий документ.

4. Перевірте дату.

5. Перевірте касу або розрахунковий рахунок.

6. Перевірте підприємство.

7. Подивіться статтю фінансового аналізу.

8. Перевірте ключову «Торгову виручку» у параметрах.

9. Знайдіть можливі старі або дубльовані статті.

10. Не створюйте додатковий рух грошей, якщо необхідна оплата вже існує.

11. Після виправлення минулих документів перераховуйте касовий день.

12. Повторно сформуйте звіт.

Якщо продаж проведено правильно, найважливіше простежити повний фінансовий ланцюжок: де зафіксована оплата, через яку касу або рахунок вона пройшла та до якої статті фінансового аналізу Торгсофт її відніс. Саме ці дані визначають, як операція потрапить до фінансових звітів.