Подарункові сертифікати в Торгсофт: типи, фіскалізація через ПРРО та налаштування шаблона чека

Подарункові сертифікати — це надзвичайно зручний маркетинговий інструмент у роздрібній торгівлі, який дозволяє втримати покупця, якщо він не може остаточно визначитися з вибором товару для подарунка. 

Цей режим у системі дозволяє генерувати штрихкоди сертифікатів, випускати їх, продавати, перевипускати та приймати як засіб розрахунку за товари та послуги. 

Під час впровадження цього функціоналу в магазині підприємці найчастіше ставлять фахівцям такі питання: який тип сертифіката краще обрати для коректної роботи з фіскальним реєстратором? Як правильно провести продаж та оплату сертифікатом через програмний РРО (ПРРО), щоб уникнути помилок? Чому система блокує повернення певних сертифікатів? Та як налаштувати друк, щоб вивести інформацію про оплату сертифікатом у фіскальний або товарний чек? 

Відповіді на ці питання лежать у правильному розумінні внутрішньої логіки програми Торгсофт.

Типи подарункових сертифікатів та їх особливості

У програмі Торгсофт передбачено три принципово різні механізми роботи з подарунковими сертифікатами:

1. «Як з грошима». За цією логікою сертифікат виступає прямим еквівалентом грошей. Продаж такого сертифіката фактично є обміном грошових коштів на паперовий чи пластиковий носій. Операції з такими сертифікатами відображаються у фінансових звітах (баланс за сертифікатами), проте продаж і використання сертифікатів цього типу не потрапляють у товарні звіти.

2. «Як з відкладеною знижкою». У цьому випадку ви продаєте клієнту послугу — знижку на майбутню покупку на вказану суму. При використанні такого сертифіката покупцем, на його поточну реалізацію накладається знижка, що дорівнює номіналу сертифіката (дія, аналогічна підгонці суми). Продаж такого сертифіката відображається в товарних звітах (якщо там враховуються послуги), а його застосування балансується знижкою. Фахівці технічної підтримки настійно рекомендують використовувати саме цей тип сертифіката при роботі з програмним РРО (ПРРО).

3. «Як з товаром». При випуску такого типу сертифікатів програма вимагає вказати центр обліку, куди вони надійдуть. Система автоматично створює прибуткову накладну, яка ставить ці сертифікати на баланс магазину із відповідною ціною продажу. При продажу сертифіката створюється реальна реалізація товару, на яку діють усі поточні акції та накопичувальні знижки клієнта.

 Важливий нюанс: коли клієнт приходить отоварити такий сертифікат і купує товар, його клієнтська знижка діятиме виключно на суму доплати реальними грошима, а сума товарів, оплачених сертифікатом, не піде йому в накопичення для розрахунку майбутніх знижок.

Фіскалізація подарункових сертифікатів через ПРРО

Для того, щоб законно проводити продаж подарункових сертифікатів (зокрема тих, робота з якими ведеться «Як з товаром» або «Як з відкладеною знижкою») через фіскальний реєстратор або ПРРО, необхідно зробити їх фіскальними в системі. Для цього потрібно зайти в пункт меню «Товарознавство» — «Вид товару», знайти автоматично створений системний вид товару «Подарунковий сертифікат» і встановити для нього галочку «Фіскальний».

При оплаті товарів за допомогою подарункових сертифікатів через ПРРО у користувачів часто виникали питання щодо неможливості обрати форму оплати (готівка чи безготівка) для суми, що покривається сертифікатом. 

У версіях Торгсофт (починаючи з 2022.0.48) цю проблему вирішено: тепер при використанні подарункових сертифікатів «як з грошима» або «як з товаром» реалізовано можливість чіткого вибору форми та способу оплати для передоплати (суми використаних сертифікатів) безпосередньо перед відправкою чека до податкової. Однак, щоб уникнути будь-яких ускладнень із фіскалізацією, найкращим рішенням залишається використання сертифікатів «Як з відкладеною знижкою».

Заборона повернення сертифікатів

Особливу увагу підприємцям слід звернути на процедуру повернення, оскільки вона має суворі обмеження для уникнення махінацій в обліку. Сертифікати, робота з якими ведеться «Як з товаром», системно захищені: їх не можна додати в реалізацію через звичайне вікно продажу, і їх суворо заборонено повертати на склад через форму «Документ - Повернення». Аналогічна заборона поширюється і на сертифікати «Як з відкладеною знижкою» — програма блокує можливість їх повернення через вікно «Повернення». Крім того, існує важливе правило для покупця: якщо клієнт повертає до магазину товар, який був частково або повністю оплачений сертифікатом «як з відкладеною знижкою», він безповоротно втрачає суму цього подарункового сертифіката (гроші за знижку не повертаються).

Змінні в шаблоні чека для відображення оплати сертифікатом

Щоб зробити процес розрахунку максимально прозорим для покупця та уникнути питань про те, чому сума внесених грошей у чеку відрізняється від повної вартості товару, інформацію про сертифікат потрібно виводити на друк.

Для цього в системі створено спеціальну змінну «Оплачено подарунковими сертифікатами». Вона доступна як для нефіскальних чеків реалізації, так і для фіскальних чеків програмного РРО. Ця змінна витягує з бази даних та показує точну суму подарункового сертифіката, яка була застосована як оплата під час поточної реалізації. Додавання цієї змінної у ваш шаблон чека (через редактор FastReport) зніме більшість питань клієнтів біля каси.

Законодавчі норми

Подарунковий сертифікат для магазину — це не «просто папірець», а або попередня оплата майбутньої покупки, або право покупця на знижку/оплату частини товару. Тому продаж сертифіката та подальший продаж товару за сертифікатом треба проводити через РРО/ПРРО з коректним чеком. Коли покупець розраховується сертифікатом, чек має бути сформований на повну суму покупки, із зазначенням товарів, ціни, суми та форми оплати; податкова прямо дозволяє уточнювати вид оплати як «подарунковий сертифікат». Якщо товар коштує дорожче за сертифікат, у чеку показують кілька оплат: наприклад, частина — сертифікатом, решта — готівкою або карткою. (zir.tax.gov.ua)

У Торгсофт безпечніше налаштовувати подарункові сертифікати так, щоб логіка програми збігалася з фіскальною логікою: сертифікат має бути заведений як фіскальна позиція/механізм, а при продажу товару чек має показувати реальний товар і спосіб покриття суми сертифікатом. Для роботи з ПРРО у Торгсофт рекомендований варіант «як з відкладеною знижкою»: тоді сертифікат працює як право покупця зменшити суму майбутньої покупки, а не як «неофіційні гроші в касі». У шаблоні чека бажано вивести суму, оплачену подарунковим сертифікатом, щоб покупець бачив, чому до сплати готівкою або карткою менше, ніж повна ціна товарів. Для ФОП на єдиному податку є окремий ризик: Податковий кодекс вимагає розрахунки за товари у грошовій формі, тому модель сертифікатів краще погодити з бухгалтером і не оформлювати її як бартер чи «внутрішню валюту». (zir.tax.gov.ua)