Лояльність на касі: як застосовувати акції, ручні знижки та продавати подарункові сертифікати

Багато підприємців стикаються з втратою прибутку через неконтрольовані знижки, махінації персоналу (наприклад, проведення продажу зі знижкою, яку касир забирає собі готівкою) або продаж товарів у мінус. Крім того, виникає чимало технічних питань під час роботи з касами: касири не розуміють, чому на певний товар не спрацювала автоматична акція, а під час продажу чи отоварення подарункових сертифікатів через програмний РРО (ПРРО) з'являються помилки фіскалізації через неправильно обраний тип сертифіката або конфлікти змішаних оплат. 

Режим лояльності у Торгсофт створений для того, щоб максимально автоматизувати ці процеси, позбавити касира необхідності приймати рішення вручну та захистити маржу власника.

Нижче ми детально розберемо, як касиру працювати з автоматичними акціями, як правильно реалізовувати та гасити подарункові сертифікати, а також як власнику налаштувати залізобетонні обмеження від махінацій.

1. Як працюють автоматичні акції (наприклад, 3=2) та дії касира

Програма Торгсофт дозволяє налаштовувати різноманітні автоматичні акції (наприклад, «Третя річ у подарунок»). Для акції «3=2» в налаштуваннях задається «Кількість різних товарів чека» (або загальна кількість) — наприклад, 3 одиниці, а знижка (100%) застосовується на 1 найдешевший товар або в порядку введення.

Коли покупець приносить товари на касу, касиру достатньо просто відсканувати їх — програма сама розрахує умови. Але що робити касиру, якщо акція не спрацювала? Касир має перевірити наступне:

• Пріоритет знижок. У Торгсофт існує ієрархія знижок. Найвищий пріоритет (рівень 0) за замовчуванням має Товарна знижка, встановлена безпосередньо на товар. Якщо на товар діє товарна знижка, вона може перекрити акційну. Також ручна знижка на документ має найвищий пріоритет і скасовує інші.

• Товар має «нульову» знижку. Іноді на складі випадково або навмисно встановлюють знижку 0% на певний товар. У такому разі акція або дисконтна карта на нього не подіє.

• Округлення «з'їдає» знижку. Якщо у виді товару налаштовано агресивне округлення (наприклад, до 5 грн), воно може візуально скасувати невелику акційну знижку.

• Умови активізації. Можливо, акція налаштована так, що вимагає наявності товару-активізатора з певної товарної групи, якого немає в чеку.

• Ручне втручання. Якщо у продавця є права, він міг випадково змінити відсоток знижки вручну, що порушує алгоритм.

 Рішення для власника: заборонити касирам (роль «Продавець») самостійно змінювати відсоток знижки в реалізації та ціну продажу.

2. Подарункові сертифікати: продаж, погашення та підводні камені

Для роботи з сертифікатами необхідна платна опція «Подарункові сертифікати». Продаж та отоварення сертифікатів здійснюється безпосередньо з вікна «Реалізація».

 Як касиру продати сертифікат? 

Касир натискає кнопку «Продати подарунковий сертифікат» (якщо йому надано такий доступ) та сканує штрих-код сертифіката. Далі обирає покупця та вказує, куди надходять гроші (в касу чи на рахунок), після чого друкується чек.

 Як касиру прийняти сертифікат до оплати? 

Коли клієнт розраховується сертифікатом, касир сканує товари, натискає «Оплатити», і у вікні оплати сканує штрих-код сертифіката у відповідне поле. Сума до оплати автоматично зменшується. Якщо сума покупки менша за номінал сертифіката, решта клієнту не видається. Оплачувати сертифікатами борги за минулі реалізації заборонено програмою.

Різниця між типами сертифікатів та проблеми фіскалізації (ПРРО)

У програмі є три логіки роботи з сертифікатами, і вибір неправильного типу призводить до проблем з податковою звітністю:

1. «Як з грошима». Продаж такого сертифіката — це обмін грошей на папірець. Ця операція не потрапляє у товарні звіти. При отоваренні сертифікат виступає як форма оплати (гроші).  Проблематика: при використанні цього типу разом із ПРРО часто виникають проблеми з вибором правильної форми оплати (передоплата/готівка), що призводить до помилок валідації чеків.

2. «Як з товаром». Сертифікат ставиться на прихід як звичайний товар і продається як товар.  Проблематика: під час його використання клієнтом, програма фіксує це не як оплату, а як додаткову знижку, що дорівнює номіналу. Якщо застосувати такий сертифікат на ПРРО, фіскальний чек може некоректно відобразити тип оплати (наприклад, вказати «Безготівкова / Картка» замість сертифіката), що є грубою помилкою. Перевипустити такий сертифікат неможливо.

3. «Як з відкладеною знижкою» (Найкращий вибір для ПРРО). Ви продаєте клієнту майбутню послугу. У товарних звітах це фіксується. Під час отоварення на касі, сума сертифіката просто віднімається від суми чека як знижка на товар. Це повністю вирішує проблеми з ПРРО, оскільки фіскальний реєстратор просто бачить товар зі знижкою і пробиває ту суму, яку клієнт фактично доплачує живими грошима. Саме цей тип настійно рекомендується використовувати при роботі з фіскальними апаратами.

3. Запобігання продажу нижче собівартості: налаштування та заборони

Головний страх власника — коли через накладання акцій, дисконтних карток або ручних дій касира товар продається дешевше, ніж був закуплений.

Щоб унеможливити це, власник має зробити наступні налаштування:

1. Контроль мінімальної ціни продажу в ролі касира. 

У меню «Налаштування» -> «Користувачі» для продавця необхідно знайти поле «Контроль мінімальної ціни продажу». Доступні варіанти:

• Заборонити продаж нижче собівартості (або Запитати про продаж).

• Продати за собівартістю + мін. товарна націнка.

• Якщо вибрати «Запитати про продаж нижче собівартості», програма заблокує продаж і видасть попередження із зазначенням собівартості.

2. Обмеження максимальної знижки на вид товару. 

Для низькомаржинальних товарів (наприклад, підгузки чи акційні позиції) власник може встановити «Максимальну знижку (%)» безпосередньо у картці Виду товару. Якщо там вказати, наприклад, 0%, то жодна дисконтна картка VIP-клієнта не зможе змусити програму зробити знижку на цей товар на касі.

3. Заборона ручних змін.

Обов'язково зніміть галочки для ролі «Продавець»:

• «Дозволено змінювати ціну продажу в реалізації».

• «Дозволено змінювати відсоток знижки при замовленні товару».

• «Заборонити продавцеві вводити номер дисконтної картки з клавіатури» (щоб касир не вводив номер картки своїх знайомих по пам'яті, а змушений був сканувати фізичний пластик).

Використовуючи правильний тип подарункових сертифікатів («Як з відкладеною знижкою»), обмежуючи права касира на зміну цін і довіряючи розрахунки вбудованим пріоритетам акцій Торгсофт, ви забезпечите швидке обслуговування на касі без ризику податкових штрафів та фінансових втрат.