Автоматичне SMS-інформування клієнтів про статус ремонту

У повсякденній роботі сервісних центрів та майстерень клієнти часто телефонують, щоб дізнатися статус свого замовлення, що відволікає персонал від виконання прямих обов'язків. 

Режим обліку ремонту в Торгсофт створений для комплексної фіксації кожної заявки від прийому до видачі, включаючи етапи роботи, списані матеріали та оплати. 

Для автоматизації зв'язку з замовником у підприємців зазвичай виникають такі питання: 

Нижче наведено детальний сценарій, який вирішує ці завдання.

Підготовка до роботи та необхідні опції 

Щоб реалізувати сценарій автоматичного сповіщення, у вашій програмі Торгсофт мають бути активовані дві додаткові опції: «Ремонт та гарантійне обслуговування» та «Масові розсилки клієнтам». Також необхідно мати налаштований акаунт у сервісі розсилок (наприклад, TurboSMS) для передачі повідомлень. Під час вибору каналу сповіщення варто враховувати, що відправка повідомлення на Viber зазвичай коштує дорожче, ніж класичне SMS-повідомлення.

Налаштування шаблонів та змінних 

Замість того щоб щоразу писати текст вручну, адміністратор сервісу одноразово створює шаблони повідомлень. 

Для автоматизації сповіщень із модуля ремонту слід обрати тип розсилки «За ремонтом». Програма дозволяє використовувати в тексті спеціальні змінні, які будуть автоматично заповнюватися реальними даними з конкретної заявки: <Номер ремонту>, <Сума ремонту>, <Коментар стану товару ремонту> та <Стан товару ремонту>. Завдяки цьому клієнт отримає персоналізоване повідомлення, наприклад: "Ваше замовлення №123 змінило статус на: Готово. Сума до оплати: 500 грн". Всі змінні, включаючи назви статусів, коректно підтягуються та перекладаються відповідно до обраної мови інтерфейсу Торгсофт.

Робота з транзакційними повідомленнями та дублювання в SMS 

Якщо ви плануєте надсилати транзакційні (сервісні) повідомлення через Viber, текст вашого шаблону має бути попередньо зареєстрований і затверджений у сервісі TurboSMS. 

Оскільки бувають випадки, коли у клієнта немає акаунта Viber, телефон вимкнений або відсутній інтернет, Торгсофт дозволяє налаштувати гібридну відправку. Для цього в налаштуваннях шаблону Viber активується перемикач «Довідправлення через SMS». Після цього з'являється поле для введення альтернативного тексту, і якщо Viber-повідомлення отримає статус «Помилка» або «Не доставлено», програма автоматично надішле клієнту SMS.

Процес сповіщення максимально спрощений для персоналу і гармонійно вбудований у їхній звичний алгоритм дій.

1. Працюючи в режимі «Документ» — «Ремонт», працівник фіксує перехід заявки на новий етап (наприклад, з «В ремонті» на «Готово») шляхом додавання нового «Стану товару ремонту».

2. Безпосередньо у вікні створення стану знаходиться перемикач «Відправити повідомлення клієнту». Працівник встановлює цю галочку.

3. Одразу після збереження нового стану відкривається вікно «Надіслати повідомлення клієнту», де достатньо вибрати заздалегідь підготовлений шаблон зі списку та натиснути кнопку відправки.

Для зручного контролю підприємцю чи адміністратору не потрібно шукати інформацію в загальному меню маркетингу. Уся історія комунікації з точним часом контакту автоматично пов'язується з конкретною заявкою. Переглянути її можна прямо у вікні «Ремонт» на спеціальній вкладці «Контакти», яка розташована поруч із вкладкою стану товару. У цій таблиці передбачена колонка «Статус відправки», де після натискання кнопки оновлення статусів відображається кінцевий результат (наприклад, доставлено, не доставлено або відхилено). Це дає майстру миттєве розуміння, чи отримав замовник інформацію про готовність своєї техніки, і чи потрібно йому додатково зателефонувати.