Робота з боржниками: автоматичні нагадування, блокування відвантажень та списання безнадійних боргів

У роздрібній та гуртовій торгівлі продаж товарів із відстрочкою платежу (у борг) — це звичайна торговельна подія, що допомагає залучати B2B-клієнтів, утримувати постійних покупців та стимулювати обсяги продажів. Проте відсутність суворого обліку дебіторської заборгованості призводить до касових розривів, заморожування обігових коштів та ризику виникнення безнадійних боргів.

Виникає низка практичних питань:

• «Як дозволити конкретному покупцеві купувати товар у борг і встановити для нього граничний ліміт заборгованості?»

• «Чому програма блокує проведення продажу боржнику та як налаштувати автоматичну заборону відвантажень при перевищенні ліміту?»

• «Як налаштувати автоматичну відправку SMS або Viber-повідомлень із нагадуванням про дату та суму чергового платежу?»

• «Де переглянути повну картку взаєморозрахунків та сформувати акт звірки за будь-який період?»

• «Як правильно анулювати безнадійний борг, якщо клієнт не може його сплатити, і чому програма не дає видалити картку боржника?»

Розглянемо покроково, як влаштована система роботи з боржниками в програмі Торгсофт, які налаштування необхідно виконати керівникові та як автоматизувати контроль повернення коштів.

У програмі Торгсофт покупці, яким дозволено брати товар без миттєвої оплати або з частковою передплатою, називаються VIP-клієнтами.

Доступність функціоналу в ліцензіях

• Торгсофт-Старт: режим продажу в борг відсутній.

• Торгсофт-Ультра та Термінальна: функціонал роботи з VIP-клієнтами, кредитними лімітами та розшифровкою заборгованості включено в базовий обсяг можливостей.

Три режими обліку заборгованості VIP-клієнтів

Залежно від специфіки торгівлі в налаштуваннях системи (Налаштування → Параметри → VIP-клієнти) можна обрати один із трьох режимів обліку:

1. Вести товарно-грошовий баланс : програма підсумовує загальний грошовий борг покупця без деталізації за конкретними товарними позиціями.

2. Пов'язувати оплати з реалізацією: борг прив'язується до конкретних документів відвантаження (накладних).

3. Часткова оплата з розшифровкою по товару: програма відстежує, які саме конкретні товари з накладної були оплачені, а які залишаються у боргу. Це важливо для магазинів із дорогим асортиментом або гарантійним обліком.

Щоб уникнути накопичення неконтрольованих боргів, у програмі передбачено механізм обмеження кредитного ліміту.

Покрокове налаштування ліміту заборгованості

1. Перейдіть у меню Маркетинг → Клієнти (або Налаштування → Контрагент).

2. Оберіть потрібного покупця та відкрийте його картку на редагування.

3. Встановіть прапорець «VIP-клієнт».

4. На вкладці Додатково у полі «Макс. сума боргу (VIP)» вкажіть граничну суму заборгованості в гривні (наприклад, 5000).

5. Збережіть зміни та перезапустіть програму для застосування оновлених параметрів.

Як працює автоматичне блокування продажу

Коли касир або менеджер додає VIP-клієнта у формі Реалізація (F6) та намагається провести товар у борг, програма автоматично розраховує поточну заборгованість покупця.

• Якщо поточний борг + вартість нової покупки перевищує значення «Макс. сума боргу (VIP)», програма блокує операцію та виводить застережливе повідомлення.

• Проведення продажу в борг стає неможливим, поки клієнт не внесе суму, достатню для повернення боргу у дозволені межі.

Зрозуміла подія в торгівлі: покупець приходить по нову партію товару на суму 2 000 грн. Його поточний борг за минулий тиждень становить 4 000 грн, а встановлений максимальний ліміт — 5 000 грн. Загальна сума (6 000 грн) перевищує ліміт. Касир не зможе провести чек у борг, поки покупець не погасить щонайменше 1 000 грн старого боргу.

Додатково в картці клієнта можна встановити ознаку «Блок». Якщо цей прапорець увімкнено, проведення продажів на цього контрагента обмежується.

Перевірка боргу на касі

У вікні Реалізація після вибору клієнта на панелі інформації доступне поле «Борг». Для отримання актуального балансу касиру достатньо натиснути кнопку «Розрахувати».

Прийняття оплати боргу від покупця

Погашення заборгованості клієнтом може відбуватися двома шляхами:

1. Безпосередньо у вікні «Реалізація»: натиснувши кнопку «Оплатити» (або Внести гроші в касу), касир обирає дію прийняття коштів від клієнта. Сума боргу підставляється автоматично, після чого її можна оплатити повністю або частково.

2. Через касовий ордер або банківську виписку: внесення коштів через Оплата → Фінансовий документ (прибутковий касовий ордер або надходження на розрахунковий рахунок).

Акт звірки та форма «Баланс з партнерами»

Для детального аналізу взаєморозрахунків використовується форма «Баланс з партнерами» (Оплата → Баланс з партнерами).

• Картка взаєморозрахунків (Акт звірки): відображає хронологічний перелік усіх складських документів (видаткові накладні, повернення) та фінансових операцій (оплати, аванси) із розрахунком вхідного та вихідного сальдо за обраний період.

• Фільтрація за валютами та центрами обліку: якщо торгівля ведеться у кількох валютах або на різних торгових точках, баланс розраховується окремо за кожною валютою та центром обліку.

• Початкові борги: під час внесення нового контрагента в систему на вкладці Початкові борги можна зафіксувати історичний борг (Я винен або Мені винні) на момент запуску обліку в Торгсофт.

Для систематичної роботи з боржниками без залучення ручної праці менеджерів використовується додаткова опція «Масові розсилки клієнтам».

Налаштування сервісу відправки

1. У меню Маркетинг → Масова розсилка → вкладка SMS та Viber сервіси додається обліковий запис SMS-провайдера (наприклад, TurboSMS, BSG тощо) із зазначенням логіну та API-ключа.

2. Відправка здійснюється через сервіс, а вартість повідомлень списується з особистого кабінету користувача у відповідного шлюзу за його тарифами.

Створення шаблону нагадування

У меню Маркетинг → Масова розсилка → Налаштування шаблонів створюється шаблон повідомлення. У текст додаються динамічні змінні:

Автоматичний розрахунок та розсилка за розкладом

• За допомогою режиму Налаштування → Завдання за розкладом можна встановити автоматичне формування та відправку нагадувань покупцям, чий термін оплати заборгованості закінчується або вже прострочений.

• Для внутрішнього контролю працівників використовується модуль «Нагадування»: під час запуску програми на початку робочого дня у менеджера з'являється спливаюче вікно з переліком невиконаних завдань (наприклад, «передзвонити клієнту щодо оплати рахунку»).

Як правильно списати безнадійний борг

Якщо заборгованість неможливо стягнути (наприклад, контрагент припинив діяльність), борг необхідно закрити в системі так, щоб це не спотворило фінансову аналітику та розрахунок реального прибутку.

Для цього в системі використовується спеціальна функція «Анулювати борг»:

• Що робить програма: створюється балансова оплата від клієнта особистими грошима та одночасно не балансова витрата за накладною.

• Результат для обліку: борг контрагента обнуляється, але розрахована товарна прибутковість за накладною та фактичний залишок готівки в касі залишаються коректними.

Також коригування балансу може проводитися шляхом оформлення фінансового документа за відповідною статтею фінансового аналізу (наприклад, «Списання безнадійної заборгованості»).

Чому програма не дозволяє видалити картку клієнта?

Підприємці часто звертаються до підтримки із запитанням: «Клієнт не купує з 2021 року, при спробі видалити картку виникає повідомлення про борг. Де подивитися цей борг і як його закрити?».

Пояснення та алгоритм дій:

1. Торгсофт захищає цілісність бази даних і не дозволяє видаляти контрагентів, за якими зафіксовано товарні або фінансові операції.

2. Щоб знайти заборгованість, необхідно відкрити Оплата → Баланс з партнерами, обрати клієнта та натиснути Картка взаєморозрахунків.

3. Якщо на рахунку є залишок (наприклад, лічені копійки або незакрита накладна), необхідно виконати процедуру анулювання боргу або внести коректувальну фінансову операцію.

4. Після обнулення балансу картка покупця може бути переведена в неактивний стан або видалена, якщо за нею відсутній рух товарів у відкритих періодах.

Резюме для керівника

Налаштування режиму роботи з боржниками в Торгсофт дозволяє побудувати прозору систему контролю дебіторської заборгованості:

1. Встановлення «Макс. суми боргу (VIP)» гарантує, що касир або менеджер не відвантажить товар покупцеві, який перевищив кредитний ліміт.

2. Модуль масової розсилки автоматизує нагадування про платежі через Viber та SMS, зменшуючи відсоток прострочень.

3. Форма «Баланс з партнерами» надає повний акт звірки для усунення будь-яких розбіжностей у розрахунках.

4. Інструмент «Анулювати борг» дозволяє списувати безнадійні заборгованості без шкоди для розрахунку прибутку компанії.