VIP-клієнти: чому не сходиться борг та як знайти розбіжності

Інструкція з діагностики ситуацій, коли загальний баланс VIP-клієнта не збігається зі списком неоплачених реалізацій, або коли оплати «губляться» у взаєморозрахунках.

Коли борг VIP-клієнта не збігається з неоплаченими реалізаціями

• Сума в «Балансі з партнерами» відрізняється від «Неоплачених реалізацій VIP».

• Клієнт повернув товар, але борг не списався.

• Є від’ємний борг (аванс), але програма не пропонує його використати.

Які ознаки вказують на помилки у взаєморозрахунках VIP

• debt-mismatch — загальний борг є, а список товарів до оплати порожній.

• payment-lost — гроші прийняті, але реалізація «висить» неоплаченою.

• return-error — після повернення товару баланс став некоректним.

• negative-balance — від’ємний борг без зрозумілої причини.

Як швидко перевірити, куди зникла оплата

Якщо борг «висить», але клієнт точно платив — відкрийте «Картку взаєморозрахунків» за весь період.

У 80% випадків:

• оплату провели фінансовим документом без прив’язки до реалізації;

• або був видалений фінансовий документ після повернення товару.

Діагностика та рішення

A. Некоректний режим обліку VIP (найчастіше)

Ознака:
Ви намагаєтесь звірити борг по реалізаціях, але в налаштуваннях стоїть режим «Товарно-грошовий баланс».

Де перевірити:
Налаштування → Параметри → VIP-клієнти

Рішення: для детального контролю має бути режим «Часткова оплата з розшифровкою по товару».

B. Повернення товару без фінансового повернення

Ознака:
Товар повернули на склад, але баланс клієнта не змінився або змінився неправильно.

Перевірка:

1. Оплата → Баланс з партнерами

2. Картка взаєморозрахунків → період за весь час

3. Чи є фінансовий документ (видатковий ордер) на момент повернення

Рішення: якщо фінансового документа немає — баланс залишився некоректним. Повернення товару і повернення грошей — два окремі документи.

C. Оплата без прив’язки до реалізації

Ознака:
Оплату внесли через Фінансовий документ (прибутковий ордер), а не через кнопку «Оплатити» в реалізації.

Наслідок:
У режимах з прив’язкою:

• загальний баланс зменшується;

• конкретні товари залишаються «несплаченими».

Як виправити: скасувати ордер і провести оплату через:

• Реалізацію, або

• Неоплачені реалізації VIP.

Як перевірити, що борг відновлено правильно

1. Баланс з партнерами — сума 0 або реальний борг.

2. Неоплачені реалізації VIP — список відповідає балансу.

3. При виборі клієнта на касі — показується коректний борг.

Як уникнути розбіжностей у VIP-боргах надалі

• Гасити борги тільки через кнопку «Оплатити» в реалізації, якщо встановлений режим Розшифровка баланса з партнером. 

• При поверненнях контролюйте створення фінансового документа.

• Не змінюйте режим VIP-обліку на «інший» базі з боргами.

Як проводити взаєморозрахунки з VIP-клієнтами у Торгсофт?

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва