Гайд для касира: проведення продажу, вибір ПРРО, змішані оплати та уникнення помилок

Цей покроковий гайд допоможе вам правильно проводити реалізацію товару в програмі Торгсофт, уникати плутанини з касами та типами оплат, а також швидко реагувати на нештатні ситуації з терміналом чи ПРРО.

Етап 1. Формування чека та вибір ФОП / ПРРО

1. Відкрийте форму реалізації: зайдіть у пункт меню «Документ» — «Реалізація».

2. Ідентифікуйте клієнта: якщо у клієнта є дисконтна картка, відскануйте її штрих-код у поле «ШК/Арт» або знайдіть клієнта вручну через кнопку «Вибір клієнта».

3. Додайте товар: відскануйте штрих-код товару або виберіть його зі складу.

4. Перевірте тип чека (колір квадратика): зверніть увагу на квадратик у лівому верхньому куті форми «Оплата».

•    Зелений квадрат: фіскальні товари підуть на ПРРО (фіскальний чек), нефіскальні — на звичайний принтер.

•    Червоний квадрат: усі товари будуть продані як нефіскальні (звичайний товарний чек). Змінити колір можна кліком мишки або комбінацією CTRL+F12.

5. Вибір ФОП (якщо у вас кілька підприємців на одній касі): перед оплатою обов'язково перевірте, яке підприємство обрано. Якщо в чек додано товари різних підприємств, програма автоматично розділить реалізацію на кілька чеків (на кожного ФОПа окремо) при натисканні кнопки оплати. Якщо ви оплачуєте безготівково, програма запропонує вибрати розрахунковий рахунок (р/р) для кожного ФОПа окремо.

Етап 2. Оплата (Готівка, Картка, Змішана)

Натисніть кнопку Оплатити (F6). З'явиться вікно оплати.

• Сценарій А. Готівка. Введіть суму, яку дав клієнт, у поле «Отримано». Програма автоматично розрахує решту. Натисніть «Оплатити».

• Сценарій Б. Банківська картка. Поставте галочку «Безготівковий розрахунок». Виберіть правильний розрахунковий рахунок потрібного ФОПа. Переконайтеся, що стоїть галочка «Використовувати зв'язок з банківським терміналом» (якщо термінал підключено до програми), і натисніть «Оплатити». Запит автоматично піде на термінал.

Сценарій В. Змішана оплата (Картка + Готівка). Якщо клієнт хоче частину оплатити карткою, а частину готівкою, виберіть безготівковий розрахунок для суми, яка йде з картки, а залишок вкажіть як готівку.  Важливо: при змішаному типі оплати решта на картку в фіскальному чеку відображатися не буде.

Етап 3. Типові помилки касира при оплаті та їх виправлення

• Помилка 1. Картка пройшла як готівка. Ви забули поставити галочку «Безготівковий розрахунок» і чек закрився як готівковий.

• Рішення: необхідно сторнувати (скасувати) цей фіскальний чек, видалити оплату по ньому та провести реалізацію наново, вказавши правильний (безготівковий) тип оплати.

• Помилка 2. Продаж пішов не на того ФОПа. Якщо на касі працюють два ФОПи, і безготівкова оплата пройшла на терміналі ФОП 1, а фіскальний чек надрукувався від ФОП 2.

• Рішення: це стається, коли касир перемкнувся на інше підприємство, але забув змінити розрахунковий рахунок за замовчуванням. Завжди уважно дивіться на обраний р/р при безготівковій оплаті.

• Помилка 3. Програма не дає вибрати готівку, все йде на безготівку.

• Рішення: ви (або інший касир) випадково увімкнули налаштування «Автоматична оплата на розрахунковий рахунок» у меню «Додатково» на формі реалізації. Просто зніміть цю галочку.

Етап 4. Апаратні збої (Термінал та ПРРО)

• Збій 1. Гроші з картки списало, термінал видав чек, а програма Торгсофт «зависла» або видала помилку тайм-ауту.

• Причина: програма не отримала відповідь від термінала через збій мережі або затримку.

• Рішення: ні в якому разі не скасовуйте реалізацію! Зніміть галочку «Використовувати зв'язок з банківським терміналом» у вікні оплати (щоб програма знову не послала запит на списання грошей) та проведіть оплату безготівково вручну. Тоді Торгсофт закриє реалізацію і видрукує фіскальний чек.

• Збій 2. Помилка ПРРО «ShiftAlreadyOpened» (Зміна відкрита іншою особою).

• Причина: ви намагаєтеся відкрити зміну своїм ключем касира, але попередній касир (або ключ ФОПа) не закрив свою зміну на цій касі.

• Рішення: зайти під ключем старшого касира (який має право закривати чужі зміни) і зробити Z-звіт, або попросити попереднього співробітника закрити зміну.

• Збій 3. Помилка «DocumentValidationError» (Сума по рядках не дорівнює загальній сумі).

• Причина: найчастіше виникає через проблеми з округленням, коли в одному чеку пробивається фіскальний і нефіскальний товар, або при оплаті бонусами.

• Рішення: зробіть весь товар у чеку фіскальним або розділіть покупку на два окремі чеки (один фіскальний, інший ні).

• Збій 4. Зник інтернет.

• Рішення: якщо при реєстрації ПРРО ви не відключали опцію підтримки офлайн-режиму, ПРРО автоматично перейде в офлайн. Фіскальні номери чеків міститимуть номер офлайн-сесії. Продовжуйте працювати. Коли інтернет з'явиться, програма сама відправить пакети чеків до ДПС.

Етап 5. Правильне закриття чека

1. Після натискання кнопки «Оплатити» дочекайтеся звукового сигналу термінала (якщо оплата карткою).

2. Не висмикуйте кабель і не закривайте програму до появи фіскального чека з принтера.

3. Якщо налаштовано інтеграцію, сліп-чек термінала (реквізити банківської транзакції) автоматично надрукується всередині самого фіскального чека ПРРО.

4. Перевірте, чи вийшов чек, віддайте його покупцеві разом із товаром. Якщо клієнт просить, ви можете надіслати електронну версію чека йому на SMS, Viber або Email (якщо ця опція підключена).