Звіт по касі за день не збігається з ПРРО: як знайти причину розбіжності

Якщо сума у «Звіті по касі за день» відрізняється від даних ПРРО, спочатку потрібно знайти конкретну операцію, яка є в одному обліку й відсутня або відрізняється в іншому.

Не варто одразу створювати новий продаж, повернення чи фінансовий документ для вирівнювання суми. Спочатку перевірте, що фактично записано в Торгсофт і що зареєстровано через  ПРРО.

Спочатку перевірте, чи порівнюєте однакові дані

У Торгсофт є кілька звітів, пов’язаних із касою, і вони показують різні дані.

Звіт → Звіт по касі за день формується для вибраної дати та каси. У ньому видно залишок грошей на початок дня, проведені продажі, повернення та пов’язані з ними суми. Окремо може відображатися «Бухгалтерська виручка» — гроші, отримані в цю касу з іншої каси через функцію здачі виручки.

Звіт → Узагальнений звіт за день — інший звіт. Він призначений для перегляду узагальненого руху грошей за різними фінансовими операціями та містить інформацію про відкриття і закриття касового дня.

Z-звіт  ПРРО стосується фіскальної зміни конкретного  ПРРО. Формування Z-звіту закриває цю зміну.

Тому загальні підсумки не треба порівнювати механічно. Спочатку звірте:

• той самий центр обліку;

• ту саму касу;

• потрібне підприємство;

• конкретний  ПРРО;

• однаковий період;

• окремо продажі та повернення;

• окремо готівкові й безготівкові розрахунки.

Якщо через одну торгову точку працюють кілька підприємств або кілька  ПРРО, звіряйте кожен  ПРРО окремо.

Крок 1. Визначте, у який бік відрізняється сума

Сформуйте Звіт → Звіт по касі за день за потрібну дату і касу. Потім відкрийте дані відповідного  ПРРО.

Зафіксуйте не лише розмір різниці, а й напрямок:

Наприклад, якщо в Торгсофт за день 18 500 грн, а за відповідними фіскальними операціями 18 120 грн, різниця 380 грн дає першу підказку: шукайте продаж або повернення приблизно на цю суму.

Але якщо такої операції немає, переходьте до порівняння чеків за часом.

Крок 2. Відкрийте «Аналітику за програмним РРО»

Перейдіть до Налаштування → Програмний РРО → Аналітика за програмним РРО. Встановіть потрібний період і виберіть відповідний  ПРРО.

Для кожного фіскального документа Торгсофт дозволяє побачити:

• дату й час;

• тип документа;

• пов’язаний документ Торгсофт;

• фіскальний номер;

• центр обліку;

• касира;

• підсумкову суму;

• чи створено чек онлайн або офлайн;

• чи був він відправлений і зареєстрований на сервері ДПС.

Тепер зіставляйте операції зі «Звітом по касі за день».

Найзручніше порівнювати час, суму і пов’язаний документ. Так можна знайти конкретний чек, після якого дані почали відрізнятися.

Якщо чек є в  ПРРО, але продажу немає в Торгсофт

Такий сценарій справді трапляється. У реальному зверненні техпідтримки був зафіксований випадок: «Чек пройшов через  ПРРО, але не пройшов по Торгсофт». Спеціаліст перевірив ситуацію та допоміг провести відповідний продаж у Торгсофт без проведення фіскального чека. 

Якщо ви бачите такий випадок, головне — спочатку переконатися, що фіскальний чек уже зареєстрований. Якщо в «Аналітиці за програмним РРО» є фіскальний номер і чек зареєстрований у ДПС, не потрібно повторно надсилати той самий продаж на фіскалізацію.

Треба встановити, чого саме бракує в Торгсофт: реалізації, оплати, локального фіскального документа або зв’язку між ними.

Якщо продаж є в Торгсофт, але фіскального чека немає

Перевірте цей продаж у «Аналітиці за програмним РРО». Якщо відповідного зареєстрованого чека немає, подивіться, чи не було повідомлення про помилку під час продажу.

Причина може бути пов’язана з налаштуваннями самого товару. Наприклад, в одному зі звернень фіскальний чек не був зареєстрований через ПРРО через некоректне налаштування акцизу для виду товару: для товарної групи було встановлено ознаку «Акциз» зі ставкою 0 %. Після перевірки фахівець техпідтримки рекомендував указати правильну ставку акцизу або прибрати ознаку «Акциз», якщо вона не повинна застосовуватися до цієї товарної групи.

Також перевірте налаштовані способи оплати. Наприклад, якщо в налаштуваннях ПРРО видалити тип оплати «Готівка», чек відкриття зміни може передатися до ДПС, але не зареєструватися локально в Торгсофт. У такій ситуації потрібно завантажити відсутній документ із сервера ДПС та відновити коректний стан ПРРО.

Тому при розбіжності важливо перевіряти не лише суму, а й налаштування товару та способу оплати проблемного чека. 

 Рекомендація. Не видаляйте способи оплати з налаштувань ПРРО, оскільки це може призвести до помилок під час реєстрації чеків.

Якщо чек є і в Торгсофт, і на сервері ДПС, але суми різні

Наприклад, один і той самий фіскальний чек може бути зареєстрований і в Торгсофт, і на сервері ДПС, але при цьому мати різні суми. У такій ситуації потрібно порівняти конкретні фіскальні документи — їхні суми, номери та пов’язані операції. Це допоможе визначити джерело загальної розбіжності в Z-звіті.

Причиною також може бути технічна помилка під час проведення продажу, через яку в базі Торгсофт зберігається сума, що відрізняється від зареєстрованої на сервері ДПС.

Якщо один і той самий документ у Торгсофт і ДПС має різні суми, рекомендуємо не виправляти дані самостійно, а передати такий випадок на перевірку технічній підтримці.

Перевірте чернетки реалізацій

Якщо продаж перервався через вимкнення світла, комп’ютера або інший аварійний випадок, реалізація може потрапити до Файл → Чернетки реалізацій. За іншого налаштування обліку незавершена реалізація може потрапити до неоплачених реалізацій.

Але сама наявність реалізації в чернетках не показує, чи встиг фіскальний чек зареєструватися в ДПС.

Тому порядок такий:

1. знайдіть чернетку;

2. перевірте її суму й час;

3. відкрийте «Аналітику за програмним РРО»;

4. з’ясуйте, чи є для цієї операції зареєстрований фіскальний чек;

5. тільки після цього вирішуйте, як відновлювати реалізацію.

Це важливо, щоб випадково не фіскалізувати одну покупку двічі.

Якщо в ДПС чек є, а в локальній аналітиці його немає

У Торгсофт є системна дія «Завантаження чеків із сервера». Вона призначена для отримання чеків, які є на сервері ДПС, але відсутні в локальній базі Торгсофт. Якщо відповідний документ Торгсофт існує, програма може зв’язати з ним завантажений чек.

Якщо проблема тільки в оплатах карткою

Тоді до звірки додається ще одне джерело — банківський POS-термінал. Не потрібно змішувати цю ситуацію із загальною розбіжністю каси та ПРРО. Для карткових платежів потрібно окремо звіряти дані за ланцюжком: банк → Торгсофт → ПРРО.

Для цього сценарію є окрема стаття «Не збігаються суми POS-термінала і ПРРО: як знайти розбіжність за день».

Якщо дата операції неправильна

Перевірте дату і час підозрілого документа. Через неправильну системну дату Windows, продажі можуть записати не тою датою, або навіть не тим роком. Через це документи не передаються очікуваною датою. 

Якщо бачите документ із майбутньою, дуже старою або просто неправильною датою, це вже окремий сценарій. На сайті для нього є матеріал «Касовий день закритий або створений майбутньою датою: як виправити».

Що не варто робити для «вирівнювання» звітів

Розбіжність — це симптом. Спочатку треба знайти документ, який її створив.

Тому не варто:

• створювати продаж поточним днем тільки на суму розбіжності;

• робити повернення без реального повернення товару або грошей;

• повторно фіскалізувати продаж, якщо чек уже зареєстрований у ДПС;

• видаляти офлайн-сесії або фіскальні документи самостійно;

• змінювати старі касові документи до того, як знайдено конкретну помилкову операцію.

Інакше одна розбіжність може перетворитися на дві.

Що підготувати для техпідтримки

Якщо самостійно знайти проблемну операцію не вдалося, Ви можете передати  спеціалісту конкретні дані:

• дату розбіжності;

• центр обліку та касу;

• підприємство;

• фіскальний номер  ПРРО;

• суму у «Звіті по касі за день»;

• відповідну суму за  ПРРО;

• точний розмір різниці;

• готівка це чи безготівка;

• приблизний час і суму підозрілого продажу;

• номер реалізації в Торгсофт, якщо його вдалося знайти;

• локальний та фіскальний номер чека з «Аналітики за програмним РРО»;

• текст помилки, якщо вона з’являлася під час продажу;

• для карткової оплати — виписку POS-термінала з часом окремих транзакцій.

Техпідтримка тоді перевіряє вже конкретний ланцюжок реалізація → оплата → фіскальний документ → реєстрація на сервері ДПС, а не шукає причину лише за різницею двох підсумкових сум.