Не збігаються суми POS-термінала і ПРРО: як знайти розбіжність за день

Наприкінці дня сума оплат карткою на банківському POS-терміналі може не збігтися із сумою безготівкових розрахунків у ПРРО. У такій ситуації спочатку потрібно знайти конкретну операцію, через яку виникла різниця.

Для перевірки треба зіставити три джерела даних: операції банківського термінала, фіскальні чеки ПРРО та продажі й оплати в Торгсофт. Кожна система фіксує свою частину операції. POS-термінал підтверджує рух грошей через банк, ПРРО — фіскальний чек, Торгсофт — продаж і його оплату в обліку.

Якщо POS-термінал підключений до Торгсофт, програма передає на нього суму оплати та отримує результат операції. Це прибирає повторне введення суми касиром, але навіть у такій схемі після технічного збою або незавершеної операції дані в трьох системах можуть відрізнятися.

Спочатку визначте розмір розбіжності

Візьміть звіт банківського термінала за потрібний день і порівняйте підсумок карткових оплат із даними ПРРО. Потім у Торгсофт відкрийте Звіт → Звіт по касі за день, виберіть ту саму дату і потрібну касу. Цей звіт показує гроші, отримані по касі за вибраний день. Саме такий шлях до звіту вказаний у довідці Торгсофт.

На цьому етапі важливо лише встановити різницю. Наприклад:

Сама різниця ще не показує причину. Вона дає суму, за якою простіше знайти проблемну операцію.

Отримайте перелік операцій POS-термінала

Для нормальної звірки одного підсумкового Z-звіту термінала недостатньо. Потрібен перелік карткових операцій за день із сумою та часом кожної транзакції.

Це підтверджує практика техпідтримки Торгсофт. У реальному зверненні, де сума безготівки в Z-звіті ПРРО не збігалася із Z-звітом банківського термінала, спеціаліст після первинної перевірки попросив клієнта отримати виписку за операціями термінала в розрізі кожної транзакції із зазначенням часу.

Така виписка дозволяє перевіряти вже конкретні операції: наприклад, чи є платіж на 850 грн о 16:42 одночасно в банку, ПРРО і Торгсофт.

Перевірте чеки в аналітиці ПРРО

У Торгсофт відкрийте Налаштування → Програмний РРО → Аналітика за програмним РРО. Для потрібного ПРРО встановіть період і перевірте фіскальні документи за день. В аналітиці можна побачити дату й час чека, його тип, підсумкову суму, фіскальний номер, касира, центр обліку, пов’язаний документ Торгсофт, а також статус відправлення на сервер ДПС.

Тепер зіставляйте транзакції за часом і сумою. Для кожної карткової операції з банківської виписки знайдіть відповідний фіскальний чек.

Саме на цьому етапі зазвичай стає зрозуміло, в якому з трьох контурів з’явилася відмінність.

Також швидко з’ясувати яка реалізація пройшла через ПРРО, а яка ні, можна в Аналіз - Аналіз продаж фіскального товару де є фільтри за формою оплати та фіскальністю чека. Можна обрати безготівкову форму, та переглянути операції з типом “товарний чек” або “без чека”, щоб знати яка це була реалізація та перепровести її фіскально.

Які ситуації реально трапляються

Одна з них — зайвий фіскальний чек. У зверненні до техпідтримки Торгсофт було зафіксовано випадок, коли через мобільний застосунок продаж на 55 грн двічі пройшов через ПРРО. Через банківський термінал оплата була лише одна, і в Торгсофт фактично існував один продаж. Тому підсумок ПРРО відрізнявся від двох інших джерел.

Можлива й протилежна ситуація: фіскальний чек зареєстрований, а операція в Торгсофт не завершилася. Таке звернення також є в історії техпідтримки: «Чек пройшов через ПРРО, але не пройшов по Торгсофт». Після діагностики спеціаліст допоміг провести продаж у Торгсофт та розібрати пов’язану розбіжність.

Ще один сценарій виникає, коли банківська транзакція пройшла, а Торгсофт не отримав або не зафіксував її результат. Довідка Торгсофт прямо описує таку ситуацію для окремих протоколів банківських терміналів. Для них передбачена операція скасування поточної банківської транзакції до закриття дня. Конкретні можливості залежать від банку, моделі термінала та протоколу підключення.

Якщо термінал працює окремо від Торгсофт і касир вводить суму вручну, варто також перевірити саму суму транзакції. Помилка в одній цифрі створює розбіжність між банківською операцією та продажем у програмі. При інтегрованому підключенні Торгсофт передає суму на термінал автоматично.

Однією з причин розбіжностей у звітах коли клієнти тільки розпочинають працювати з ПРРО є відсутність ознаки “Фіскальний” у виді товару. Варто пам’ятати що без цього параметру навіть безготівкові операції з підключеним ПРРО ніколи не пройдуть фіскально.

Якщо на одній касі працюють кілька ФОП

У такій схемі додатково перевірте, до якого підприємства належать розрахунковий рахунок і ПРРО.

У Торгсофт при формуванні фіскального чека враховується підприємство документа. Якщо оплата проведена на розрахунковий рахунок, для якого окремо зазначене підприємство, програма використовує саме підприємство цього розрахункового рахунку. Тому неправильний зв’язок між рахунком, підприємством і ПРРО може спрямувати фіскальну операцію не туди, куди очікував касир.

У цьому випадку звірку треба робити окремо за кожним підприємством і його ПРРО.

Що робити, коли проблемну операцію знайдено

Спосіб виправлення залежить від того, що фактично вже відбулося: чи списав банк гроші, чи зареєструвала ДПС фіскальний чек, чи створився продаж і фінансовий документ у Торгсофт.

Тому не варто повторно проводити картку лише для того, щоб суми збіглися. Так само не слід створювати довільний продаж або повернення наступним днем для компенсації старої різниці.

Спочатку збережіть банківський документ про транзакцію і перевірте фіскальний номер чека в аналітиці ПРРО. Якщо банківська операція відбулася, повторне списання з картки покупця вже не потрібне. Якщо ПРРО вже зареєстрував чек, повторна фіскалізація також може створити нову розбіжність.

Для окремих протоколів банківських терміналів Торгсофт підтримує операцію «Скасування» для транзакцій поточного дня. Вона застосовується до банківської операції і сама не створює фінансовий документ у Торгсофт. Тому використовувати її треба відповідно до конкретного протоколу та ситуації.

Якщо зміна вже закрита або незрозуміло, який саме документ потрібно виправляти, безпечніше спочатку передати дані спеціалісту техпідтримки. Коригування має відповідати фактичній операції, яка відбулася в банку та була або не була зареєстрована через ПРРО.

Як зменшити ймовірність розбіжностей

Для робочого місця з ПРРО у довідці Торгсофт передбачено налаштування Тип чека — «Фіскальний» та Умови друку чека — «Обов’язково для кожної реалізації». За такого налаштування фіскальний чек формується після оплати кожної реалізації.

Якщо магазин регулярно приймає картки, інтеграція Торгсофт із банківським терміналом прибирає ручне введення суми: програма передає операцію на POS-термінал і отримує результат назад.

Для кас із кількома підприємствами варто окремо перевірити зв’язки розрахункових рахунків, підприємств і ПРРО та зв’язок виду товару з підприємством(якщо обраний цей спосіб роботи). А підсумки карткових оплат краще звіряти щодня, поки легко знайти конкретний продаж за часом і сумою.

Що передати техпідтримці, якщо самостійно знайти причину не вдалося

Щоб спеціалісту не довелося починати перевірку лише із загальної різниці у Z-звітах, підготуйте:

1. дату і торгову точку, де виникла розбіжність;

2. суму безготівки за POS-терміналом, ПРРО та Торгсофт;

3. розмір різниці;

4. виписку банківського термінала з окремими транзакціями та часом;

5. ПРРО та підприємство, на якому працювала каса;

6. суму й приблизний час підозрілої операції;

7. фіскальний номер чека, якщо він є;

8. номер або дані відповідної реалізації в Торгсофт;

9. текст помилки або скриншот, якщо під час оплати програма чи термінал показували повідомлення.