Касовий день закритий або створений майбутньою датою: як виправити

Ця інструкція допоможе вирішити дві типові ситуації: коли необхідно внести зміни у документи за минулий період, але день заблоковано, або коли в системі з’явився касовий день з майбутньою датою, що повністю блокує проведення поточних операцій.

Як зрозуміти, що проблема пов’язана з касовим днем

• При спробі провести оплату або змінити документ, який пов'язаний з оплатою, з'являється повідомлення про те, що касовий день закритий і операції заборонені.

• У формі "Оплата" — "Підсумки каси" відображаються записи з датами майбутніх періодів.

• Неможливо провести чек або оплату поточною датою.

Чому касовий день блокує документи та оплати

• Штатна поведінка системи: при ввімкненому налаштуванні в параметрах системи "Закриття касового дня обов'язково", система автоматично закриває попередній день при створенні першого фінансового документа поточного дня. Це робиться для захисту створених фінансових документів від зміни користувачем заднім числом.

• Помилкова дата на комп'ютері: при запуску програми або проведенні документа операційна система мала неправильно встановлену дату — програма створила касовий день майбутнім числом та закрила поточний день.

• Ручна зміна дати: користувач цілеспрямовано або випадково змінив дату в параметрах документа, після чого система зафіксувала операцію майбутнім числом.

• Перегляд Звіту за касою за день майбутньою датою: користувач випадково переглянув Звіт за касою за день за майбутній день — програма створила касовий день майбутнім числом та закрила поточний день.

Рішення:

Сценарій А. Як відкрити закритий касовий день для внесення змін

Цей алгоритм використовується, якщо всі дати в програмі правильні, але вам необхідно відредагувати або видалити документ за вже закритий період.

1. Перейдіть у головне меню Оплата — Підсумки каси.

2. Натисніть кнопку Очистити біля поля фільтра дати, щоб відобразити список усіх днів. Закриті дні позначаються відповідною іконкою.

3. Щоб відкрити день у минулому, програма вимагає послідовного відкриття. Виділіть усі касові дні, які мають піктограму червоного замочка, починаючи від сьогоднішнього і рухаючись назад до потрібної вам дати.

4. Натисніть кнопку Скасувати закриття касового дня.

5. Внесіть необхідні зміни.

    Зверніть увагу: для видалення запису фінансового документа обов'язково має бути відкритий відповідний касовий день, а якщо мова йде про оплату за товар, цю оплату необхідно спочатку скасувати в самому документі реалізації чи приходу.

6. Після завершення роботи з документами, обов'язково виділіть ці дні знову та натисніть Закрити касовий день, щоб зафіксувати підсумки.

Сценарій Б. Як перенести фінансовий документ з майбутньою датою на потрібну дату

День з майбутньою датою неможливо видалити, проте необхідно знайти фінансові документи за цей майбутній день та перенести їх на потрібну правильну дату з дотриманням правил редагування фінансових операцій.

1. Пошук фінансових документів з помилковою датою: відкрийте форму Оплата — Фінансовий документ, очистіть правий період аналізу інформації. На вкладках "Каса" та "Розрахунковий рахунок" перевірте наявність фінансових документів, які проведені майбутньою датою.
2. Якщо фінансовий документ з помилковою датою пов'язаний зі складським документом реалізації чи повернення, то перенести його на правильну дату можна тільки шляхом зміни дати складського документа на формі "Склад" — "Перелік витрат" та на формі "Склад" — "Перелік приходів" відповідно. Для цього обираємо складський документ на вищевказаній формі, натискаємо на кнопку "Змінити", встановлюємо правильну дату документа та запевняємось, що встановлена галочка в полі "Змінювати також дату фінансових документів, пов'язаних з накладною", натискаємо на кнопку "Записати".
3. Якщо фінансовий документ з помилковою датою відноситься до документів, які були створені через одну з операцій: "Переказ до іншої каси", "Зняти гроші в касу", "Перевести до розрахункового рахунку", "Здача виручки" — такі документи не можливо редагувати. Потрібно видалити кінцевий фінансовий документ (той куди поступили кошти) та створити новий документ з правильною датою.
   
4. Якщо фінансовий документ з помилковою датою відноситься до документів, які були створені вручну — можна на формі "Фінансовий документ" відкрити його на редагування та змінити помилкову дату на правильну.

Як запобігти повторенню проблеми

Щоб уникнути подібних ситуацій у майбутньому, рекомендується виконати наступні кроки:

• Налаштуйте в операційній системі Windows автоматичну синхронізацію часу з інтернетом на всіх комп'ютерах торгової мережі.

• Обмежте права користувачів (наприклад, ролі «Продавець») на редагування дат документів та доступ до зміни фінансових документів, залишивши ці повноваження адміністратору або автору документа.

Перевірка результату

Після виконання інструкції перейдіть в Оплата — Підсумки каси — там не повинно бути підсумкових сум по створеним майбутнім касовим дням, та поточний день повинен бути відкритий.