Аванси та передоплати VIP-клієнтів: як використовувати внутрішній депозит для нових покупок

При роботі з постійними (VIP) клієнтами часто виникають ситуації, коли покупець залишає решту в касі магазину «на наступний раз» або цілеспрямовано вносить передоплату (аванс) за майбутні покупки. 

Підприємці часто стикаються з проблемою: гроші від клієнта фізично отримані, загальний баланс клієнта відображається коректно (як переплата), але при наступній покупці товар залишається в статусі «неоплаченого», або програма вимагає повторної оплати. 

Це відбувається через неправильно обраний режим взаєморозрахунків або незнання касиром правильної послідовності дій: як саме пов'язати раніше внесені гроші з новим чеком. 

Ця стаття детально пояснює, як налаштувати програму, щоб аванси списувалися коректно, та який алгоритм дій має виконати продавець.

1. Налаштування Торгсофт для правильної роботи з авансами

Для того, щоб програма розуміла, що внесені гроші — це аванс, який можна використовувати для оплати конкретних товарів, необхідно використовувати правильний метод взаєморозрахунків з VIP-клієнтами в Торгсофт.

1. Зайдіть у пункт головного меню Налаштування — Параметри — вкладка VIP-клієнти.

2. У полі Оплати від VIP-клієнтів зі списку обов'язково оберіть один з режимів:

• Пов'язувати оплати з реалізацією
• Часткова оплата з розшифровкою за товаром (рекомендований)

3. Після вибору одного з режимів нижче з'явиться перемикач Використовувати аванс клієнта для оплати товару — його необхідно увімкнути.

Під авансом у Торгсофт розуміються внесені до каси магазину гроші клієнта, які відображаються як борг із від'ємним значенням (наприклад, борг: -500 грн).

2. Як прийняти аванс (передоплату) від VIP-клієнта

Якщо клієнт прийшов у магазин і хоче просто внести гроші на свій «внутрішній депозит» (або залишити здачу), продавець має виконати наступні дії:

1. Відкрийте форму Документ — Реалізація.

2. Відскануйте картку VIP-клієнта або виберіть його зі списку (комбінація Ctrl + K).

3. На формі "Реалізація" натисніть на кнопку "Внести гроші в касу".

4. В вікні "Внести гроші в касу" оберіть параметр "Прийняти гроші від клієнта" та натисніть "Продовжити".

5. У вікні «Касовий ордер» введіть суму, яку вносить клієнт, та підтвердіть операцію.

Тепер ця сума зафіксована за клієнтом як аванс. У його балансі борг стане від'ємним (наприклад, якщо він вніс 1000 грн, борг складатиме -1000 грн).

3. Сценарій: оплата нової покупки з раніше внесеного авансу

Коли цей самий VIP-клієнт приходить наступного разу і бере товар, програма дозволяє миттєво розрахуватися за нього коштами з депозиту.

Алгоритм дій касира:

1. На формі Реалізація виберіть цього VIP-клієнта. У верхній панелі ви побачите його поточний від'ємний борг (аванс).

2. Додайте вибрані клієнтом товари у реалізацію.

3. Натисніть кнопку Оплатити.

4. У вікні «Оплата VIP-клієнта» натисніть кнопку Оплатити чек (саме ця кнопка зв'язує гроші з конкретними товарами поточної реалізації).

5. Якщо використовується третій метод взаєморозрахунків з VIP-клієнтами в Торгсофт, то відкриється додатково вікно з переліком товарів поточної накладної. Виберіть товар, який клієнт купує, і натисніть «Оплатити».

6. Повідомлення від програми: з'явиться інформаційне вікно, яке повідомить касира про те, що частина суми (або вся сума) чека оплачена з авансу клієнта на певну суму.

7. Натисніть Продовжити для закриття вікна «Оплата VIP-клієнта».

Якщо сума покупки більша за аванс

Якщо на депозиті у клієнта було 500 грн, а він набрав товару на 800 грн, програма спише 500 грн з авансу, а на залишок (300 грн) відкриється стандартне вікно «Оплата». У ньому касир просто вводить суму (300 грн), яку клієнт доплачує готівкою чи карткою, і завершує продаж.

4. Типові помилки касирів та як їх уникати

Помилка 1. Товар віддали, а реалізація «висить» у неоплачених.

Часто касири при продажу товару VIP-клієнту натискають кнопку «Прийняти гроші» замість «Оплатити чек». Що відбувається в системі:

• Кнопка «Прийняти гроші» просто кладе гроші на баланс клієнта (створює аванс).

• Оскільки товари не були зв'язані з цією оплатою, реалізація залишається в статусі «Неоплачена реалізація VIP».

Як виправити? 

Щоб реалізація вважалася оплаченою, після дії «Прийняти гроші» потрібно обов'язково виконати дію «Оплатити чек». Тоді програма візьме щойно створений аванс і автоматично погасить ним видаткову накладну.

Помилка 2. Спроба повернути товар, який був частково оплачений сертифікатом або авансом.

Якщо в одній накладній є товари, за які не платили (взяті в борг), і товари, оплачені з авансу, повернення відбувається через вікно «Оплата VIP-клієнта». При поверненні неоплаченого товару гроші клієнту не видаються (натискається кнопка Продовжити). А якщо клієнт хоче повернути гроші за товар, оплачений з авансу, потрібно натиснути кнопку Повернути гроші та вказати необхідну суму для повернення на депозит клієнта.

 Зверніть увагу, що в одній накладній заборонено одночасно повертати товари з розшифровкою і без.

Помилка 3. Друк фіскального чека на аванс VIP-клієнта.

При внесенні авансу або оплаті неоплаченої реалізації від VIP-клієнта (коли товар береться у борг, а гроші вносяться пізніше) фіскальні чеки на товар не друкуються, оскільки товар уже був відпущений. Натомість на фіскальному реєстраторі (або пРРО) виходить чек зі службовим внесенням грошей. Це потрібно для того, щоб сума готівки у фіскальній касі збігалася з реальною сумою грошей у скриньці. На суму податків це не впливає.

Короткий підсумок для продавця:

1. Клієнт дає гроші наперед $\rightarrow$ Реалізація $\rightarrow$ Оплатити $\rightarrow$ Прийняти гроші.

2. Клієнт бере товар за рахунок депозиту $\rightarrow$ Додати товар у Реалізацію $\rightarrow$ Оплатити $\rightarrow$ Оплатити чек $\rightarrow$ Програма сама спише кошти з авансу.