Автоматичний резерв інтернет-замовлень: як не продати товар двічі

Уявіть ситуацію: покупець в офлайн-магазині підходить до каси з останнім розміром кросівок, а за кілька хвилин до цього їх же замовили на вашому сайті, Prom.ua чи Rozetka. Якщо система не заблокує продаж офлайн, ви продасте один і той самий товар двом різним людям, що неминуче призведе до скасування інтернет-замовлення, негативного відгуку, падіння рейтингу на маркетплейсі та втрати лояльності покупця. 

Саме для вирішення цієї проблеми в Торгсофт передбачений режим автоматичного резерву інтернет-замовлень. Підприємці найчастіше звертаються з питаннями про те, як налаштувати цей режим, щоб уникнути подвійних продажів, чому ціна в замовленні іноді відрізняється від ціни в програмі, звідки береться дата закінчення резерву та чому після скасування замовлення товар іноді потрібно знімати з резерву вручну.

Нижче наведено вичерпну інформацію про те, як працює автоматичний резерв інтернет-замовлень, як фіксуються ціни та як мінімізувати ризики в омніканальній торгівлі.

Як працює механізм автоматичного резервування

Головна мета синхронізації Торгсофт з інтернет-магазинами та маркетплейсами — це єдиний центр управління залишками.

Замовлення, оформлені клієнтами на сайті, автоматично завантажуються в Торгсофт у режим «Замовлення віддаленого клієнта» або відразу трансформуються у рахунок (режим «Торгівля з випискою рахунка»).

У момент потрапляння замовлення в програму, Торгсофт миттєво резервує товар на складі, щоб його не могли продати в офлайн-магазині або додати в інше замовлення. Фізично товар може бути переміщений на спеціальний «склад тимчасового зберігання (під заставою)» або ж номінально заблокований на основному складі. Касир в офлайн-магазині просто не зможе додати цей товар у реалізацію, оскільки програма видасть попередження про нестачу товару на складі.

Дата резерву: скільки часу товар чекатиме покупця

Термін, протягом якого товар вважається заброньованим за клієнтом, є критично важливим налаштуванням. Програма Торгсофт дозволяє гнучко керувати датою резерву. В налаштуваннях «Об'єкта синхронізації» (на закладці «Центри обліку») є параметр «Резервувати товари рахунка».

• Якщо інтернет-магазин передає у файлі замовлення конкретну дату резерву (наприклад, параметр ReserveDate=28082026), то товар буде автоматично зарезервований рівно до цієї дати.

• Якщо маркетплейс або сайт не передає дату резерву у файлі, резервування відбудеться на ту кількість днів, яку ви самостійно вказали у налаштуваннях об'єкта синхронізації Торгсофт.

Якщо після закінчення встановленого терміну замовлення не буде викуплено або підтверджено, резерв може бути знятий. Проте, важливо контролювати скасування замовлень: при деяких статусах або помилках скасування замовлення товар може не повернутися на склад автоматично, і продавцю доведеться знімати його з резерву вручну.

Фіксація цін: розбіжності між сайтом та офлайн-магазином

Часто підприємці проводять акції онлайн, які не діють у фізичному роздробі. У Торгсофт є чіткий механізм фіксації цін інтернет-замовлень. На вкладці «Загальні» в об'єкті синхронізації є налаштування «Для товарів рахунка брати ціни з: Торгсофт або Інтернет-магазин».

• Якщо обрати «Інтернет-магазин». Торгсофт зафіксує ту ціну, за якою клієнт оформив замовлення на сайті, навіть якщо в базі Торгсофт ціна вища. У сформованому рахунку програма автоматично прорахує різницю і вкаже її як знижку. Наприклад, якщо товар в офлайн-магазині коштує 1000 грн, а з сайту надійшло замовлення на 800 грн, у рахунку буде вказано ціну 800 грн зі знижкою 20%.

• Специфіка Rozetka. Однією з жорстких вимог маркетплейса ROZETKA є сувора фіксація цін товарів у замовленні. Продавець не має змоги змінити ціну у вже сформованому замовленні, тому для таких об'єктів синхронізації ціни завжди формуються виключно за інформацією з інтернет-магазину.

Ризик подвійного продажу: чому він виникає і як його уникнути

Хоча автоматичний резерв захищає бізнес, ризик подвійного продажу повністю не зникає через технічні затримки або неправильні налаштування. Ось основні причини та способи захисту:

1. Затримка синхронізації (Тайм-аути) 

Синхронізація зазвичай відбувається за розкладом (наприклад, кожні 10-15 хвилин). У цей проміжок часу товар може бути куплений і на сайті, і на касі.

• Рішення: для інтернет-магазинів, створених за допомогою додаткової опції Торгсофт Онлайн Маркет (ТОМ), реалізована можливість прийому замовлень у реальному часі через WebSocket. Замовлення завантажуються миттєво. Якщо ж інтернет зникає, замовлення автоматично перенаправляється на FTP-сервер і буде завантажене традиційним способом за розкладом, що гарантує його збереження.

2. Дублювання сеансів синхронізації 

Раніше виникали проблеми, коли дві копії програми Торгсофт (під одним користувачем) одночасно запускали синхронізацію за розкладом, що призводило до завантаження дублікатів замовлень і подвійного резервування.

• Рішення: розробники додали механізм, який блокує запуск синхронізації за розкладом, якщо цей процес вже виконується іншою копією Торгсофт.

3. Продаж «в мінус» 

Якщо в програмі дозволений продаж у мінус, касир зможе пробити навіть той товар, який вже зарезервований під інтернет-замовлення.

• Рішення: обов'язково активуйте налаштування «Заборонити продаж у мінус» (Налаштування - Параметри - Облік). Тоді при спробі додати зарезервований або відсутній товар у чек програма або заборонить це зробити, або видасть попередження про недостатню кількість.

4. Некоректне скасування замовлень 

Якщо клієнт відмовився від замовлення, оператор повинен правильно скасувати його у програмі. Наприклад, для замовлень з Prom.ua або Rozetka є дія «Скасувати замовлення» на формі «Замовлення віддаленого клієнта». Завдяки цьому статус автоматично передається на маркетплейс і товар знімається з резерву. Якщо просто видалити рахунок чи замовлення в Торгсофт, система при наступній синхронізації може розцінити це замовлення на сайті як "нове" і знову завантажити його в програму, створивши повторний резерв.