«Завислий» резерв: як працюють склади тимчасового зберігання та як повернути товар у продаж

Підприємці часто зіштовхуються з ситуацією, коли товар фізично лежить на полиці в магазині, але продати його через програму неможливо, оскільки він заблокований у резерві або переміщений на так званий «склад тимчасового зберігання» (склад 3-го рівня). 

Цей режим спеціально створений для того, щоб відкласти товар під конкретне замовлення клієнта і гарантовано унеможливити його випадковий продаж іншому покупцю в торговому залі. 

Проте найпопулярніша проблема, з якою звертаються до технічної підтримки — це «завислий» резерв — термін очікування оплати від клієнта давно минув, а товар сам не повертається у вільні залишки, або ж після часткового відвантаження рахунку частина позицій назавжди «губиться» між складами та блокує коректне ведення обліку.

Що таке склад тимчасового зберігання (склад 3-го рівня)

Коли ви оформлюєте замовлення клієнта і резервуєте під нього товар, у Торгсофт є два сценарії роботи: залишити товар на основному складі номінально (просто заблокувавши його продаж) або ж фізично перемістити його на склад тимчасового зберігання.

З точки зору архітектури Торгсофт, такий склад формується автоматично і є складом 3-го рівня. Якщо товар потрапив туди, він випадає зі звичайного товарообігу основного магазину. Наприклад, якщо ви будете проводити стандартну інвентаризацію (переоблік) основного складу, цей зарезервований товар не братиме в ній участі, оскільки система вважає, що він лежить в окремому приміщенні та чекає на свого покупця.

Чому резерви «зависають»: типові причини та помилки

Найчастіше проблеми з резервами виникають не через збої програми, а через нерозуміння алгоритмів її роботи та порушення послідовності дій персоналом.

1. Міф про автоматичне зняття з резерву. Найпоширеніша помилка — очікування, що після закінчення терміну резервування товар сам повернеться у продаж. У Торгсофт товар автоматично з резерву не знімається, навіть якщо термін його дії минув. Програма лише візуально сигналізує про прострочення, підсвічуючи такі товари відповідним кольором фону на вкладці «Резерв». Щоб товар повернувся на полицю, дія має бути виконана вручну.

2. Зміна кількості після резервування. Часто касир резервує 1 одиницю товару, потім клієнт просить додати ще одну. Касир змінює кількість у рахунку на 2 і знову натискає «Зарезервувати». При подальшому створенні видаткової накладної (відвантаженні) алгоритм міг некоректно зчитати загальну кількість, через що товар залишався «висіти» в резерві.

3. Порушення ланцюжка видачі замовлення. Якщо клієнту почали видавати замовлення через режим «Замовлення клієнта на виріб», а залишок товару вирішили видати через звичайну «Реалізацію», виникає збій. У результаті такого розриву логіки товар назавжди зависає на складі 3-го рівня (тимчасового зберігання) як невиданий.

4. Проблема списку очікування. При частковому резервуванні (коли частини товару ще немає фізично в наявності), товар потрапляє у статус «очікує резервування». Якщо потім такий товар зняти з резерву, він міг помилково залишатися у списку очікування, створюючи хаос у документах.

Як вручну повернути товар у продаж (зняття з резерву)

Якщо клієнт відмовився від замовлення або термін резерву вичерпано, товар необхідно повернути на основний склад вручну.

Правильний алгоритм дій:

1. Зайдіть у режим «Документ» — «Торгівля з випискою рахунка» (або у той режим, де створювалося замовлення).

2. Знайдіть проблемний рахунок та перейдіть на вкладку «Резерв».

3. Виділіть товари, які потрібно повернути у продаж, та натисніть дію «Зняти товар з резерву».

  4.  Якщо товар перебував у статусі часткового очікування, скористайтеся новою кнопкою «Скасувати очікування резервування» (доступна для товарів, що очікують резерву на вкладці Рахунок), щоб очистити список і повернути коректні залишки.

Після цих дій Торгсофт автоматично згенерує внутрішнє переміщення, яке поверне товар зі складу 3-го рівня назад на ваш основний центр обліку.

Критичні помилки та нестандартні ситуації

Іноді штатні кнопки не допомагають, і резерв блокується на рівні бази даних:

• Помилка FOREIGN KEY (конфлікт ключів). При спробі зняти з резерву одразу кілька різних товарів в одному рахунку могла виникати технічна помилка SQL Server (наприклад, конфлікт fk_M4L5), яка повністю блокувала дію. Це технічний баг старих версій програми. Якщо ви зіткнулися з цим, рекомендується знімати товари з резерву по одному або оновити Торгсофт до актуальної версії, де алгоритм часткових відвантажень та зняття з резерву був переписаний і виправлений.

• Пошкодження бази або відновлення з архіву. Якщо ви відновлювали базу даних після збою (наприклад, «відкотили» її на кілька днів назад), зв'язки між рахунками та складом резерву можуть розірватися. Товар фізично рахується на складі 3-го рівня, але документа резерву вже не існує. У такому випадку стандартна кнопка «Зняти з резерву» видасть помилку. Для вирішення цієї проблеми необхідно звертатися до технічної підтримки: спеціалісти за допомогою SQL-запитів вручну обнуляють кількість у завислих накладних переміщення на склад резерву та видаляють «зламані» документи.

• Проблеми при інвентаризації. Якщо ви бачите, що відомість інвентаризації показує некоректні залишки, перевірте, чи не завис цей товар на складі тимчасового зберігання. Щоб такі товари враховувалися під час переобліку, у налаштуваннях відомості інвентаризації потрібно примусово увімкнути опцію «Враховувати кількість товару на складах 3 рівня».