Від’ємні залишки на складі: чому вони з’являються і як прибрати їх системно

Від’ємні залишки на складі: як знайти причину і прибрати мінуси

Якщо в Торгсофт на формі «Стан складу» товар відображається з мінусовою кількістю, це означає, що в обліку є розрив між надходженням і витратою товару. Найчастіше така ситуація виникає, коли товар продали раніше, ніж оприбуткували, коли змінили або видалили стару прибуткову накладну, або коли помилка сталася під час внутрішнього переміщення через склад «Товар у дорозі». Щоб прибрати мінуси правильно, потрібно не лише вирівняти залишок, а й знайти реальну причину його появи. 

Як проявляється проблема з мінусовими залишками

• На складі з'явилися мінуси, хоча товар був.

• У стані складу товар світиться червоним.

• Програма не дає закрити період, видає помилку про від'ємні залишки.

• Поїхала собівартість та розрахунок прибутку.

Як зрозуміти, що в обліку є від’ємні залишки

• На формі «Стан складу» у колонці «Кількість» відображаються значення зі знаком мінус, а сам рядок виділяється червоним кольором.

• При спробі закрити період (місяць) програма сигналізує про наявність від'ємних залишків та формує відповідний звіт.

• Некоректно розраховується собівартість товару та, як наслідок, спотворюється звіт про прибуток (оскільки продаж "в мінус" не має собівартості з приходу).

Чому на складі з’являються мінусові залишки

Причина №1 (найчастіша). Продаж товару до його оприбуткування

•  Опис. У магазині фізично продають товар, який ще не внесли в програму (наприклад, фура приїхала, товар одразу виставили в зал, а прихідну накладну проводять пізніше).

•  Як перевірити. Відкрити «Склад» → «Стан складу» → кнопка «Рух товару» по проблемній позиції. Ви побачите, що документ «Реалізація» передує документу «Прихід», або приходу взагалі немає.

Причина №2. Видалення, редагування або скасування прибуткових документів

•  Опис. Товар був оприбуткований у діючу накладну, його продали або перемістили на інший магазин. Після цього користувач видалив первинну прихідну накладну або зробив її "недіючою". Оскільки витрата залишилась, а джерело надходження зникло — утворюється мінус.

•  Як перевірити. Перевірити «Файл» → «Протокол дій користувачів» або «Журнал зміни документів» на факт видалення/зміни статусу прибуткової накладної.

Причина №3. Помилки при внутрішньому переміщенні ("Товар в дорозі")

•  Опис. Виникає дублювання накладних переміщення (наприклад, прийняли на двох комп'ютерах одночасно), або накладна переміщення зі складу "Товар в дорозі" існує, але відсутня накладна надходження на кінцевий склад.

•  Як перевірити. Переглянути залишки та рух товару на транзитному складі третього рівня (склад "Товар в дорозі").

Як прибрати мінусові залишки по кроках

Крок 1. Пошук усіх від'ємних залишків

1. Зайдіть у «Склад» → «Стан складу».

2. У фільтрі стану (справа зверху) оберіть значення «Тільки з від'ємною кількістю».

3. Натисніть «Оновити». Ви отримаєте повний перелік проблемних товарів.

Крок 2. Аналіз причини по конкретному товару

1. Виділіть проблемний товар і натисніть кнопку «Рух товару» (або «Картка складського обліку»).

2. Проаналізуйте послідовність документів: чи є прихід, чи не був він видалений, чи не перевищують продажі фактичні надходження.

Крок 3. Вирівнювання залишків (Усунення мінуса) 

Залежно від причини, оберіть один із варіантів:

• Варіант А (Товар просто не оприбуткували): проведіть інвентаризацію від'ємних залишків. Створіть відомість інвентаризації, внесіть туди "мінусові" товари з фактичною кількістю (або нулем, якщо товару дійсно вже немає). Після закриття відомості програма автоматично створить "Прихід від інвентаризації", який перекриє мінус.

• Варіант Б (Помилково видалений прихід): створіть нову прихідну накладну на відсутню кількість товару.

• Варіант В (Зависання на складі "Товар в дорозі"): знайдіть дублюючу накладну переміщення на складі "в дорозі" та видаліть її, або навпаки — завершіть прийом товару на кінцевий склад.

Крок 4. Перерахунок собівартості 

Оскільки продажі "в мінус" не мали закупівельної ціни, після оприбуткування (вирівнювання) товару обов'язково виконайте перерахунок собівартості (через «Стан складу» → «Перерахувати собівартість» або в Аналіз → Період), щоб цифри прибутку стали достовірними.

Як не допустити повторної появи мінусових залишків

Щоб проблема не виникала системно, необхідно змінити налаштування та обмежити права персоналу:

1. Заборонити продаж у мінус (Критично важливо):

•    Зайдіть у «Налаштування» → «Параметри» → вкладка «Облік».

•    У полі «Що робити, якщо недостатньо товару на складі» встановіть «Заборонити продаж в мінус». Тепер програма фізично не дасть касиру пробити товар, якого немає на залишках.

2. Приховати від'ємні залишки від продавців:

•    У Налаштування → Параметри → Доступ зніміть дозвіл для продавців бачити від'ємні та нульові залишки. Ця інформація потрібна лише товарознавцю або власнику, продавцям вона дає простір для махінацій.

3. Обмежити права на видалення документів:

•    У Налаштування → Налаштування ролей забороніть звичайним продавцям видаляти товари з реалізації без причини, а також скасуйте право на редагування та видалення складських документів (прибуткових накладних).

4. Регулярне закриття періодів:

•     Візьміть за правило: в кінці місяця проводити інвентаризацію, вирівнювати залишки і закривати період («Аналіз» → «Період» → «Закрити період»). У закритому періоді користувачі не зможуть видалити прихід заднім числом і створити мінус.

Як перевірити, що мінуси усунено

1. Відкрийте «Склад» → «Стан складу».

2. Встановіть фільтр «Тільки з від'ємною кількістю» та натисніть «Оновити».

3. Список товарів має бути порожнім.

4. Спробуйте пробити в «Реалізації» товар, якого немає на залишку — програма має видати заборону.

Що підготувати для технічної підтримки, якщо проблема складна

Якщо мінуси з'являються через незрозумілі системні помилки, підготуйте для техпідтримки:

• Версію програми Торгсофт (Допомога → Про програму).

• Штрих-код або артикул проблемного товару, по якому виник незрозумілий мінус.

• Скріншот «Картки складського обліку» («Руху товару») по цій позиції.

• Архів бази даних (якщо буде потрібен глибокий аналіз розробниками).

Поширені запитання