Внутрішня передача та «Товар у дорозі»: чому товар зникає між складами і як його правильно прийняти

Товар у дорозі: як знайти зниклий товар і правильно прийняти внутрішню передачу

Якщо після внутрішньої передачі товар зник зі складу відправника, але не з’явився на складі одержувача, найчастіше він не втрачений, а знаходиться на складі «Товар у дорозі». У Торгсофт це окремий склад, на якому товар зберігається після відвантаження зі складу відправника і до моменту приймання або повернення. Товар з’явиться на складі одержувача лише після підтвердження накладної. Саме в цій логіці потрібно шукати причину завислих накладних, мінусів у дорозі або дублювання приймання.

Ця інструкція призначена для власників, адміністраторів та комірників, які працюють з переміщенням товарів між центрами обліку (магазинами/складами). Проблема виникає, коли товар відправлено з однієї точки, але він ще не з'явився або некоректно відображається на іншій. Після виконання цієї інструкції ви розумітимете логіку транзитного складу, зможете правильно оформлювати часткові прийомки та усувати від'ємні або завислі залишки.

Які проблеми виникають при внутрішній передачі товару

• Зробили переміщення, товар зі складу пішов, а на іншому магазині не з'явився.

• Висять мінуси на складі «Товар у дорозі».

• Приїхало менше товару, ніж відправляли, як це провести?

Як зрозуміти, що товар завис у дорозі

• Товар відсутній на основних складах відправника та одержувача, але в картці руху товару чи звітах видно, що він знаходиться на транзитному складі.

• У меню «Склад» → «Товар у дорозі» висять старі неприйняті накладні.

• При спробі прийняти накладну програма видає повідомлення про розбіжності між заявленою та фактичною кількістю.

Як працює склад «Товар у дорозі»

Логіка роботи Торгсофт полягає в тому, що «Товар у дорозі» — це окремий склад, на якому товар зберігається після відвантаження і до моменту приймання або повернення. Коли відправник створює документ «Внутрішня передача» і встановлює галочку «Товар у дорозі», програма списує товар з його складу і зараховує на склад «Товар у дорозі». Поки одержувач не зайде у відповідний режим і не натисне «Прийняти накладну», товар на кінцевому складі не з’явиться.

Причина А. Незавершений прийом (товар «завис»)

Відправник створив накладну, товар фізично приїхав, але одержувач не підтвердив його отримання в програмі. Інший варіант — накладна створена "майбутньою" датою, через що статична збірка стану складу не показує товар на поточний день.

Причина Б. Фактичні розбіжності при прийомці

Приїхала не вся кількість товару, або приїхав зайвий товар. Якщо комірник просто натисне «Прийняти накладну» без попередньої перевірки, на облік стане та кількість, яку вказав відправник, що створить пересорт або нестачу.

Алгоритм дій

Залежно від вашої ситуації, оберіть відповідний сценарій дій.

Сценарій 1. Стандартна правильна прийомка накладної

Якщо товар приїхав, його потрібно коректно перевести з транзитного складу на ваш центр обліку:

1. Зайдіть у меню Склад → Товар у дорозі.

2. У вкладці Накладні виберіть потрібну накладну відправника та натисніть кнопку Перевірити накладну.

3. У вікні, що відкриється, двічі клікніть на кожен товар і введіть фактичну кількість, яка приїхала. Повторіть це для всіх позицій.

4. Натисніть кнопку Закрити накладну (після цього зміни в ній будуть заборонені).

5. Натисніть кнопку Прийняти накладну. Товар спишеться з транзитного складу і з'явиться на вашому.

Сценарій 2. Прийомка з розбіжностями (приїхало менше/більше товару)

Якщо в кроці 3 вищеописаного сценарію ви ввели кількість, що відрізняється від накладної:

1. Після натискання Прийняти накладну, програма видасть повідомлення про те, що є товари з розбіжностями.

2. Програма запропонує надрукувати звіт про розбіжності. Погодьтеся.

3. Далі Торгсофт запитає дозвіл на створення коригувальних документів. Натисніть Так.

• Зверніть увагу на галочку «Зберігати відправника для товару в дорозі» (у правому верхньому куті вікна):

• Якщо вона ввімкнена: Торгсофт спочатку поверне весь товар на склад відправника, а потім створить нову, пряму накладну від відправника до одержувача на фактично підтверджену кількість.

• Якщо вона вимкнена: Торгсофт створить додаткові коригувальні накладні на надлишок або нестачу товару.

Сценарій 3. Як прибрати дублікати та мінуси зі складу «Товар у дорозі»

Якщо ви бачите від'ємні залишки на транзитному складі:

1. Обов'язковий крок: зайдіть у Склад → Стан складу та натисніть кнопку Перерахувати кількість товарів на всіх складах. Після цього мінуси повинні зникнути.

Сценарій 4. Накладна створена майбутньою датою

Якщо товар завис, бо накладну випадково або навмисно створили числом, яке ще не настало:

1. Знайдіть цю внутрішню передачу в реєстрі та відкрийте на редагування.

2. Змініть дату документа на поточну.

3. Виконайте перерахунок кількості товарів на всіх складах.

Як не допустити зависання товару і дублювання прийомки

1. Завжди використовуйте режим «Перевірка накладної» перед її прийняттям. Не натискайте «Прийняти накладну» наосліп, якщо фізично не перерахували товар.

2. Встановіть створення транзитних накладних за замовчуванням. Щоб уникнути плутанини, зайдіть у Налаштування → Параметри → Загальні та ввімкніть галочку Створювати внутрішні передачі на склад Товар в дорозі за замовчуванням. Тоді продавці не зможуть випадково перемістити товар напряму, оминаючи етап підтвердження.

3. Обмежте права продавців. У налаштуваннях ролей забороніть звичайним працівникам змінювати стан закритих та прийнятих накладних, щоб вони не могли випадково "відкотити" прийом товару.

4. Користуйтеся галочкою «Зберігати відправника...». Приймаючи товар, завжди вмикайте галочку Зберігати відправника для товару в дорозі. Це дозволить зберегти прозору історію руху товару між конкретними магазинами без створення незрозумілих коригувальних актів з "нізвідки".

Поширені запитання