Як уникнути нестачі товару: налаштування автоматичного поповнення складу

Для налаштування автоматичного розрахунку потреб товару, спираючись на історію продажів та залишки, у програмі Торгсофт використовується комбінація базового функціоналу та додаткових опцій. Зокрема, для повноцінної роботи цього механізму вам знадобляться платні опції «Автоматичний розрахунок складських запасів» та «Мінімальний та максимальний залишок товару для кожного зі складів».

Цей процес складається з кількох логічних етапів: аналізу історії продажів для вирахування оптимальних залишків, фіксації цих лімітів у базі та, безпосередньо, автоматичного формування замовлення постачальнику.

Етап 1. Розрахунок мінімальних та максимальних залишків на основі історії продажів

Щоб програма сама вирахувала, скільки товару має бути на складі, перейдіть до меню Склад — Розрахунок складських запасів. Цей режим дозволяє проаналізувати минулі продажі та встановити актуальні ліміти, щоб уникнути як нестачі товару, так і його залежування.

Для налаштування розрахунку:

1. Вкажіть період продажів

Оберіть інтервал часу, за який програма аналізуватиме реалізації (наприклад, продажі за минулий місяць або аналогічний сезон минулого року).

2. Вкажіть період поставки (у днях)

Це кількість днів, через яку зазвичай здійснюється нове постачання товару від постачальника. Програма розіб'є загальний період продажів на цикли поставок.

3. Налаштуйте формулу розрахунку

Програма містить вбудований редактор формул. За замовчуванням для мінімального залишку використовується формула <Кількість реалізацій> / <Кількість циклів поставки>. Ви можете змінювати її, додаючи математичні оператори (+, -, *, /) та інші змінні з таблиці.

4. Вирахуйте максимальний залишок

Якщо у вас створена динамічна характеристика «Максимальний залишок товару», у цьому режимі стане доступною вкладка «Розрахунок максимального залишку». Тут також можна задати формулу, наприклад: <Кількість реалізацій> + <Розрахункова мінімальна кількість>.

5. Врахування додаткових факторів

Ви можете увімкнути перемикач «Не враховувати продаж з товарною знижкою і акцією», якщо такі продажі були нетиповими і не повинні впливати на регулярні запаси. Також можна задати жорсткий мінімум (наприклад, на вітрині завжди має бути мінімум 2 одиниці, незалежно від результатів розрахунку).

6. Збереження лімітів

Після натискання кнопки «Оновити» програма заповнить колонки «Розрахункова мінімальна кількість» та «Розрахункова максимальна кількість». Виділіть потрібні товари та натисніть кнопку Зберегти. Ці значення автоматично запишуться в картки товарів як нові ліміти для замовлень.

Етап 2. Автоматичне формування замовлення постачальнику

Коли програма «знає» оптимальні мінімальні залишки, ви можете автоматично генерувати замовлення на ту кількість товару, якої не вистачає.

Для цього використовується режим Документ — Формування замовлення постачальнику.

1. Фільтрація товару

Відкрийте вікно формування та скористайтеся фільтрами. Оберіть статус «Закінчується товар» (це товар, поточний залишок якого менший або дорівнює встановленому мінімальному залишку) або «Товар, який треба замовити» (це товари з нульовим/від'ємним залишком плюс ті, що закінчуються).

2. Розрахунок потреби

Зверніть увагу на колонку «Треба замовити». Програма автоматично вираховує це значення як різницю між встановленим мінімальним залишком та фактичним залишком на складі. Якщо ви робите замовлення для кількох магазинів одночасно, програма підсумує потреби всіх обраних торгових точок.

3. Заповнення замовлення

У колонці «Моє замовлення» ви вказуєте остаточну кількість до закупівлі. Щоб не вводити цифри вручну, виділіть товари (комбінація CTRL+X для багаторядкового вибору) і оберіть дію в меню: Дії — Встановити кількість — Моє замовлення — Треба замовити.

4. Вибір постачальника

У блоці «Спосіб визначення параметрів поставки» програма підкаже, у кого краще замовити товар. Ви можете обрати «Остання поставка» (програма підтягне постачальника та ціну з останньої закупівлі цього товару) або «Постачання з мінімальною ціною» (програма знайде найвигіднішу ціну за вказаний вами період).

5. Створення документів

Натисніть кнопку «Сформувати» у правому верхньому куті. Програма автоматично розіб'є товари та створить окремі файли замовлень (в Excel або RTF) для кожного постачальника.

6. Контроль в Торгсофт

Щоб відстежувати статус замовлення всередині самої програми, натисніть кнопку «Зберегти замовлення». Воно переміститься до меню «Документ — Замовлення постачальникові», де ви зможете контролювати терміни постачання та одним кліком автоматично оприбуткувати товар, коли він фактично приїде на склад.