Як знайти та перевірити постачальника для дропшипінгу в Україні

Постачальника для дропшипінгу варто обирати після перевірки його реквізитів, документів на товар і кількох тестових замовлень. До початку продажів письмово погодьте закупівельні ціни, додаткові платежі, підтвердження залишків, строки відправлення та порядок повернень. Порахуйте, скільки магазин заробляє з урахуванням відмов покупців і витрат на обслуговування замовлень.

Окремо визначте, хто продає товар покупцеві, приймає оплату, надає документи та розглядає претензії. Якщо продавцем є ваш магазин, організуйте роботу так, щоб ви могли виконати свої зобов’язання навіть тоді, коли постачальник затримує відправлення або не підтверджує наявність товару.

Спочатку визначте роль магазину та вимоги до постачальника

Для відбору партнерів підготуйте короткий опис майбутньої роботи: які товари ви продаватимете, куди потрібно доставляти замовлення, скільки відправлень плануєте на початку та які строки зможете повідомляти покупцям. Додайте вимоги до пакування, документів у посилці, гарантійного обслуговування й адреси повернення.

З’ясуйте, у якій ролі працюватиме ваш бізнес. Якщо магазин укладає договір із покупцем від свого імені, у пропозиції, підтвердженні замовлення та документах має бути зрозуміло, хто саме є продавцем. Якщо ви лише залучаєте покупців для іншої компанії, порядок представлення сторін, отримання винагороди та обробки звернень також потрібно погодити до запуску.

Стаття 7 Закону «Про електронну комерцію» зобов’язує продавця забезпечувати доступ до своїх ідентифікаційних і контактних відомостей. А частина 2 статті 13 Закону «Про захист прав споживачів» вимагає перед дистанційним продажем повідомити покупцеві найменування продавця, його місцезнаходження та порядок прийняття претензій. Тому назва магазину в соціальній мережі сама по собі не вирішує питання відповідальності перед покупцем.

Де шукати кандидатів і як отримати прямий контакт

Практичний спосіб почати пошук — скласти перелік виробників, імпортерів і гуртових компаній у своїй товарній категорії. Використовуйте їхні власні сайти, контакти на упаковці товарів і професійні рекомендації. У пошукових запитах поєднуйте назву категорії зі словами «виробник», «гурт», «дистриб’ютор», «дропшипінг» або «відправлення покупцеві».

Каталог чи оголошення використовуйте як джерело контакту. Далі переходьте до перевірки конкретного підприємця або компанії: хто укладатиме договір, кому ви платитимете та звідки відправлятимуть товар. Відгук іншого продавця допомагає сформулювати запитання, але не підтверджує актуальні умови вашої співпраці.

1. Знайдіть телефон або електронну адресу на власному сайті кандидата.
2. Зв’яжіться за цим контактом і підтвердьте, що менеджер, який надіслав пропозицію, представляє саме цю компанію.
3. Попросіть письмові умови дропшипінгу, реквізити, зразок рахунку та проєкт договору.
4. Занесіть відповіді до однієї таблиці, щоб порівнювати однакові умови: ціну, відправлення, повернення, оплату й підтвердження залишків.

Не відсіюйте кандидата лише через плату за обробку замовлення чи доступ до каталогу. Для рішення потрібно з’ясувати, за що саме ви платите, які послуги отримуєте, як припиняється співпраця та чи залишається прийнятний фінансовий результат.

Як перевірити компанію, реквізити та рахунок

Попросіть повне найменування юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові фізичної особи — підприємця, ідентифікаційний код, адресу та банківські реквізити. Самостійно звірте реєстраційні відомості з офіційним першоджерелом — Єдиним державним реєстром. Якщо користуєтеся витягом, наданим партнером, перевірте його через офіційний ресурс видавця, а не обмежуйтеся зображенням документа в листуванні.

Потім порівняйте дані в договорі, рахунку та реквізитах отримувача платежу. Якщо документи оформлює одна компанія, а гроші пропонують переказати іншій особі, попросіть письмове пояснення та документи, які підтверджують її участь у розрахунках. До з’ясування підстав платіж краще відкласти. Якщо договір підписує представник, уточніть, чим підтверджені його повноваження.

Перевіряйте ці відомості також після повідомлення про зміну банківського рахунку. Перед оплатою підтвердьте нові реквізити через раніше перевірений контакт. Реєстраційні дані підтверджують відомості про суб’єкта господарювання, але не доводять якість товару чи здатність своєчасно виконувати замовлення.

Які документи та відомості запросити на товар

Для кожної категорії складіть перелік того, що потрібно отримати до публікації карток товарів. Попросіть документи про походження товару та підстави його постачання, відомості про виробника й імпортера, характеристики, маркування, правила використання, гарантійні умови та документи про відповідність, якщо вони потрібні для конкретної продукції. Окремо погодьте дозвіл на використання фотографій і описів постачальника.

Стаття 15 Закону «Про захист прав споживачів» передбачає надання покупцеві необхідної, достовірної та своєчасної інформації про продукцію. Вона також враховує спеціальні вимоги до окремих видів товарів, зокрема вимоги технічних регламентів. Тому не встановлюйте універсальну умову «сертифікат на кожний товар»: спочатку з’ясуйте вимоги саме до обраної категорії.

• Зіставте документ із товаром. Перевірте модель, артикул, виробника та сферу дії документа. Документ на іншу модель не підтверджує характеристики вашої позиції.
• Перевірте комплект інформації. Порівняйте опис у каталозі, маркування на зразку та інструкцію. Уточніть, як покупець отримає інформацію українською мовою.
• З’ясуйте умови зберігання. Для товарів зі строком придатності або особливими умовами зберігання погодьте допустимий залишковий строк і спосіб перевірки перед відправленням.
• Погодьте дії після виявлення проблеми. Визначте, хто зупиняє відправлення, надає уточнені документи та повідомляє про небезпечний або неправильно описаний товар.

Не публікуйте непідтверджених властивостей товару. За частиною 8 статті 15 продавець не звільняється від відповідальності через те, що виробник або імпортер не надав йому відповідної інформації.

Перевірте зразок і весь шлях замовлення

Спочатку оформіть замовлення на власну адресу за звичайною процедурою постачальника. Збережіть погоджену ціну, час підтвердження наявності та обіцяний строк відправлення. Після отримання порівняйте товар із карткою: модель, розмір, колір, комплектацію, зовнішній стан, маркування та документи.

Окремо перевірте пакування: чи захищає воно товар, чи немає пошкоджень і чи вкладено погоджені документи. З’ясуйте, чи може постачальник відправляти без сторонніх рекламних матеріалів, якщо це потрібно вашому магазину. Не вважайте таку послугу доступною, доки партнер її не підтвердив.

Порівняйте час отримання номера відправлення з часом фактичного передання посилки перевізнику. Створення накладної ще не показує, коли товар поїхав до покупця. Також перевірте, як менеджер повідомляє про затримку та чи може назвати новий строк.

Порядок повернення зразка погодьте заздалегідь. Купівля товару підприємцем для бізнесу сама по собі не підтверджує можливості скористатися споживчими правилами повернення. Для тесту достатньо перевірити погоджену процедуру без вигаданих претензій щодо недоліків.

Як працювати із залишками та зміною цін

Домовтеся, звідки магазин отримуватиме залишки й прайс: із файлу, особистого кабінету або письмового підтвердження менеджера. Для будь-якого способу потрібні час останнього оновлення, стабільні артикули та зрозуміле значення статусів «є», «під замовлення» і «немає».

Практична рекомендація — установити для своєї категорії максимальний допустимий час без оновлення. Якщо цей строк минув, тимчасово припиняйте підтверджувати наявність відповідних позицій і запитуйте залишки вручну. Для товарів, які швидко продаються, погодьте резерв: коли він починається, скільки діє та що відбувається після його завершення.

1. Перед підтвердженням замовлення перевірте актуальну закупівельну ціну й доступну кількість.
2. Отримайте підтвердження резерву, якщо партнер його надає.
3. Якщо дані не надійшли, повідомте покупцеві, коли зможете уточнити наявність.
4. Якщо товар закінчився, запропонуйте покупцеві погодити інший варіант або припинити замовлення з належним урегулюванням оплати.

За частиною 6 статті 13 Закону «Про захист прав споживачів», якщо інше не передбачено дистанційним договором, товар потрібно поставити у прийнятний строк, але не пізніше тридцяти днів після отримання згоди споживача на укладення договору. Про неможливість виконання через відсутність товару продавець має повідомити негайно, але не пізніше зазначених тридцяти днів.

Та сама норма дозволяє заздалегідь передбачену стандартну умову про заміну лише за визначених вимог: заміна відповідає меті використання, має таку саму або кращу якість і не коштує дорожче. Покупця потрібно повідомити про цю умову до укладення договору. Для щоденної роботи доцільно окремо погоджувати конкретну заміну з покупцем.

Що зафіксувати в договорі з постачальником

Попросіть партнера письмово погодити наведені нижче питання. Це практичний перелік для підготовки договору; його потрібно адаптувати до товару, способу продажу й розрахунків.

Якщо приєднуєтеся до електронної оферти, збережіть її текст разом із додатками й тарифами, які діяли під час прийняття. Стаття 11 Закону «Про електронну комерцію» регулює пропозицію та прийняття електронного договору, зокрема доступ до документів, на які він посилається. Перевірте, яка саме дія означає вашу згоду, перш ніж виконувати її.

Як організувати оплату, претензії та повернення покупців

Підготуйте для менеджера магазину одну послідовність дій: прийняти звернення, знайти замовлення, уточнити вимогу покупця, повідомити подальший порядок і передати постачальнику потрібні відомості. Внутрішній розгляд між партнерами не повинен залишати покупця без відповіді від продавця.

Статті 11 і 13 Закону «Про електронну комерцію» передбачають підтвердження електронного правочину та отримання коштів. До запуску погодьте, хто і як надаватиме покупцеві відповідні документи. У підтвердженні правочину мають бути, зокрема, відомості про продавця, прийняття претензій, обмін і повернення та гарантійні зобов’язання.

Для дистанційних продажів частина 4 статті 13 Закону «Про захист прав споживачів» передбачає право споживача повідомити про розірвання договору протягом чотирнадцяти днів із моменту підтвердження інформації або отримання товару чи першої поставки. Якщо підтвердження інформації не відповідає вимогам частини 3 статті 13, споживач має дев’яносто днів для розірвання договору з моменту отримання такої інформації, а для матеріальних товарів — з моменту отримання товару або першої поставки. Якщо продавець протягом цих дев’яноста днів виправить підтвердження, споживач матиме чотирнадцять днів із моменту отримання виправленого підтвердження. Повернення матеріального товару також свідчить про розірвання договору.

Враховуйте винятки частини 5 статті 13. Зокрема, якщо договором не передбачено інше, право на таке розірвання не застосовується до виготовленого або переробленого на замовлення товару, який неможливо продати іншій особі або можна продати лише з істотними фінансовими втратами. Окремий виняток стосується відкритого запечатаного носія комп’ютерного забезпечення. Перевіряйте застосовність винятку до конкретного товару, перш ніж включати обмеження до умов магазину.

Частина 7 статті 13 поширює на дистанційні договори частини 5–9 статті 12. При такому розірванні продавець оплачує повернення продукції та відшкодовує відповідні витрати покупця. Покупець повинен зберігати продукцію в незміненому стані, проте відкриття упаковки, огляд і перевірка самі по собі не позбавляють його права розірвати договір. Це право зберігається і тоді, коли продукцію знищено, пошкоджено або зіпсовано не з вини покупця. Покупець повідомляє продавцю, де можна забрати продукцію. Якщо продавець не вживе заходів для її повернення протягом шістдесяти днів після отримання покупцем, продукція переходить у власність покупця без обов’язку оплатити її. Погодьте з постачальником адресу, спосіб і строки приймання повернень та відшкодування витрат магазину, щоб ви могли своєчасно організувати повернення. Домовленості між підприємцями не змінюють прав покупця.

Окремо погодьте з постачальником, як магазин отримуватиме кошти для повернення покупцеві. За частиною 6 статті 12, яка також застосовується до дистанційних договорів, якщо продавець не надав документа або підтвердження інформації, споживач повідомляє його про недійсність договору. Продавець повинен протягом тридцяти днів після одержання такого повідомлення повернути отримані кошти та відшкодувати витрати споживача на повернення продукції. За частиною 9 статті 12 за затримку повернення грошей понад установлені строки споживачеві виплачується неустойка — один відсоток вартості продукції за кожний день затримки.

Для передання замовлення постачальнику визначте мінімальний набір даних: наприклад, ім’я отримувача, телефон, адресу доставки та склад замовлення. Частина 4 статті 7 Закону «Про електронну комерцію» дозволяє продавцеві вимагати лише відомості, без яких укладення та виконання електронного договору неможливе. Практично варто обмежити доступ працівників до даних і письмово погодити, що партнер використовуватиме їх для виконання замовлення.

Наведені споживчі правила спираються на Закон № 1023-XII. Закон № 3153-IX має відкладене набрання чинності, пов’язане з припиненням чи скасуванням воєнного стану. Не переносіть його майбутні правила до умов магазину як уже чинні обов’язки.

Як порахувати витрати з урахуванням відмов і повернень

Для порівняння постачальників рахуйте результат за завершеною групою замовлень. Від отриманих коштів відніміть закупівельну вартість проданих товарів, обробку, пакування, комісії, рекламу, доставку за рахунок магазину, податки за вашими умовами та фактичні втрати від невдалих замовлень. Повернення грошей покупцеві має зменшувати дохід; витрати на товар враховуйте з огляду на те, чи компенсував його постачальник і чи залишився він придатним для продажу.

Умовний приклад. Магазин відправив 12 замовлень: покупці залишили 10 товарів, від одного відправлення відмовилися, ще один товар повернули з повним відшкодуванням оплати. Ціна кожного з 10 завершених продажів — 1 000 грн. Усі наведені витрати вигадані для розрахунку; сума податків не позначає універсальної податкової ставки.

У цьому прикладі доставку успішних замовлень покупці оплачують окремо перевізнику, а постачальник повністю повертає закупівельну вартість двох повернутих товарів. Інших витрат за цими двома замовленнями умовно немає. Якщо партнер утримує частину вартості або товар пошкоджено, додайте цю втрату. Для оцінки всього бізнесу додатково відніміть постійні витрати, зокрема оплату праці й сервісів.

Як провести малий тест і вирішити, чи продовжувати співпрацю

Після перевірки зразка обмежте перший етап невеликою кількістю товарів, замовлень і коштів. Як робочий варіант можна погодити тест із десяти замовлень та заздалегідь визначити максимальну суму передоплати. Це рекомендація для організації перевірки, а не норматив чи достатній доказ майбутньої надійності.

Для кожного замовлення записуйте погоджену ціну, час підтвердження залишку, обіцяний і фактичний час передання перевізнику, правильність комплектації, звернення покупця та витрати. До початку тесту погодьте критерії оцінки, щоб рішення не залежало лише від загального враження.

Для внутрішнього порівняння поставте за кожним критерієм 0 балів, якщо умову не виконано, 1 — якщо проблему виправлено після звернення, 2 — якщо все виконано одразу. Порівнюйте також первинні записи: загальна сума балів не повинна приховувати проблему з безпечністю товару, реквізитами чи поверненням грошей. Після зупинки нових замовлень завершіть обслуговування вже прийнятих.

Облік постачальників і аналіз продажів у Торгсофт

Якщо магазин уже веде облік у Торгсофт, створіть окремого контрагента для кожного постачальника через «Налаштування → Контрагент» і встановіть відповідний вид партнерства. В офіційній інструкції щодо контрагентів описано збереження найменування, адреси, електронної пошти, телефону та розрахункового рахунку. Практично це допомагає використовувати погоджені контактні й платіжні дані під час роботи з партнером. Перед внесенням звірте їх із перевіреними документами, а після зміни реквізитів оновіть запис. Якщо один контрагент виступає і постачальником, і покупцем, програма дозволяє вибрати відповідний вид партнерства. Наявність картки в програмі сама по собі не підтверджує перевірку компанії: документи й результати тестових замовлень зберігайте у впорядкованому робочому архіві.

Для оцінки вже проведеної торгівлі використовуйте «Аналіз → Аналіз виручки за постачальниками»: виберіть період і, за потреби, центр обліку, перегляньте реалізації, повернення та собівартість. Якщо автоматичне оновлення вимкнене, після зміни фільтрів натисніть «Оновити». Коректне порівняння можливе, коли фактичні надходження товарів прив’язані до відповідних постачальників, а продажі й повернення внесені правильно. Товар, оприбуткований через інвентаризацію, у цьому аналізі належатиме постачальнику «ПРИХІД ВІД ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ». Використовуйте звіт як історію продажів; строки відправлення, точність залишків і виконання домовленостей оцінюйте за окремими записами замовлень. Рекламні, логістичні та інші витрати зі свого розрахунку перевіряйте додатково, перш ніж робити висновок про загальну вигідність співпраці.

Шаблон запиту постачальнику перед тестовим замовленням

Адаптуйте цей проєкт під свою категорію товарів і надішліть обраним кандидатам, щоб отримати порівнювані письмові відповіді.

«Добрий день! Плануємо продавати [категорія товарів] через [канал продажу] з відправленням замовлень вашим складом покупцям. Орієнтовний обсяг на початку — [кількість] замовлень. Просимо надати такі відомості:

1. Повне найменування, ідентифікаційний код, реквізити, контакт відповідального менеджера, проєкт договору та зразок рахунку.
2. Перелік доступних товарів, закупівельні ціни, строк їх дії та всі додаткові тарифи.
3. Спосіб отримання залишків, частоту оновлення, порядок підтвердження наявності й резерву.
4. Умови оплати, призначення можливого депозиту та порядок повернення невикористаних коштів.
5. Строки передання замовлень перевізнику, умови пакування, склад документів у посилці та порядок повідомлення номера відправлення.
6. Документи й відомості щодо походження, характеристик, безпечності та відповідності товарів, застосовні до цієї категорії; умови використання ваших фотографій і описів.
7. Порядок дій при відмові від посилки, поверненні, помилковій комплектації та гарантійному зверненні: адреси, строки, витрати й повернення коштів.
8. Хто приймає оплату покупця, надає йому документи та розглядає претензії.
9. Які дані покупця потрібні для виконання замовлення та як ви обмежуєте доступ до них.
10. Чи погоджуєтеся ви на тестове замовлення й подальший обмежений тест за письмово визначеними умовами?

Після отримання відповідей узгодимо товари для перевірки, бюджет і критерії переходу до регулярних продажів».

Як підготувати резервного постачальника

Для найважливіших позицій перевірте ще одного партнера за тією самою процедурою. Порівняйте точну модель, характеристики, документи, повну вартість і фактичний строк відправлення. До передання замовлення резервному партнеру повторно підтверджуйте наявність та умови.

Заздалегідь визначте, які замовлення можна передати без зміни погоджених із покупцем умов, а які потребуватимуть нового погодження. Якщо обидва постачальники не підтвердили товар, призупиніть його продаж і зв’яжіться з покупцями відкритих замовлень. Резервний партнер розширює ваші можливості виконання замовлення, але його залишки також потрібно перевіряти.