День шопінгу 11.11: як магазину підготувати чесну й вигідну акцію

Підготовку магазину до Дня шопінгу 11 листопада варто почати за 3–4 тижні: визначити мету акції, порахувати доступний товар і витрати, встановити економічно обґрунтовану знижку. До публікації пропозиції власник має погодити перелік товарів, попередні й акційні ціни, точний строк, місце продажу та обмеження кількості. Покупець повинен отримати саме ті умови, які побачив в оголошенні.

Призначте працівників, які відповідатимуть за ціни, залишки, видачу замовлень і звернення покупців. Перед стартом перевірте продаж на касі та оформлення покупки на сайті, а після завершення зіставте отримані гроші, витрати, залишки й повернення. Сама участь товару в акції не скасовує законних прав покупця на обмін, звернення щодо недоліків або прав за дистанційною покупкою.

За 3–4 тижні: визначте мету та обсяг акції

Оберіть одну основну мету, за якою оцінюватимете результат. Для невеликого магазину це може бути продаж визначеної кількості сезонних залишків, зменшення запасу товарів із повільним продажем або отримання додаткового доходу після витрат на акцію. Запишіть конкретний показник і дату підбиття підсумків, щоб працівники розуміли, якого результату ви очікуєте.

Як практичний орієнтир можна поставити умовну мету: продати 20 одиниць визначеної моделі з наявних 50, зберігши додатний результат після закупівельної вартості проданого товару, витрат на виконання замовлень, рекламу та повернення. Це приклад плану, а не прогноз попиту. Обсяг продажів залежатиме від товару, пропозиції та можливості магазину виконати замовлення.

Спочатку визначте масштаб, який команда зможе обслуговувати. Якщо один працівник одночасно продає в залі, відповідає на повідомлення й пакує відправлення, велика кількість акційних позицій ускладнить роботу. Для першої такої акції доцільно обрати обмежений перелік товарів з однозначними умовами продажу.

• Власник затверджує мету, бюджет і мінімально прийнятний фінансовий результат.
• Працівник, який веде товарний облік, готує перелік позицій, кількість, собівартість і попередні ціни.
• Продавець перевіряє стан товару, комплектність, розміри та відповідність етикеток.
• Відповідальний за замовлення оцінює, скільки покупок команда зможе зібрати й видати в обіцяний строк.

У невеликому магазині ці завдання може виконувати одна людина. Важливо зафіксувати, що саме вона має зробити й коли передати результат власнику. Підсумком цього етапу має стати погоджений список товарів із кількістю, цінами та відповідальними працівниками.

Порівняйте повільні продажі з фактичними залишками

Для відбору товарів порівняйте кількість проданих одиниць за обраний період із поточним запасом. Товар без продажів потребує додаткової уваги: він міг довго лежати на складі, нещодавно надійти або бути відсутнім у торговому залі. Перш ніж включати його в акцію, перевірте, чи мав покупець можливість його придбати.

Період аналізу обирайте відповідно до асортименту. Для сезонного товару врахуйте час, коли він був доречний покупцям, а для постійного асортименту — достатній проміжок звичайної торгівлі. Порівнюйте однакові одиниці вимірювання та конкретні моделі: загальний запас категорії не показує, скільки потрібного розміру або кольору залишилося в магазині.

Після відбору працівник має перерахувати акційний товар фізично. Окремо позначте вже відкладені покупцям одиниці, товар із пошкодженою упаковкою та позиції, які потребують з’ясування стану. В оголошений акційний запас включайте лише ту кількість, яку магазин справді може продати на заявлених умовах.

Як у Торгсофт відібрати товар для акції та підготувати ціни

У Торгсофт відкрийте «Аналіз → Аналіз товару, що залежався», задайте період і конкретний центр обліку — магазин або склад, за яким програма веде товарний облік. Установіть поріг кількості проданих одиниць і натисніть «Оновити». Поріг стосується кількості проданого товару, а не відвідувачів чи чеків: значення 1 відбирає товари, яких за період продано менше однієї одиниці, тобто нуль для поштучного товару. Щоб окремо розглянути запас, який уже був на початку періоду, увімкніть відповідний перемикач. Для підготовки акції вимкніть показ товарів із нульовим залишком; якщо аналізуєте кілька магазинів, групування за центрами обліку допоможе розрізнити їхні дані.

Поточну облікову кількість, собівартість і ціну зі знижкою перегляньте в «Склад → Стан складу» для потрібного магазину або складу та зіставте їх із фізичним перерахунком. У меню «Умови продажу товару» доступна «Історія змін ціни та знижки»: використайте її разом із документами продажу, щоб підготувати достовірну попередню ціну. Якщо працюєте через «Змінити ціну продажу і знижку поточного товару», поля відсотка знижки та ціни продажу доступні, коли вимкнено налаштування «На товар не поширюється знижка».

Спочатку застосуйте заплановану зміну до однієї позиції та перевірте результат. У формі аналізу кнопка «Задати товарну знижку» дозволяє встановити відсоток або кінцеву ціну; товарна знижка має пріоритет перед іншими знижками клієнта й діє незалежно від наявності дисконтної картки. Якщо обираєте переоцінку — зміну облікової роздрібної ціни, — додайте товар в акт переоцінки та задайте нові значення. Після перевірки кінцевої суми скористайтеся друком етикеток зі знижкою. Зіставте надруковану етикетку, ціну під час продажу та оголошення, а також запишіть, які налаштування потрібно буде змінити після акції.

За 2–3 тижні: порахуйте знижку та витрати

Для кожної позиції власник має визначити, скільки грошей залишиться після продажу за акційною ціною. Врахуйте собівартість, пакування, комісії та витрати на доставку, які оплачує магазин. Окремо запишіть бюджет реклами, додаткову оплату роботи та можливі витрати на обробку повернень. Однаковий відсоток знижки для різних товарів може дати різний фінансовий результат.

Внесок із продажу — це сума, яка залишається від ціни після собівартості та витрат, пов’язаних із конкретним продажем. Вона потрібна для покриття реклами й інших витрат магазину. Цей показник ще не є чистим прибутком, оскільки не враховує всіх постійних витрат і податкових розрахунків підприємця.

Умовний приклад розрахунку акції

Усі числа нижче вигадані для пояснення розрахунку. Припустімо, звичайна та попередня ціна товару становить 1 000 грн, собівартість — 500 грн, а магазин планує знижку 20%. Пакування й комісії умовно становлять 60 грн за кожну виконану покупку. Рекламний бюджет — 2 400 грн. Для наочності розглянемо покупки по одній одиниці товару.

Знижка 20% у цьому прикладі зменшує внесок з одиниці з 440 до 240 грн. Щоб покрити лише рекламний бюджет без повернень, потрібно продати 10 одиниць: 2 400 ÷ 240 = 10. За такого обсягу результат після перелічених витрат дорівнюватиме нулю; коштів на покриття інших витрат магазину ще не залишиться.

Як повернення змінюють результат

Продовжимо умовний приклад: із 20 проданих одиниць покупці повернули дві, магазин повернув по 800 грн, а товар прийняв назад у стані, придатному для подальшого продажу. Припустімо, витрачені на ці дві покупки 120 грн пакування й комісій не відшкодовуються, а додаткова обробка кожного повернення коштує 100 грн.

• Виручка після повернення коштів: 16 000 − 2 × 800 = 14 400 грн.
• Собівартість 18 одиниць, які залишилися проданими: 18 × 500 = 9 000 грн.
• Початкові витрати на пакування й комісії для 20 покупок: 1 200 грн.
• Додаткові витрати на два повернення: 2 × 100 = 200 грн.
• Результат після реклами: 14 400 − 9 000 − 1 200 − 200 − 2 400 = 1 600 грн.

Повернення зменшили розрахунковий результат на 800 грн. Такий сценарій допомагає заздалегідь оцінити чутливість акції до витрат. Для свого магазину підставте фактичні комісії, умови їх відшкодування, витрати на доставку та податкові платежі, які потрібно врахувати у вашому розрахунку. Окремо залиште доступні гроші для виконання законних вимог покупців.

За 1–2 тижні: зафіксуйте ціни та правила акції

Для роздрібної акції в Україні врахуйте частини 4–6 статті 15 Закону України «Про захист прав споживачів» № 1023-XII. Поняття «знижка», «зменшена ціна» та аналогічні можна застосовувати до продукції, яку безпосередньо продає магазин, протягом визначеного обмеженого періоду, якщо ціна нижча від звичайної. Для «розпродажу» потрібно визначити всі товари в певному місці або чітку групу товарів, обмежити тривалість і встановити ціни нижче звичайних.

Після публічного повідомлення про початок знижок чи розпродажу покупцям потрібно довести попередню ціну та ціну, встановлену після початку акції. Відповідальний за ціни має підготувати обидва значення для кожної позиції на ціннику й у картці товару на сайті. Ціна повинна включати всі податки та інші обов’язкові платежі, які сплачує покупець під час придбання товару. Зазначте, за яку упаковку або одиницю вимірювання встановлено ціну; для відповідних товарів додайте ціну стандартної одиниці, наприклад кілограма чи літра. Попередня ціна має відповідати тій, що була встановлена до акції. Збережіть історію цін і документи продажу; штучне завищення бази для показового відсотка може вводити покупців в оману.

Окремо перевірте рекламу за частинами 4 і 8 статті 8 Закону України «Про рекламу» № 270/96-ВР. Оголошення про зниження ціни чи розпродаж повинне містити місце, дати початку й закінчення, а також співвідношення нової ціни до попередньої ціни реалізації або розмір знижки. Ціни в рекламі товарів, які продаються в Україні, зазначають виключно у гривні.

Для звичайного текстового чи візуального оголошення розмістіть ці відомості безпосередньо в рекламі. Для реклами в аудіальних медіа закон передбачає зазначення джерела, де можна дізнатися умови знижок або розпродажу. Якщо пропозиція містить окремий захід рекламного характеру, врахуйте також частину 3 статті 8: строки, місце та джерело повних умов; зміни умов, місця й строків повідомляють у тому самому порядку, що й початкову інформацію.

Власник має погодити один текст правил, за яким працюватимуть продавці, адміністратор сайту та працівник, відповідальний за оголошення. До нього варто включити:

• точний перелік товарів, моделей, розмірів або артикулів;
• попередню й акційну ціну, суму або відсоток знижки;
• дату, час початку та завершення, адреси магазинів і сайт, якщо він бере участь;
• акційний запас загалом і за місцями продажу, обмеження на одного покупця, якщо вони є;
• правила поєднання з іншими знижками та порядок застосування пропозиції;
• умови отримання, оплати й доставки та контакт для звернень.

Кількісні обмеження мають відповідати реальному запасу. Фраза «кількість обмежена» не замінює точного строку акції та не виправдовує рекламу товару, який магазин не може надати на заявлених умовах. Якщо пропонуєте кілька товарів за одну ціну або надаєте знижку на інший товар за умови покупки першого, зазначте зміст і вартість пропозиції, строк її дії та всі обмеження, зокрема кількісні. Для товарів, які пропонуєте разом за одну ціну, також укажіть їхні ціни окремо. Це вимоги частини 3 статті 15 Закону № 1023-XII.

Умовний приклад рекламного оголошення

Нижче — вигаданий приклад для офлайн-магазину. Усі поля в квадратних дужках потрібно замінити фактичними даними перед публікацією; числа можна використати лише тоді, коли вони відповідають реальним цінам і запасу.

Якщо акція поширюється на сайт, додайте його адресу та фактичні умови доставки. Працівник, який публікує оголошення, має звірити кожне число з погодженими правилами. Збережіть опублікований текст, щоб команда могла відтворити умови конкретної покупки.

За кілька днів: розподіліть замовлення та звернення

До старту визначте, хто підтверджує наявність, хто відкладає товар під замовлення, хто пакує та хто спілкується з покупцем. Якщо магазин продає одночасно в залі й через сайт, погодьте спосіб обліку відкладених одиниць. Працівники мають бачити, скільки товару ще можна обіцяти новим покупцям.

Для онлайн-продажу перевірте доступність відомостей про продавця, його адресу, контакти, ідентифікаційні дані, включення податків у вартість та вартість доставки. Це передбачає стаття 7 Закону України «Про електронну комерцію» № 675-VIII. До оформлення покупки людина має розуміти, у кого купує, що отримає та скільки заплатить. За частинами 2–3 статті 13 Закону України «Про захист прав споживачів» № 1023-XII адміністратор сайту має ще до укладення дистанційного договору зробити доступними основні характеристики товару, ціну з доставкою, умови оплати й поставки, гарантійні зобов’язання, порядок прийняття претензій, період прийняття пропозиції та порядок розірвання договору.

Надання цих відомостей потрібно підтвердити письмово або електронним повідомленням; підтверджену інформацію продавець не може змінювати одноосібно. Під час контрольного замовлення перевірте, що покупець бачить ці умови до укладення договору й отримує їх підтвердження.

Працівник замовлень має оперативно підтверджувати отримання замовлення через сайт. Адміністратор сайту повинен зазначити в пропозиції або електронному договорі, як покупець може отримати їх у формі, що унеможливлює зміну змісту. Окремо налаштуйте видачу підтвердження покупки електронним документом, квитанцією, чеком або іншим документом у момент покупки або передачі товару. За частинами 7 і 11 статті 11 Закону України «Про електронну комерцію» № 675-VIII підтвердження має містити умови й порядок обміну та повернення, найменування й місцезнаходження продавця, порядок прийняття претензій, гарантійні зобов’язання та інформацію про пов’язані послуги з утримання чи ремонту товару. Якщо строк договору не визначено, додайте порядок його розірвання. Перед акцією адміністратор має оформити контрольне замовлення й переконатися, що покупець отримує ці відомості та може їх зберегти.

Напередодні: перевірте касу, сайт і звіти

Проведіть контрольну перевірку на одній акційній позиції до масового застосування налаштувань. Продавець і відповідальний за облік мають разом зіставити погоджену ціну, етикетку та суму під час оформлення покупки. Перевірте сценарій зі звичайним покупцем і з покупцем, який має іншу знижку: кінцева сума повинна відповідати оголошеним умовам.

1. Відскануйте товар і перевірте назву, кількість та кінцеву ціну.
2. Перевірте покупку кількох одиниць і встановлені обмеження.
3. На сайті пройдіть шлях від картки товару до підсумку замовлення з доставкою.
4. Перевірте, хто отримав замовлення та як товар відкладається під нього.
5. Зіставте документ продажу, суму оплати й зміну товарного залишку.
6. Перегляньте звіт за потрібним магазином і періодом: ціна, кількість та сума мають відповідати оформленій операції.

Використовуйте навчальне середовище, якщо воно доступне, або погоджений із відповідальним за облік порядок перевірки. Якщо оформляєте реальну операцію, відобразіть її та можливе скасування належним чином. Контрольні дії не повинні залишити необліковані гроші чи помилкові залишки.

11 листопада: контролюйте запас і виконання обіцянок

Перед відкриттям керівник зміни звіряє активні ціни та наявність із правилами акції. Протягом дня відповідальний працівник стежить за проданими й відкладеними одиницями, а також за замовленнями, які ще потрібно зібрати. Коли акційний запас вичерпано, оновіть доступність і припиніть просування пропозиції, яку магазин уже не може виконати.

Якщо виявили розбіжність між оголошенням, цінником і сумою покупки, передайте її керівнику та виправте причину. Працівник для зв’язку має повідомити покупцеві, що саме відбулося і яку наступну дію виконає магазин. Зміна оголошення не змінює автоматично вже погоджених умов покупки.

Приймайте звернення покупців і після завершення акції

Знижка сама по собі не є підставою відмовляти в законному обміні, розгляді недоліків чи реалізації прав за дистанційною покупкою. Відповідні правила містять статті 8, 9 і 13 Закону України «Про захист прав споживачів» № 1023-XII. Рішення залежить від товару та обставин звернення, тому працівник має передати його відповідальному за розгляд.

Для роботи магазину запровадьте простий порядок: запишіть дату покупки, товар, номер документа або замовлення, опис питання та вимогу покупця. Призначте працівника, збережіть документи й листування та повідомте людині, хто розглядає звернення і яким буде наступний крок. Повернений товар окремо позначайте до з’ясування його стану та можливості подальшого продажу.

Після акції: звірте гроші, товар і фінансовий результат

Після завершення відповідальний за ціни змінює налаштування згідно з планом, прибирає акційні оголошення та перевіряє етикетки й сайт. Працівник замовлень завершує обробку покупок, оформлених на акційних умовах. Закінчення рекламного періоду не означає, що всі замовлення вже виконані.

Звіряйте окремо оформлені продажі, фактично отримані оплати, повернуті кошти та невиконані замовлення. Після цього підрахуйте собівартість товару, який залишився проданим, пакування, комісії, рекламу, додаткову роботу та витрати на повернення. У фінансовому підсумку врахуйте також податкові платежі й інші витрати за правилами обліку вашого підприємства.

Для товару перевірте рівність: початковий залишок плюс надходження та прийняті повернення мінус продажі й інші оформлені вибуття дорівнює кінцевому залишку. В умовному прикладі з початковими 50 одиницями, продажем 20 і поверненням двох, без інших рухів, кінцевий залишок становитиме 50 − 20 + 2 = 32 одиниці. Доступність повернених одиниць для нового продажу потрібно оцінити окремо.

Спочатку складіть попередній підсумок, а після подальших повернень і остаточних розрахунків доповніть його. Власник має отримати відповідь на три питання: наскільки зменшився цільовий запас, скільки грошей залишилося після витрат і які помилки потрібно усунути перед наступною акцією. Збережіть перелік товарів, умови та розрахунок, щоб наступного разу планувати пропозицію на основі власних результатів.

Офіційні акти для оформлення акції

• Закон України «Про захист прав споживачів» від 12.05.1991 № 1023-XII — стаття 15, зокрема частини 3–6 щодо цін, знижок і розпродажів; стаття 19 щодо недопущення введення в оману; статті 8, 9 і 13 щодо прав покупців.
• Закон України «Про рекламу» від 03.07.1996 № 270/96-ВР — статті 7 і 10 щодо достовірності реклами; частини 3, 4 і 8 статті 8 щодо умов рекламних заходів, реклами знижок і зазначення цін у гривні.
• Закон України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII — стаття 7 щодо інформації про продавця й вартість; стаття 11, зокрема частини 7 і 11, щодо підтвердження замовлення та покупки.