Розбіжності у звітах по постачальникам: причини та алгоритм пошуку помилок

Розбіжності між звітом "Аналіз виручки за постачальниками" та звітом "Рух товару" є досить поширеною ситуацією, яка найчастіше пов'язана з логікою відображення від'ємних залишків та джерелами походження товару в програмі Торгсофт.

Нижче наведено детальний розбір причин таких неспівпадінь та інструкція з пошуку помилок.

Основні причини розбіжностей у звітах

1. Продаж товару "в мінус" (від'ємні залишки) 

Це найголовніша та найчастіша причина розбіжностей. Якщо товар був проданий у момент, коли його фактичний залишок на складі дорівнював нулю або був від'ємним (тобто дозволено продаж "в мінус"), така реалізація фіксується у загальному звіті "Рух товару", але вона не враховується у звіті "Аналіз виручки за постачальниками".

Оскільки товару фактично не було на складі (не було партії поставки), програма не може прив'язати цей продаж до конкретного постачальника в аналітичному звіті.

2. Некоректне порівняння через фільтр "Постачальник" у русі товару 

Спеціалісти технічної підтримки наголошують, що не можна безпосередньо порівнювати кількість товару у звіті "Аналіз виручки за постачальниками" зі звітом "Рух товару" із застосованим фільтром "Постачальник".

Фільтр постачальника у "Русі товару" не містить ідентичного набору даних і логіки обробки, як повноцінний аналітичний звіт, що закономірно призводить до хибних розбіжностей. Під “Фільтр за товаром” по постачальнику підпадають всі товари від яких коли-небудь у системі був прихід від цього постачальника. 

3. Прихід товару за результатами інвентаризації 

Якщо товар раніше був знайдений як надлишок під час переобліку та оприбуткований через закриття відомості інвентаризації, програма системно закріплює цей товар за віртуальним постачальником з назвою "ПРИХІД ВІД ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ", а не за реальним постачальником, який його колись постачав. Відповідно, при подальшому продажу такого товару він не потрапить до аналізу виручки початкового контрагента, хоча фізично це той самий товар.

4. Різна логіка врахування знижок у суміжних звітах 

Якщо ви намагаєтесь звіряти "Аналіз виручки за постачальниками" зі звітом "Аналіз реалізацій за постачальниками та торговим точкам", враховуйте, що у них різна логіка підрахунку сум. В "Аналізі реалізацій за постачальниками..." сума за роздрібними цінами береться з приходу без урахування знижки, тоді як для "Аналізу виручки за постачальниками" береться ціна зі знижкою, яка діяла безпосередньо під час продажу.

Як правильно шукати помилку: алгоритм дій

Щоб знайти, куди "зникла" кількість проданого товару та вирівняти звіти, виконайте наступні кроки:

Крок 1. Перевірте рух конкретного товару на наявність "мінусів" 

Зайдіть у пункт меню "Склад" -> "Стан складу", знайдіть проблемну позицію товару та натисніть кнопку "Рух товару" (або перегляньте "Картку складського обліку товару"). Уважно перевірте колонку залишків після кожної реалізації. Якщо ви побачите, що в момент продажу залишок переходив у мінус, саме ця кількість не потрапила до "Аналізу виручки за постачальниками".

Крок 2. Перевірте джерело надходження (партію поставки) 

У тому ж вікні "Рух товару" подивіться, яким документом товар був поставлений на облік перед продажем. Якщо це документ "Прихід від інвентаризації", шукайте цей обсяг продажу у звітах під постачальником "ПРИХІД ВІД ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ".

Крок 3. Перерахуйте собівартість товару 

Оскільки аналітичні звіти по постачальниках нерозривно пов'язані з партіями поставок та собівартістю, перед формуванням фінальних звітів необхідно перерахувати собівартість. В основному у аналізах є кнопка перерахунку собівартості, треба перед переглядом аналізу завжди натискати “Перерахувати собівартість”(інколи без її натискання не оновлюється інформація у аналізі взагалі), або, також є загальний перерахунок — відкрийте пункт меню "Аналіз" -> "Період" і натисніть "Перерахувати собівартість". Система пройдеться по всіх складських документах і коректно розподілить товари згідно з алгоритмом FIFO (за партіями поставки).

Для коректної аналітики продажів у розрізі постачальників намагайтеся уникати продажу товару "в мінус" та регулярно виконуйте перерахунок собівартості. Пряме порівняння аналітичних звітів з лінійним звітом "Рух товару" є технічно некоректним і завжди даватиме розбіжності.