Як контролювати дії персоналу в Торгсофт і знаходити зміни в документах, чеках та касі

Де в Торгсофт перевіряти дії персоналу, зміни документів і касові операції

Якщо в Торгсофт раптово змінюються залишки, зникають документи, не сходиться каса, з’являються підозрілі знижки або товари зникають із чеків, перевірку потрібно починати не з припущень, а з журналів дій і звітів контролю. Програма фіксує зміни документів, видалення товарів із реалізації, переоцінки, ручні знижки, інкасації та інші дії користувачів. Тому при правильному налаштуванні ролей і журналів у Торгсофт можна не лише знайти автора змін, а й зрозуміти, як саме сталася помилка або зловживання.

Ситуація 1. Зміна або видалення складських чи фінансових документів

 Симптом: змінилися залишки на складі, "попливли" суми взаєморозрахунків з постачальником, зник фінансовий документ з каси.

 Причина: хтось із працівників (комірник, товарознавець, продавець) навмисно чи випадково відредагував або видалив прибуткову/видаткову накладну, акт списання чи фінансовий документ.

Як перевірити:

1. Відкрийте Файл → Журнал зміни документів. Тут фіксуються всі зміни приходів, реалізацій, повернень, внутрішніх передач, списань та фінансових документів. Ви побачите, хто саме, коли та на яку суму змінив/видалив документ.

2. Відкрийте Файл → Протокол дій користувача для форм редагування. Цей звіт покаже конкретику: яке поле редагувалося, старе значення (до редагування) та нове значення.

3. Відкрийте Файл → Протокол дій користувачів. Цей звіт покаже інформацію про те, які повідомлення/помилки виникали при роботі з програмою Торгсофт.

Як виправити:

Вручну відкоригувати документ до початкових значень (спираючись на дані з "Журналу зміни документів"), або створити коригуючий фінансовий/складський документ.

Як не допустити повторення:

1. Увімкніть ведення журналів: Налаштування → Параметри → Доступ → «Вести протокол системних повідомлень, отриманих користувачем» та «Вести протокол системних повідомлень».

2. Для ролі "Продавець" чи "Комірник" обмежте права: увімкніть перемикач в полі «Фінансовий документ може змінювати тільки його автор» на формі «Налаштування» - «Параметри» - вкладка «Доступ».

3. Використовуйте функцію «Контроль накладної» після перевірки приходу. Накладну з ознакою «Контроль виконано» неможливо відредагувати без зняття цієї ознаки адміністратором.

Ситуація 2. Товар "зник" із чека (Крадіжка готівки на касі)

 Симптом: при проведенні інвентаризації виявляється нестача популярного товару. Виручка в касі менша за очікувану.

 Причина: продавець бере гроші у клієнта, сканує товар (щоб покупець почув "пік" і побачив суму), але чек не друкує. Коли покупець йде, продавець скасовує (видаляє) товар з форми реалізації, а гроші кладе собі в кишеню.

Як перевірити:

Відкрийте Склад → Скасовані товари з реалізацій. У цьому звіті власник може побачити, хто з продавців, коли, на якому центрі обліку та який саме товар видалив із відкритого чека.

Як виправити:

Провести позапланову інвентаризацію, вирахувати суму нестачі із заробітної плати винного продавця.

Як не допустити повторення:

1. Жорсткий метод. Зайдіть у Налаштування → Параметри → Доступ і увімкніть «Продавець не може видаляти товар в реалізації». Продавець фізично втратить кнопки «Скасувати» та «Скасувати все». Для видалення помилково просканованого товару доведеться кликати адміністратора.

2. М'який метод. Увімкніть «Реєструвати видалення товару з реалізації». При спробі видалити товар програма вимагатиме обов'язково вказати причину (з випадаючого списку) та/або просканувати бейдж старшого продавця/адміністратора для підтвердження.

3. Повісьте для покупців табличку "Обмін та повернення лише за наявності чека" — це стимулює клієнтів вимагати чек, руйнуючи схему крадіжки.

Ситуація 3. Несанкціонована зміна цін та роздача знижок "своїм"

 Симптом: падіння рентабельності. Продаж товару за заниженими цінами, часте використання великих знижок для обраних клієнтів.

 Причина: продавець вручну змінює ціну продажу в реалізації або використовує чужу/свою дисконтну картку з великим відсотком для покупців без карток (різницю забирає собі). Або товарознавець самовільно знизив ціну в прайсі.

Як перевірити:

1. Щодо зміни цін. Зайдіть у Склад → Змінення ціни продажу. Вкажіть період, і ви побачите всю історію переоцінок: старе значення, нове значення та хто саме з користувачів його змінив.

2. Щодо ручних знижок. Відкрийте Аналіз → Аналіз використання знижок. Встановіть фільтр "Тип знижки: ручна на товар" або "Знижка: завищено % знижки" чи "Проданий нижче собівартості". Чорним кольором будуть виділені прибуткові продажі, коричневим — ті, що принесли збиток.

Як виправити:

Скасувати ручні акти переоцінки. Оштрафувати персонал на суму втраченого прибутку.

Як не допустити повторення:

1. В карточці користувача програми (форма "Налаштування" - "Користувачі") зніміть перемикач в полі «Дозволено змінювати ціну продажу в реалізації».

2. Боротьба з "чужими" картками: увімкніть перемикач в полі «Заборонити продавцеві вводити номер дисконтної картки з клавіатури (тільки сканером)» на формі «Налаштування» - «Параметри» - вкладка «Доступ». Продавець не зможе вбити напам'ять завчений номер золотої картки родича, якщо клієнт не дав її фізично в руки.

3. У картці користувача програми  (форма "Налаштування" - "Користувачі") встановіть в полі Контроль мінімальної ціни продажу в значення «Заборонити продаж нижче собівартості». 

Зверніть увагу, що увімкнення даного налаштування може призвести до затримок при додаванні товару до форми "Реалізація" в момент проведення продажі.

Ситуація 4. Не збігається сума в касі (Проблеми з інкасацією та виручкою)

 Симптом: при перевірці або передачі зміни не вистачає готівки в касі.

 Причина: продавець безконтрольно вилучає готівку, не реєструючи це, або робить інкасацію на фіктивну суму. Можливо, відбувається проведення фіктивних повернень товару під чужим бейджем для вилучення грошей із каси.

Як перевірити:

1. Перевірте Оплата → Підсумки каси. Тут зберігається історія кожної покупюрної перевірки: час, сума, хто перевірив, та розбіжність між залишком у програмі та фактом.

2. У Оплата → Фінансовий документ → вкладка Каса відфільтруйте фінансові документи через фільтр Вибір касових операцій, щоб подивитися, коли та ким створювалися фінансові документи на вилучення (інкасацію).

Як виправити:

Створити коригувальний прибутковий або видатковий касовий ордер (фінансовий документ) для вирівнювання балансу по касі. Провести бесіду з персоналом.

Як не допустити повторення:

1. Увімкніть перемикач в полі «Запитувати залишок в касі у продавця щодня при першому вході в програму» на формі «Налаштування» - «Параметри» - вкладка «Доступ». Продавець не зможе почати зміну, поки не перерахує касу і не введе суму. Це фіксує його персональну відповідальність за прийняті гроші.

2. Делегуйте право інкасації. У Налаштування → Інкасатор можна прив'язати конкретного довіреного співробітника до каси. При спробі здати виручку, програма вимагатиме спочатку бейдж/пароль продавця, а потім — пароль Інкасатора. Без адміністратора продавець не зможе вилучити гроші.

3. Увімкніть перемикач в полі «Пов'язувати реалізацію з продавцем (Реєстрація продавця: Для кожної реалізації)» на формі «Налаштування» - «Параметри» - вкладка «Параметри» та обов'язкову реєстрацію за бейджем. Кожна фінансова дія буде мати чіткого автора.

Головне правило безпеки для власника: ніколи не працюйте під одним логіном з продавцями та нікому не передавайте пароль користувача програми "Власник". Усі обмеження, заборони на перегляд закупівельних цін та блокування видалення документів працюють лише тоді, коли персонал заходить у програму під своїми обмеженими ролями.

Поширені запитання про контроль дій персоналу

Зайдіть у меню Файл → Журнал зміни документів. У цьому режимі фіксуються всі коригування складських та фінансових документів (прибуткових, видаткових накладних, актів списання тощо). Для детальнішого розбору (щоб дізнатися, яке саме поле було змінено) використовуйте звіт Файл → Протокол дій користувача для форм редагування, де чітко видно старе значення до редагування та нове після нього.

Так, програма є неупередженою системою, яка автоматично фіксує точний час кожної дії. У кожному звіті контролю (Протокол дій користувачів, Журнал зміни документів, Журнал інвентаризації (в середині документа інвентаризації)) обов'язково є колонки з датою та точним часом збереження змін. Цю інформацію неможливо відредагувати вручну, що дозволяє власнику точно відновити хронологію подій та визначити, хто саме працював у програмі в конкретний момент.

Якщо співробітник видалив цілий документ (накладну, фінансовий ордер), запис про це потрапляє в меню Файл → Журнал зміни документів. Там зберігається інформація: тип видаленого документа, його номер, дата, сума та автор дії. Якщо ж продавець видалив окремий товар із відкритого чека під час продажу, ці махінації фіксуються у звіті Склад → Скасовані товари з реалізацій (за умови, що ви увімкнули цю опцію в налаштуваннях доступу).

Усі надані персоналом знижки можна проаналізувати в меню Аналіз → Аналіз використання знижок. Щоб знайти саме ручне втручання продавців, встановіть у фільтрі «Тип знижки» значення «Ручна на товар» або «На накладну (ручна)». Програма наочно покаже прибутковість: чорним кольором відображатимуться продажі з нормальним прибутком, а коричневим — ті, що принесли власнику від'ємний прибуток через завищену знижку.

Ця інформація зберігається в меню Оплата → Фінансовий документ на вкладці «Каса». У списку касових ордерів є колонка зі співробітником, який проводив операцію, а всередині самого документа інкасації вказується ім'я інкасатора, якому передали кошти. Для аналізу залишків і розбіжностей грошей по касах також зручно користуватися звітом Оплата → Підсумки каси, де є повна історія щоденних звірок.

Так, всі дії під час інвентаризації детально протоколюються. Відкривши потрібну відомість інвентаризації, натисніть кнопку Журнал. Там відобразиться таблиця з історією дій: який товар і в якій кількості сканували, чи вводили кількість вручну. У колонці «Автор» буде зафіксовано ПІБ співробітника або назву користувача програми, який це зробив.

Протокол дій користувачів — це глобальний системний лог. Він фіксує системні повідомлення та помилки. Натомість Журнал зміни документів — це спеціалізований інструмент, який відстежує глибший рівень: він реєструє зміни всередині складських та фінансових документів (приходів, реалізацій, списань) і дозволяє побачити історію зміни складу документа.

Потрібно правильно налаштувати доступи користувачеві програми. Заберіть у користувача програми права на зміну цін, встановлення ручних знижок та перегляд від'ємних чи нульових залишків.