Інструкція для власника бізнесу з використання журналів аудиту та налаштувань безпеки в Торгсофт для виявлення крадіжок, махінацій із чеками, знижками та поверненнями. Усі описані журнали є незмінними стандартними засобами системи.
Коли варто перевіряти дії персоналу в Торгсофт
Виявлена нестача або надлишок готівки.
Інвентаризація показує розбіжності по складу.
Є підозра на махінації з чеками або поверненнями.
Клієнти скаржаться на відсутність фіскального чека.
Проводиться регулярний внутрішній аудит магазину.
Які ознаки можуть вказувати на махінації
Каса не сходиться після закриття зміни.
Часті скасування товарів у чеках.
Повернення товарів у неробочий час.
Незрозумілі знижки без підтвердження клієнтом.
Редагування документів минулих періодів.
Пропуски або аномалії в нумерації чеків.
Чому виникають зловживання в роботі персоналу
Умисні дії персоналу з метою привласнення готівки.
Надмірні права доступу у ролях користувачів.
Відсутність або вимкнене логування змін.
Відсутність регулярного контролю з боку власника.
Рішення: як провести аудит
Крок 1. Перевірка скасованих товарів у чеках
Схема: «Товар просканували — гроші взяли — чек скасували»
1.
Обов'язково увімкніть «Параметри» — «Доступ» — «Реєструвати видалення товару з реалізації».
2.
Відкрийте Склад → Скасовані товари з реалізацій.
3.
Сформуйте звіт за потрібний період.
4.
Перевірте:
частоту скасувань по кожному продавцю;
скасування дорогих або ходових товарів;
повторювані причини типу «клієнт передумав».
Крок 2. Аналіз повернень товару
Схема: «Фантомне повернення»
1.
Відкрийте Файл → Протокол дій користувачів.
2.
Відфільтруйте події типу Повернення.
3.
Зверніть увагу:
на час створення документа (до відкриття / після закриття);
на користувача, від імені якого проведено повернення.
4.
Зіставте час операції з графіком роботи або відеоспостереженням.
Крок 3. Перевірка змін у документах минулих періодів
Схема: «Редагування заднім числом»
1.
Переконайтесь, що увімкнено опцію Вести журнал зміни документів.
2.
Відкрийте Файл → Журнал зміни документів.
3.
Шукайте:
зміни кількості або сум через декілька днів після створення документа;
правки в документах попередніх періодів;
невідповідність дат документа та дат змін.
Крок 4. Аналіз використання знижок
Схема: «Знижка в кишеню»
1.
Відкрийте Аналіз → Аналіз використання знижок.
2.
Відфільтруйте:
ручні знижки;
операції по конкретній дисконтній карті.
3.
Ознака порушення:
одна картка використовується багато разів за день різними клієнтами.
Як зрозуміти, що махінації підтверджені
Є конкретні записи в журналах із зазначенням користувача та часу.
Виявлені операції підтверджуються логами та не відповідають реальним подіям.
Знайдені системні патерни (один продавець, одна схема).
Як зменшити ризик зловживань у майбутньому
У ролі Продавець обмежте права доступу:
1.
Забороніть видалення товару з реалізації.
2.
Забороніть ручне введення номера дисконтної картки.
3.
Приховайте закупівельні ціни.
4.
Забороніть продаж товарів «в мінус».
5.
Обовʼязково увімкніть ведення журналів змін.
Журнали аудиту в Торгсофт дозволяють точно відновити ланцюг дій персоналу. Регулярний перегляд логів у поєднанні з правильними ролями доступу практично унеможливлює більшість схем махінацій.
Повернутися до попереднього кроку