Скасовані товари з реалізацій: як виявити махінацію касира та захистити прибуток магазину

У сфері роздрібної торгівлі контроль за діями персоналу є однією з ключових умов збереження прибутку та уникнення несанкціонованих дій. Режим контролю за скасованими товарами з реалізації — це спеціальний інструмент програми обліку, створений для відстеження ситуацій, коли товар був доданий до чека, а потім видалений з нього до моменту остаточної оплати. 

У підприємців, які прагнуть навести лад у фінансах, найчастіше виникають такі питання: 

Щоб дати вичерпні відповіді на ці питання, розглянемо механіку найпоширеніших порушень та інструменти Торгсофт для їх блокування.

Як працює схема махінації зі скасуванням товару?

У магазинах, де покупцям не завжди обов'язково видаються чеки (або клієнт сам відмовляється його брати), недобросовісні продавці можуть вдаватися до простої, але ефективної комбінації для власного збагачення.

Схема виглядає так: продавець сканує товар, озвучує покупцеві суму до сплати й отримує від нього готівку. Поки покупець забирає товар і йде, продавець просто прибирає (скасовує) всі товари з відкритої форми реалізації. Програма сприймає це так, ніби продаж не відбувся, і товар автоматично повертається на віртуальний склад. Гроші, отримані від клієнта, касир кладе собі в кишеню. Найнебезпечніше в цій махінації те, що власник може виявити нестачу товару лише під час проведення повної інвентаризації, коли знайти винного вже вкрай важко.

Як Торгсофт допомагає заборонити або проконтролювати видалення товару?

Відповідаючи на часте питання підприємців «Чи можна заборонити касиру видаляти товари з чека?», Торгсофт пропонує два ефективні сценарії захисту, які налаштовуються власником.

Якщо ви хочете максимально убезпечити касу, ви можете повністю позбавити касира можливості видаляти відскановані позиції. Для цього в налаштуваннях програми (Налаштування - Параметри - Доступ) необхідно активувати перемикач «Продавець не може видаляти товар в реалізації». Після цього на формі реалізації у працівника з роллю «Продавець» просто зникнуть кнопки «Скасувати» та «Скасувати все». Якщо товар був відсканований помилково або клієнт передумав, продавець не зможе самостійно видалити його з чека — для цього йому доведеться кликати адміністратора або старшого касира. Це кардинально підвищує ступінь контролю та унеможливлює махінації зі скасуванням.

Якщо специфіка вашого магазину вимагає, щоб продавець міг сам видаляти товари, ви можете увімкнути жорстку фіксацію цих дій. Увімкнувши опцію «Реєструвати видалення товару з реалізації», програма при кожній спробі скасувати товар буде вимагати підтвердження. Ви можете обрати один із варіантів реєстрації:

• Введення причини: касир зобов'язаний обрати з випадаючого списку або ввести вручну причину, чому товар видаляється з чека (наприклад, «Не підійшов розмір», «Не вистачило грошей»).

• Введення відповідального: видалення можливе лише після сканування бейджа відповідального співробітника (адміністратора).

• Введення причини і відповідального: найсуворіший комбінований контроль.

Крім того, розробники Торгсофт передбачили захист від маніпуляцій з клавіатурою: під час процедури видалення товару з реалізації програма блокує використання гарячих клавіш (наприклад, F6 для швидкої оплати). Це зроблено для того, щоб унеможливити хитрощі, коли касир міг би передати на форму оплати більшу суму ще до того, як товари були фактично видалені з чека.

Де власнику перевірити, які товари були скасовані?

Для відповідей на питання «Як подивитися список того, що видалили продавці?», у програмі створено спеціальний звіт, який знаходиться в меню Склад - Скасовані товари з реалізацій.

У цьому вікні власник або товарознавець може побачити детальну інформацію про кожен випадок скасування:

• точний час, коли товар намагалися продати;

• назву товару та його штрихкод;

• кількість та ціну;

• причину скасування;

• ім'я продавця та центр обліку (магазин).

Цей звіт легко експортується в Excel або виводиться на друк для подальшого аналізу та службових розслідувань.

Додаткові інструменти виявлення махінацій

Крім контролю скасувань у поточній реалізації, підприємці часто стикаються з іншим видом шахрайства — махінаціями з поверненням товару. Наприклад, продавець під чужим бейджем оформлює фіктивне повернення товару, який насправді ніхто не приносив, і забирає готівку з каси.

Для виявлення таких складних схем варто використовувати Протокол дій користувачів (Файл - Протокол дій користувачів). Він фіксує абсолютно кожну операцію в програмі: хто, під чиїм паролем чи бейджем, о котрій годині заходив у систему, які чеки пробивав, і головне — які документи змінював або видаляв. Регулярний аналіз скасованих реалізацій у поєднанні з протоколом дій дозволить вам контролювати касу та виявляти спроби персоналу збільшити свій дохід коштом вашого бізнесу.