Права комірника при внутрішніх передачах: налаштування складів, приховування цін та контроль логістичних сценаріїв

У торгівлі з кількома магазинами або наявністю центрального складу процес внутрішнього переміщення товарів є щоденною рутиною. Цей логістичний режим необхідний для того, щоб вчасно поповнювати полиці магазинів, уникати дефіциту товарів або перерозподіляти надлишки між торговими точками. 

Проте, делегуючи ці задачі найманому персоналу, власники бізнесу прагнуть зберегти максимальний контроль за рухом матеріальних цінностей. Зазвичай у підприємців виникають такі питання: 

У цій статті ми детально розглянемо логістичний сценарій у Торгсофт та налаштування прав доступу комірника, які дають вичерпні відповіді на ці запитання.

1. Обмеження доступу до центрів обліку: звідки і куди можна переміщувати товар

Одним із головних завдань при налаштуванні прав комірника є чітке визначення його зони відповідальності. Якщо комірник працює на Складі №1, він не повинен мати змоги безконтрольно відправляти товар на будь-які інші об'єкти обліку.

Для вирішення цього питання у Торгсофт реалізовано обмеження доступу до центрів обліку одержувача внутрішньої передачі.

• Якщо це обмеження активовано в налаштуваннях ролі або користувача, то при створенні накладної комірник зможе вказати як одержувача лише ті склади, які йому заздалегідь дозволив керівник. Наприклад, якщо доступ комірника обмежений лише "Магазином 2", то він фізично не зможе розподілити товар на "Магазин 1".

• Якщо ж увімкнути це обмеження, але не вибрати жодного дозволеного складу-одержувача, програма вважатиме, що доступних центрів немає, і комірник взагалі не зможе створити внутрішню передачу.

Питання авторизації через бейдж

Підприємці стикалися з ситуацією, коли при скануванні бейджа для створення внутрішньої передачі відкривалася форма "Переміщення в торговій мережі", і комірник (або продавець) отримував доступ до переміщення з будь-якого центру обліку на будь-який інший, ігноруючи свої обмеження. Наразі цю поведінку виправлено: навіть при скануванні бейджа програма суворо дотримується встановлених ролевих обмежень, і користувач не зможе виконати несанкціоноване переміщення.

2. Конфіденційність даних: приховування цін та залишків конкурентних точок

Комірнику для роботи потрібна лише інформація про кількість товару, його розміщення (місце зберігання) та штрихкоди. Доступ до комерційної інформації має бути закритий.

• Приховування цін. У налаштуваннях доступу можна зняти галочку «Дозволено бачити закупівельні ціни». Також можна заборонити перегляд оптових цін на формах наявності товару та стану складу.

• Приховування залишків інших складів. За допомогою налаштування «Дозволено бачити стан по складах» можна вказати, залишки яких саме об'єктів обліку може бачити комірник. Якщо комірнику не потрібно знати про стратегічні запаси мережі, можна зняти дозвіл «Дозволено бачити кількість товару центрального складу».

• Реєстр внутрішніх передач. Якщо у комірника обмежений доступ до центрів обліку, він не бачитиме в реєстрі загальну масу накладних компанії. У його списку відображатимуться лише ті внутрішні передачі, де його склад є відправником або одержувачем.

3. Логістичний сценарій: призначення накладної на конкретного комірника

Для великих складів актуальним є питання маршрутизації завдань: як комірнику зрозуміти, яку саме накладну йому потрібно збирати просто зараз?

У Торгсофт розроблено механізм прив'язки комірника до документа внутрішньої передачі.

• При створенні накладної (або при розподілі товару) менеджер може вибрати конкретного комірника зі списку співробітників і закріпити його за цим документом.

• На формі "Реєстр внутрішніх передач" є колонка "Комірник" та відповідний фільтр.

• Комірник, відкривши реєстр, просто фільтрує список за своїм прізвищем і бачить перелік завдань, які йому належить виконати. Інформацію про комірника також можна вивести на друк безпосередньо у бланку внутрішньої накладної.

Крім того, для зручності збірки товару можна налаштувати друк «Чека для комірника». Коли товар відправляється або продається, на спеціальний принтер, встановлений безпосередньо на складі, друкується чек з переліком товарів. Це дозволяє комірнику негайно почати збірку, навіть поки покупець або експедитор ще йде до складу.

4. Контроль за нестачами та заборона редагування (Захист від махінацій)

Логістика часто супроводжується режимом «Товар в дорозі». Коли товар переміщується між складами, він списується з відправника, але потрапляє на баланс одержувача лише після фактичного прийому.

Приймаюча сторона повинна відкрити накладну та перевірити фактично доставлений товар за допомогою сканера штрихкодів (кнопка «Перевірити накладну»).

Питання крадіжок та редагування кількості

Підприємці часто скаржаться на такий ризик: зі складу відправили 100 одиниць товару. Комірник-одержувач приймає товар, але вносить у перевірку 90 одиниць, а 10 — привласнює. Оскільки система дозволяє фіксувати розбіжності, нестача «вилізе» на складі відправника, а недобросовісний працівник зніме з себе відповідальність.

Щоб унеможливити такі махінації, у налаштуваннях ролі (пункт меню Налаштування - Налаштування ролей - вкладка Документ) передбачено обмеження «Дозволено закриття та застосування результатів перевірки накладної».

• Якщо це обмеження увімкнути (зняти дозвіл для комірника), працівник складу зможе лише відсканувати товар, який приїхав, і зафіксувати розбіжності у програмі. Проте він не зможе застосувати ці результати та закрити накладну самостійно.

• Фінальне застосування результатів та оприбуткування фактичної кількості має зробити старший менеджер або власник, проаналізувавши зафіксовані комірником розбіжності. Це захищає бізнес від безконтрольного редагування кількості прийнятого вантажу.

Налаштувавши всі перелічені обмеження та права, власник бізнесу створює прозору та безпечну логістичну систему. Комірники бачать лише свої завдання та працюють у межах суворо відведених їм складів, без доступу до комерційної таємниці, а будь-які розбіжності при передачах жорстко контролюються керівництвом.