Контроль приймання внутрішньої передачі: як фіксувати нестачу, надлишок і пересорт без махінацій персоналу

Коли торговельна мережа розширюється, переміщення товарів між центральним складом та магазинами стає щоденною рутиною. У цьому процесі виникає "сліпа зона" — етап транспортування та приймання товару, де часто трапляються нестачі, надлишки або пересорт. 

Часто виникають такі питання: 

Щоб відповісти на ці питання та виключити людський фактор, у Торгсофт реалізовано суворий механізм контролю через режим «Товар в дорозі» та інструмент перевірки накладних. Головне правило цього механізму — ніколи не редагувати вихідну накладну внутрішнього переміщення вручну, а фіксувати фактичну наявність, дозволяючи програмі самостійно створювати коригувальні документи.

Чому ручне редагування накладних — це шлях до втрат?

Уявіть ситуацію: центральний склад відправив на магазин 100 одиниць товару, створивши звичайну накладну внутрішнього переміщення. Продавець на магазині перераховує товар, виявляє 90 одиниць (або вирішує привласнити 10 одиниць) і просто виправляє кількість у відкритій накладній на 90. В результаті товар наче "випаровується" з обліку, адже зі складу списується 90, на магазин приходить 90, а різницю ніхто не фіксує.

Щоб уникнути цього, процес передачі має бути розділений на два етапи за участю обох сторін, а між ними товар повинен перебувати на буферному (транзитному) складі.

Налаштування безпечного режиму «Товар в дорозі»

Для того щоб переміщення контролювалося системою, необхідно використовувати функціонал «Товар в дорозі». Це гарантує, що товар списується зі складу відправника, але не потрапляє на склад одержувача до моменту фактичної перевірки та підтвердження.

Крок 1. Базові налаштування системи 

Щоб персонал не забував використовувати цей режим, увійдіть у меню Налаштування - Параметри - Документ та активуйте перемикач «Створювати внутрішні передачі на склад Товар в дорозі за замовчуванням». Відтепер усі переміщення будуть автоматично маркуватися як транзитні.

Крок 2. Обмеження прав доступу (Захист від махінацій) 

Щоб співробітники не могли робити переміщення "куди завгодно" або приховувати свої дії, потрібно налаштувати ролі:

• Обмежте доступ до центрів обліку одержувача внутрішньої передачі. Якщо продавцю доступний лише "Магазин 1", він не зможе переглядати накладні, що прямують на інші магазини, або відправляти туди товар.

• Забороніть редагування закритих накладних. Працівники не повинні мати змоги змінювати результати підрахунку в закритих внутрішніх переміщеннях.

Алгоритм фіксації приймання без ручних правок

Коли товар фізично приїжджає на магазин, персонал повинен виконати процедуру приймання.

1. Початок перевірки. Продавець заходить у пункт меню Склад - Товар у дорозі, відкриває вкладку Накладні, виділяє потрібну накладну відправника і натискає кнопку Перевірити накладну.

2. Сліпий підрахунок. У вікні перевірки продавець сканує штрих-коди товарів, які дістав з коробок, або вводить фактичну кількість вручну. Якщо відскановано товар, якого не було в накладній (пересорт), програма зафіксує це. Якщо якогось товару не вистачає (нестача), він залишиться з нульовою або меншою кількістю у колонці перевірки. Програма фіксує час початку, час закінчення перевірки та співробітника, який її проводив.

3. Блокування (Закриття накладної). Після повного підрахунку працівник натискає Закрити накладну. Після цього внести зміни до результатів перевірки неможливо.

4. Приймання та автоматичне коригування. Останній крок — натиснути кнопку Прийняти накладну. Якщо виявлено розбіжності (нестачу або надлишок), програма видасть попередження і запропонує надрукувати «Звіт по розбіжностям».

Що відбувається далі? 

Програма автоматично створює коригувальні документи. Замість ручного виправлення вихідної накладної, Торгсофт самостійно повертає нестачу на склад відправника або створює додаткову накладну на виявлений надлишок. Таким чином, на магазин стає на облік рівно та кількість, яку фактично просканував продавець, а розбіжності (пересорт чи крадіжка в дорозі) «зависають» на відповідальності складу-відправника або служби доставки для подальшого розслідування.

Важливий нюанс: якщо в налаштуваннях увімкнено перемикач «Зберігати відправника для товару в дорозі», алгоритм працює ще жорсткіше. Коригувальні накладні на надлишок або нестачу не створюються напряму. Натомість усі товари з транзитної накладної спочатку віртуально повертаються на склад відправника, а потім створюється нова, чиста накладна від відправника до одержувача виключно на ту кількість, яка пройшла перевірку. Це дозволяє зберегти ідеальну чистоту партійного обліку та собівартості.

Подвійна перевірка: подвійний контроль

Щоб вирішити часту суперечку між складом («ми все поклали») та магазином («нам не все доїхало»), у Торгсофт реалізовано механізм подвійної перевірки.

• Первинна перевірка (Склад). Комірник, збираючи замовлення, відкриває накладну і проводить первинну перевірку сканером. Після цього він натискає дію «Заблокувати повторну перевірку» (щоб ніхто випадково не скинув його підрахунок) і відправляє вантаж.

• Повторна перевірка (Магазин). Коли товар приїжджає на точку, продавець в режимі «Товар у дорозі» обирає режим «Повторна перевірка».

• Результат. У Реєстрі внутрішніх передач власник бачить дві колонки: «Час перевірки / Перевірив» (дані складу) та «Час повторної перевірки / Перевірив (повторно)» (дані магазину). Приймання накладної відбувається виключно за результатами повторної (останньої) перевірки. Якщо первинна і повторна перевірки відрізняються, власник точно знає, що помилка (або крадіжка) сталася на етапі транспортування, адже склад зафіксував наявність 100 одиниць під час пакування.

Відповіді на часті запитання

 Чому після приймання накладної на складі "Товар у дорозі" з'являються від'ємні залишки? 

Це часто відбувається, коли користувачі намагаються "перехитрити" систему: видаляють коригувальні накладні вручну або використовують SQL-запити для чищення бази без розуміння наслідків. Також це трапляється, якщо накладну приймають одночасно на двох різних комп'ютерах, створюючи дублікати коригувань. Для виправлення необхідно перерахувати кількість товару на всіх складах і знайти "зламану" контрольну точку.

 Що робити, якщо продавець просканував не весь товар, прийняв накладну, і частина товару поїхала назад на склад? 

Якщо накладна була прийнята з розбіжностями і створено коригувальні документи, продавець повинен натиснути «Скасувати прийом накладної». Процедура прийняття відкотиться у повному обсязі. Однак, накладна залишиться у статусі "Закрита" (щоб уникнути махінацій). Для повторної перевірки власнику або адміністратору потрібно буде змінити її стан на "Відкрита".

 Як прийняти товар, якщо у накладній вказано більше, ніж фактично приїхало, і ми не хочемо створювати повернення? 

При прийманні накладної, якщо є неперевірений товар, програма запитає: встановити кількість рівною 0 чи встановити кількість рівною кількості в накладній. Якщо продавець обере "рівною 0", накладна прийметься лише на перевірену кількість, а на решту автоматично сформується коригування (повернення). Уникнути створення коригування неможливо — це базовий захист системи від викривлення даних.

Використання режиму перевірки без ручного редагування документів перетворює процес внутрішніх переміщень на прозорий і контрольований механізм. Власник завжди бачитиме хто, коли та з яким результатом здійснив приймання, а всі розбіжності будуть задокументовані системою автоматично.