Контроль змін цін: протокол переоцінки, акт переоцінки та журнал дій користувачів

Для контролю за змінами цін у програмі Торгсофт передбачено кілька інструментів, які дозволяють не лише фіксувати факт зміни вартості товару, але й відстежувати, хто та коли це зробив. Основними механізмами є Протокол переоцінки, Акт переоцінки та звіти про Змінення ціни продажу.

Ось детальна інформація про те, як працюють ці інструменти та як налаштувати відповідальність за правки.

1. Протокол переоцінки

Цей режим призначений для автоматичної фіксації інформації про товари, у яких відбулася будь-яка зміна роздрібної ціни.

• Як це працює. Протокол відображає перелік товарів, які були переоцінені на конкретному центрі обліку за певний період. Ви можете побачити товар, стару та нову ціну, а також кількість товару на складі в момент переоцінки.

• Налаштування. Щоб протокол наповнювався даними, необхідно активувати налаштування. Перейдіть в Налаштування — Параметри — Облік та увімкніть перемикач «Включати кількість товару до протоколу переоцінки (формувати протокол переоцінки)». Якщо цей перемикач вимкнено, протокол залишатиметься порожнім.

• Контроль при вході. Можна налаштувати програму так, щоб при вході відображалося вікно з протоколом переоцінки (щоб співробітники бачили зміни цін). Це налаштовується в Налаштування — Параметри — Загальні — «Показувати протокол переоцінки при вході».

2. Акт переоцінки (Планова зміна цін)

Якщо ви хочете підготувати зміну цін заздалегідь і прийняти її в певний момент, використовується Акт переоцінки (Документ — Акт переоцінки).

• Відповідальність. Кожен акт переоцінки зберігає історію: номер документа, дату та виконавця (користувача, який створив акт).

• Процес. Ви створюєте акт, додаєте товари (сканером або зі складу), вказуєте нові ціни або знижки. Зміни набирають чинності лише після натискання кнопки «Застосувати переоцінку». Після застосування товар автоматично потрапляє і в Протокол переоцінки.

3. Відстеження відповідальності за правки (Хто змінив ціну?)

Якщо ціна змінилася "раптово" і потрібно знайти винного, у Торгсофт є спеціальні журнали та звіти:

А. Звіт «Змінення ціни продажу» 

Це найбільш прямий спосіб дізнатися історію змін.

• Шлях. Склад — Змінення ціни продажу.

• Що показує. Цей звіт відображає зміну ціни продажу за певний період у розрізі центрів обліку.

• Як знайти відповідального? Технічна підтримка рекомендує використовувати саме цю форму, щоб переглянути, коли та ким було змінено відпускну ціну на товар.

Б. Протокол дій користувачів 

Це глобальний журнал подій у системі (Файл — Протокол дій користувачів).

• Він фіксує дії, такі як новий прихід, реалізація, друк етикеток тощо. Тут також можуть фіксуватися помилки та зміни важливих параметрів. Записи в цьому протоколі створюються автоматично і не можуть бути відредаговані або видалені користувачами, що гарантує достовірність даних.

В. Журнал зміни документів 

Якщо зміни відбулися всередині накладної (наприклад, змінили ціну в приході заднім числом), це фіксується тут (Файл — Журнал зміни документів).

• Умова. Необхідно увімкнути перемикач «Вести журнал зміни документів» в налаштуваннях (Налаштування — Параметри — Доступ).

4. Обмеження прав доступу (Профілактика)

Щоб уникнути несанкціонованих змін цін, слід правильно налаштувати ролі користувачів (наприклад, для продавців):

1. Заборона зміни цін у реалізації. В налаштуваннях ролі (Налаштування — Користувачі) переконайтеся, що вимкнено перемикачі в потрібному користувачеві:

•    «Дозволено змінювати ціну за прайсом в реалізації».

•    «Дозволено змінювати ціну продажу в реалізації».

Це не дозволить продавцю змінювати встановлену ціну на свою під час продажу.

2. Заборона редагування видів товару. Вимкніть «Дозволено редагування Видів товару», щоб персонал не міг змінити правила націнки чи округлення.

3. Контроль у мережі. Якщо у вас мережа магазинів, увімкніть опцію «Підтримувати однакові ціни на всіх торгових точках» (Налаштування — Параметри — Торговельна мережа). Це гарантує, що ціни змінюватимуться централізовано і синхронізуватимуться автоматично.

Для щоденного контролю використовуйте Протокол переоцінки (для перегляду списку товарів) та звіт Змінення ціни продажу (для виявлення конкретного співробітника, який вніс зміни).