Управління номенклатурою: як уникнути дублів, обмежити права персоналу та відслідкувати зміни

Як навести лад у базі товарів: фіксація назв, виправлення дублів та контроль продавців

Відсутність єдиних стандартів у довідниках (наприклад, у дереві видів товару) при децентралізованому введенні даних призводить до хаосу в торговельній мережі. Оскільки класифікацію та опис товару в різних магазинах можуть робити різні люди, програма може генерувати різні описи для однакових товарів. Наприклад, в одному магазині користувач може назвати гілку дерева «Іграшки», а в іншому — «Іграшка», хоча товари там знаходяться ідентичні. Коли виникає завдання збору та спільного аналізу інформації про роботу всієї мережі на центральному комп'ютері, такі різні описи призводять до неоднозначності аналізу.

Для того, щоб обмежити цей хаос та забезпечити єдину класифікацію, яка є основою коректного аналізу, в системі Торгсофт застосовується комбінація централізованого управління довідниками, жорсткого розмежування прав доступу та аудиту дій персоналу.

1. Централізація управління довідниками

Один із головних способів вирішення проблеми — ведення загального класифікатора груп (видів) товарів виключно на одному управляючому комп'ютері (наприклад, на центральному складі або в офісі власника) і передача всіх змін на інші комп'ютери магазинів.

Для цього необхідно налаштувати права доступу так, щоб лише одна відповідальна особа мала право змінювати дерево видів товару.

• Перейдіть у пункт меню Налаштування — Параметри — закладка Доступ та зверніть увагу на параметр Дозволено змінювати види товару.

• Якщо галочка не стоїть, жоден користувач з цією роллю не зможе змінити сформоване раніше дерево видів товару.

2. Обмеження прав доступу на рівні користувачів та ролей

Щоб унеможливити ситуацію, коли лінійний персонал випадково чи навмисно ламає структуру довідників, використовується гнучка система адміністрування.

• Заборона редагування. У картці налаштування прав конкретного користувача (пункт меню Налаштування — Користувачі) необхідно зняти позначку Дозволено редагування Видів товару. Наприклад, відсутність цього дозволу не дозволить звичайному продавцю через незнання або неуважність зробити помилки, які потягнуть за собою неточності в загальному обліку.

• Обмеження видимості довідників. Ви можете фізично обмежити те, які саме гілки довідника бачить конкретний співробітник. За допомогою налаштування Обмежити доступ до видів товару у Майстрі налаштування прав доступу можна відзначити лише ті категорії, з якими співробітнику дозволено працювати.

• Фіксація назви товару. При імпорті або ручному створенні можна використовувати налаштування фіксації назви товару, щоб унеможливити її подальшу зміну лінійним персоналом (кнопка Фіксована назва товару у картці товару).

3. Контроль та аудит змін

Якщо зміни все ж відбуваються, власник або системний адміністратор повинен мати інструменти для виявлення того, хто саме порушив стандартизацію. Для цього в системі передбачено кілька журналів логування:

• Вести журнал зміни документів. Якщо увімкнути цей перемикач у Налаштування — Параметри — Доступ, у меню Файл з'явиться пункт Журнал зміни документів, де зберігатиметься детальна інформація про те, хто і як змінював дані.

• Протокол дій користувача для форм редагування. Цей режим (знаходиться у меню Файл) дозволяє жорстко контролювати зміни саме на формах редагування. У ньому фіксується дата, час, перелік елементів, які редагував користувач, а також старе значення до редагування та нове значення після. Це дозволяє миттєво знайти винуватця, який створив дубль або перейменував еталонний запис у довіднику.

Впровадження цих правил перетворює базу даних із набору хаотичних записів різних продавців на структуровану, захищену систему, де довідники є еталонними та захищеними від несанкціонованого втручання.

Питання стандартизації довідників, налаштування прав та контролю за діями персоналу є надзвичайно актуальними. Користувачі часто стикаються з наслідками децентралізованого введення даних або шукають інструменти для запобігання помилкам.

Звернення на цю тему можна розділити на три основні категорії.

I. Питання щодо аудиту та пошуку "винуватців" змін

Коли в базі виникає плутанина, власники намагаються з'ясувати, хто саме з працівників вніс некоректні дані або змінив документи.

— Щоб переглянути, хто та о котрій годині редагував накладні, необхідно скористатися режимом «Журнал зміни документів», який знаходиться у пункті головного меню «Файл». Цей розділ призначений саме для відстеження та реєстрації змін у різних складських і фінансових документах (таких як прихідні накладні, реалізації, повернення тощо). Зверніть увагу, що для появи цього пункту в меню та початку фіксації інформації про дії користувачів, попередньо потрібно обов'язково увімкнути перемикач «Вести журнал зміни документів», що розташований за шляхом «Налаштування — Параметри — закладка Доступ».

— Так, дії продавця під час інвентаризації можна детально відстежити за допомогою спеціального інструменту програми. Для цього безпосередньо у відкритій відомості інвентаризації необхідно натиснути на кнопку «Журнал», після чого з'явиться вікно «Журнал інвентаризації», у якому зберігається історія всіх дій з товарами. У цьому журналі передбачена колонка «Автор», де фіксується ім'я співробітника (або користувача програми), який виконав конкретну операцію, що дозволяє власнику чи адміністратору легко перевірити, хто саме і коли вносив зміни до відомості під час переобліку.

— Для перегляду загальних дій персоналу використовуйте меню «Файл» – «Протокол дій користувачів», де автоматично фіксуються всі основні події, попередження та помилки. Щоб перевірити історію редагування накладних та інших складських чи фінансових документів, перейдіть до «Файл» — «Журнал зміни документів» (ця функція має бути попередньо увімкнена в налаштуваннях доступу). Відслідкувати ж факт, час та автора ручної зміни відпускної ціни на товар можна масово через режим «Склад» — «Змінення ціни продажу», або ж індивідуально для конкретної позиції безпосередньо на формі стану складу, скориставшись кнопкою «Умови продажу товару» та вибравши пункт «Історія змін ціни та знижки».

II. Запити щодо управління довідниками та блокування назв

Часто користувачі просять допомогти налаштувати правила так, щоб назви товарів формувалися за єдиним стандартом і їх не можна було зламати.

— Так, у програмі можливо масово заблокувати назву для цілої групи товарів, щоб уникнути її подальшої зміни. Для цього необхідно перейти до режиму «Товарознавство» — «Повний перелік товарів та послуг», за допомогою багаторядкового виділення обрати всі потрібні товари з групи, а потім скористатися функцією встановлення ознаки фіксації назви товару (кнопка «Фіксована назва товару»), після чого для всіх виділених позицій назва буде зафіксована як незмінна, хоча інші поля в їхніх картках залишаться доступними для редагування.

— Щоб масово прибрати артикул, сезон або іншу характеристику з назв товарів, необхідно відредагувати глобальне правило формування назви. Для цього перейдіть у меню «Налаштування — Параметри — вкладка Товар — Найменування», натисніть кнопку «Налаштувати» та у відкритій формі вимкніть перемикачі навпроти тих характеристик, які більше не повинні з'являтися в описі. Щоб це нове правило масово застосувалося до вже існуючих товарних позицій у базі, їхні назви потрібно оновити; це можна зробити, наприклад, скориставшись дією «Оновити назву товару» на вкладці «Товар» у режимі «Товарознавство — Діагностика помилок».

— Ситуація, коли після зняття позначки «Бере участь у назві» безпосередньо в картці виду товару найменування позицій не оновилося автоматично, найчастіше пов'язана з відключеним системним налаштуванням. Програма автоматично змінює назви після редагування довідників лише в тому випадку, якщо за шляхом «Налаштування — Параметри — Облік» увімкнено перемикач «Автоматично змінювати назву товару». Зверніть увагу, що ця опція стає активною і доступною для ввімкнення тільки тоді, коли в тих же параметрах на вкладці «Торговельна мережа» для поля «Пошук товарів при прийнятті пакетів» встановлено значення «За штрих-кодом товару»

Багато питань стосуються виправлення помилкової класифікації: 

— Так, у програмі можна масово перенести перелік товарів з однієї папки (гілки дерева видів товару) в іншу. Для цього безпосередньо у налаштуваннях довідника видів товару необхідно виділити гілку, товари якої переносяться, натиснути кнопку «Перенести товар», а потім вказати цільову гілку, куди потрібно перемістити номенклатуру. Крім того, якщо вам потрібно перенести не всю категорію цілком, а лише окремі позиції, або ж виправити помилкову класифікацію, найзручніше скористатися режимом «Товарознавство — Діагностика помилок» (вкладка «Означування довідників»): там ви можете відфільтрувати список, виділити необхідні товари та масово змінити для них прив'язку до нового виду товару. Саме ці інструменти фахівці технічної підтримки рекомендують використовувати для швидкого копіювання чи перенесення товарів в іншу гілку каталогу.

— Щоб виправити помилкове переміщення товару в іншу гілку довідника, необхідно скористатися режимом «Товарознавство — Діагностика помилок», перейшовши на вкладку «Означення довідників». У верхніх фільтрах для виду товару та виробника слід обрати значення «Все одно», а в нижньому фільтрі «Вид товару» вказати ту категорію, куди товар потрапив помилково, щоб програма відобразила список відповідної номенклатури. Після цього виділіть потрібні товари за допомогою багаторядкового вибору, натисніть кнопку «Змінити» на панелі інструментів та у відкритому вікні вкажіть правильний вид товару, обов'язково увімкнувши перемикач «Дозволити перезапис інформації» праворуч від поля. Після збереження даних натисканням кнопки «Записати» усім виділеним позиціям буде масово та автоматично присвоєно нову, коректну гілку каталогу.

— Щоб уникнути хаосу та дублювання товарів із появою «зірочок» у назвах під час імпорту з Excel, необхідно ретельно налаштувати параметри пошуку товару (наприклад, пріоритет пошуку за штрихкодом, а потім за назвою), щоб програма коректно розпізнавала існуючу номенклатуру та оновлювала її кількість, а не створювала нові позиції. Сама ж поява «зірочок» найчастіше є наслідком дублювання найменувань або некоректного налаштування правила формування моделей товару, коли у назві моделі немає унікальних характеристик, які відрізняють її від самого товару. Якщо помилки вже сталися і довідники збилися, проблему можна швидко вирішити через режим «Товарознавство — Діагностика помилок» на вкладці «Помилки товару» дублікати можна вибрати та об'єднати в один еталонний запис, а на вкладці «Означування довідників» — масово прив'язати «завислі» некласифіковані позиції до правильного виду товару, виробника чи сезону. Надалі для збереження стандартизації варто уважно ставитись до налаштування імпорту: контролювати перемикач «Оновлювати параметри товару» (щоб імпорт не затирав ваші існуючі описи) та заздалегідь вказувати «батьківські вузли» для видів товару і виробників, щоб програма автоматично розподіляла нові позиції за потрібними гілками ієрархії.

III. Питання про обмеження прав доступу (Ролі)

Власники бізнесу часто звертаються, щоб правильно налаштувати ролі для лінійного персоналу, обмеживши їм можливість вносити деструктивні зміни.

— Щоб обмежити видимість специфічних груп товарів або центрів обліку для певних працівників, необхідно налаштувати їхні права доступу через пункт меню «Налаштування — Користувачі» (або скориставшись «Майстром налаштування прав доступу» безпосередньо в картці користувача). Відкривши налаштування відповідного облікового запису, слід активувати перемикачі «Обмежити доступ до видів товару» та «Обмежити доступ до центрів обліку». Після встановлення цих позначок необхідно натиснути на відповідні кнопки для налаштування (наприклад, «Встановити доступні центри обліку для користувача») і у вікнах, що відкриються, відзначити галочками лише ті категорії товарів і ті магазини чи склади, з якими цьому працівнику дозволено працювати. У результаті такого налаштування система фізично приховає від співробітника будь-яку інформацію, документи чи залишки, що належать до недоступних йому центрів обліку або невідмічених гілок товарного довідника.

— Щоб приховати закупівельні ціни від лінійного персоналу, необхідно внести зміни в налаштуваннях прав доступу конкретного користувача. Для цього перейдіть у меню «Налаштування» — «Користувачі», виділіть потрібний обліковий запис, натисніть «Змінити» та зніміть позначку з параметра «Дозволено бачити закупівельні ціни». Після збереження цих налаштувань співробітник більше не зможе переглядати вартість закупівлі товару в картці товару, у стані складу чи під час оприбуткування, що захистить вашу комерційну інформацію від несанкціонованого доступу та розголошення.

— Для обмеження доступу до зміни відпускних цін використовується гнучка система налаштування ролей та прав доступу. У налаштуваннях доступу користувача потрібно зняти галочки з пунктів «Дозволено змінювати ціну продажу в реалізації» та «Дозволено змінювати ціну за прайсом в реалізації». Це унеможливить ситуацію, коли продавець самовільно змінює встановлену ціну під час продажу, щоб зробити несанкціоновану знижку або привласнити різницю. Додатково варто зняти дозвіл «Дозволено редагування Видів товару», щоб працівник не міг змінити ціни чи націнки безпосередньо в базових довідниках товарів через неуважність або злий умисел.

— Щоб повністю заборонити роботу зі списанням товару, працівника потрібно позбавити доступу до відповідних форм і режимів програми. Для цього перейдіть у «Налаштування» — «Налаштування ролей», оберіть роль співробітника (наприклад, «Продавець»), натисніть кнопку «Ресурси» і на вкладці «Головна форма» (а також на вкладці «Форми редагування») приберіть галочку навпроти пунктів, пов'язаних зі списанням, таких як «Списання товару зі складу». Після цього відповідний розділ зникне з робочого вікна продавця, і він фізично не зможе відкрити цю форму та створювати акти списання товарів без відома власника чи адміністратора.