Обігова відомість і оборотність запасів: кількість, собівартість і рух товару

Обігова відомість і оборотність запасів у Торгсофт: детальне керівництво з аналізу кількості, собівартості та руху товару

У повсякденній торгівлі власникам бізнесу регулярно потрібно відстежувати повний життєвий цикл товару: скільки одиниць було на складі на початку місяця, скільки надійшло, скільки продано та що залишилося в підсумку. Підприємці часто звертаються до фахівців технічної підтримки та відділу продажів з практичними запитаннями: як переглянути залишки товару від конкретного постачальника на певну дату, звідки беруться розбіжності у сумах собівартості між різними звітами, та який саме інструмент обрати для комплексного аналізу руху в грошах і штуках одночасно. Вичерпні відповіді на ці запитання криються у розумінні логіки роботи трьох окремих режимів програми: «Обігова відомість за кількістю», «Обігова відомість за собівартістю» та «Оборотність запасів».

Базові поняття складської аналітики

Для коректної роботи зі звітами необхідно розуміти ключові терміни, які використовує система Торгсофт:

• Обігова відомість — форма для аналізу залишків та руху товару (за кількістю або собівартістю) на певну дату або за вибраний період з деталізацією операцій приходу та витрат.

• Початковий залишок (На початок) — фактична кількість або собівартість товару на складі на дату початку вибраного періоду аналізу.

• Кінцевий залишок (На кінець) — фактична кількість або собівартість товару на складі на останню дату вибраного періоду.

• Прихід та Витрата — групи складських документів. До приходу належать безпосередньо надходження від постачальника, повернення від клієнтів та прибуткові внутрішні переміщення. До витрат — реалізації, списання, повернення постачальнику та видаткові переміщення.

• Джерело собівартості — налаштування, що визначає, звідки програма бере дані про вартість товару: безпосередньо з документів чи зі стану складу на дату проведення операції.

Відмінності між трьома режимами: який звіт обирати

Програма розділяє складську аналітику на три окремі форми, кожна з яких вирішує конкретне управлінське завдання.

1. Обігова відомість за кількістю

Цей режим використовується для контролю фізичної наявності товару. Форма показує рух виключно в штуках (або метрах/літрах). У таблиці відображаються колонки: назва, артикул, штрихкод, залишок на початок, прихід, повернення клієнтів, переміщення (як прихід, так і витрата), реалізація, списання, повернення постачальникам, залишок на кінець та загальна зміна.

 Коли обирати? Для підготовки до інвентаризації, перевірки фактичної наявності товару на полицях, контролю переміщень між магазинами у штуках.

2. Обігова відомість за собівартістю

Цей звіт аналізує ті самі складські процеси, але виключно у грошовому вираженні — за собівартістю товару. Колонки звіту ідентичні до кількісної відомості, проте замість штук відображаються суми собівартості на початок періоду, суми надходжень, суми реалізацій та підсумкова собівартість залишків на кінець періоду.

 Коли обирати? Для фінансового контролю складу, розрахунку заморожених коштів у залишках, оцінки загальної вартості складу на конкретну дату.

3. Оборотність запасів

Даний режим є найповнішим, оскільки об'єднує в собі дані «Обігової відомості за кількістю» та «Обігової відомості за собівартістю».

 Коли обирати? Коли власнику необхідно провести комплексний управлінський аналіз — побачити одночасно і обсяг товару в штуках, і його вартість у грошах на певну дату.

Налаштування аналітики: фільтри, дати, постачальники та центри обліку

Гнучкість обігових відомостей забезпечується правильним використанням фільтрів.

Вибір центрів обліку (ЦУ)

За замовчуванням обігова відомість відкривається для поточного центру обліку. Проте, підприємець має можливість вибрати декілька центрів обліку одночасно, використовуючи множинний вибір. Вкрай корисною є функція «Розділити по центрам обліку». При її активації кожен товар виводиться в таблиці окремим рядком для кожного центру обліку. Це дозволяє на одній формі порівняти, як один і той самий товар рухається у різних магазинах торгової мережі.

Аналіз по постачальнику на конкретну дату

Одне з найчастіших питань: як переглянути залишки товару від певного партнера. Для цього в обіговій відомості встановлюється потрібна дата у фільтрі періоду, після чого необхідно відкрити розширений фільтр по товару (кнопка F12) і в полі «Постачальник» вказати потрібного контрагента. Тоді в колонці кінцевого залишку відобразиться кількість або собівартість товару лише від цього постачальника на зазначену дату.

Формування списку товарів вручну

Якщо немає потреби аналізувати весь асортимент, підприємець може виділити конкретні позиції на формі «Стан складу» та натиснути кнопку «Додати до обігової відомості». Програма запитає, в який саме з трьох звітів (за кількістю, собівартістю чи оборотність) передати дані, після чого відкриє форму виключно з обраним переліком товарів, ігноруючи стандартні фільтри.

Динамічні характеристики

Для глибокої аналітики в оновленнях програми реалізовано можливість додавати до обігових відомостей та оборотності запасів стовпчики з динамічними характеристиками (наприклад, розмір, колір чи сезон). Це налаштовується через додаткове меню і значно розширює аналітику звітів.

Робота із собівартістю: відповіді на часті запитання щодо розбіжностей

Підприємці часто звертають увагу на те, що суми собівартості в обіговій відомості можуть відрізнятися від даних на формі «Аналіз - Період» або у звітах про списання. Ці ситуації є закономірними та пояснюються алгоритмами роботи програми.

На формах «Обігова відомість за собівартістю» та «Оборотність запасів» є критично важливий фільтр «Джерело собівартості». Він визначає, звідки формується сума:

1. Складські документи — собівартість береться суворо із записів у документах.

2. Стан складу на дату документа — собівартість береться не з документа, а зі стану складу в момент операції.

3. Комбінований режим (встановлений за замовчуванням) — програма спочатку шукає собівартість у документі, а якщо з певних причин її там немає — бере зі стану складу. Дане налаштування дозволяє виявити документи, де собівартість не була зафіксована.

Звіт «Аналіз - Період» рахує собівартість на основі загального стану складу на дату. Натомість «Обігова відомість за собівартістю» рахує її безпосередньо за значеннями у документах, що потрапили у вказаний період. Наприклад: відбувся прихід 17 березня (10 товарів по 100 грн) та прихід 20 березня (10 товарів по 200 грн). Звіт «Аналіз - Період» покаже усереднену собівартість 150 грн (щоб співпадало зі станом складу), тоді як обігова відомість візьме суми безпосередньо з документів і покаже суму 300 грн.

Якщо товар продавався у «мінус» (до його фактичного оприбуткування), його собівартість за приходом дорівнює нулю. Коли кількість товару переходить у від'ємні значення, виникає некоректна собівартість в обіговій відомості. Щоб виправити цю ситуацію, необхідно проаналізувати рух товару (наприклад, через форму «Оборотність запасів»), знайти момент, коли кількість стала від'ємною, та відкоригувати прихідні накладні так, щоб залишок став додатним або нульовим, після чого виконати перерахунок собівартості. Крім того, якщо собівартість за поточний період не була перерахована користувачем (вручну або за розкладом), вона може копіюватися з минулого періоду і не заповнюватися у нових видаткових документах. Саме тому регулярний перерахунок собівартості є обов'язковою умовою для коректної фінансової складської аналітики.

Порівняльна таблиця трьох режимів складської аналітики, для розуміння щоденних управлінських задач