Експорт звітів у Excel: OLE-помилки, великі звіти, OpenOffice та зміщення колонок

Звіти з Торгсофт можна зберігати в Excel для подальшої роботи з даними: передати бухгалтеру, відфільтрувати товари, зробити власні розрахунки або підготувати таблицю для аналізу.

У більшості форм для цього використовується кнопка «Звіт». У деяких звітах є окрема дія «Зберегти в Excel» або «Експорт в Excel».

Якщо файл не створюється, з’являється повідомлення про Excel, звіт має великий обсяг або дані в таблиці розміщені неправильно, перевірте ситуацію за порядком нижче.

Як експортувати звіт із Торгсофт

На формах, де використовується стандартна кнопка «Звіт»:

1. Сформуйте потрібний перелік товарів, документів або операцій.

2. Встановіть період і потрібні фільтри.

3. Натисніть «Звіт».- «Налаштування експорту даних».

4. Виберіть колонки, які потрібно додати до документа.

5. Натисніть «Друк на принтер або створення документа Excel».

6. У формі «Налаштування експорту даних» виберіть спосіб розміщення даних і сформуйте документ.

Торгсофт дозволяє вибирати колонки для експорту окремо. Тому перед створенням великого звіту можна залишити тільки потрібні дані.

Для звітів із підлеглими таблицями є два способи розміщення:

• вертикальне розміщення підлеглих таблиць;

• горизонтальне розміщення підлеглих таблиць.

Від цього налаштування залежить структура готової таблиці Excel.

Якщо при експорті з’явилася помилка

Спочатку запам’ятайте або сфотографуйте текст повідомлення. За одним словом «Excel» визначити причину складно.

Далі виконайте кілька перевірок.

| 1. Перезапустіть Торгсофт

Закрийте програму, відкрийте її повторно та знову сформуйте звіт.

Це проста перевірка, яка іноді вирішує проблему. У зверненні до техпідтримки в листопаді 2025 року під час експорту виникала помилка визначення даних. Після перезапуску Торгсофт експорт в Excel виконався успішно.

| 2. Перевірте інший звіт

Спробуйте експортувати невеликий звіт з іншої форми.

Якщо інший файл створюється, проблема може стосуватися конкретного звіту або набору даних.

Такий випадок уже був у практиці Торгсофт: у формі Аналіз → Аналіз реалізацій по підприємству при експорті виникала помилка Range check error. Її вдалося відтворити на базі клієнта, після чого розробники зареєстрували окрему задачу. На час перевірки клієнту запропонували інший звіт для отримання потрібних даних.

Тому при стабільній помилці в одній конкретній формі краще передати до техпідтримки:

• назву форми;

• встановлені фільтри;

• текст або скриншот помилки;

• інформацію, чи працює експорт з інших форм.

| 3. Перевірте версію Торгсофт

Оновлення програми важливе для роботи експорту.

Наприклад, у версії 2026.0.5 виправлено ситуацію в: Документ → Реалізація → Зберегти → Файл Excel.

Якщо в робочому каталозі був відсутній потрібний шаблон Накладна (без ПДВ).XLT, раніше користувач міг не отримати повідомлення про причину. Після виправлення Торгсофт повідомляє про відсутній файл.

Якщо проблема з експортом виникає на старій версії Торгсофт, спочатку перевірте наявність оновлення.

Що робити при OLE-помилці або повідомленні про Microsoft Excel

Під час створення деяких Excel-документів Торгсофт взаємодіє з установленим офісним пакетом. Тому помилки з текстом про OLE, Excel.Application, Workbooks або відсутність Excel можуть стосуватися цього зв’язку.

Для користувача порядок перевірки такий:

1. Перезапустіть Торгсофт.

2. Перевірте, чи запускається Microsoft Excel окремо.

3. Спробуйте створити інший невеликий звіт.

4. Перевірте оновлення Торгсофт.

5. Якщо Microsoft Excel на цьому комп’ютері не встановлено, налаштуйте роботу через OpenOffice.

6. Якщо помилка повторюється на актуальній версії, передайте її текст техпідтримці.

Самостійно змінювати реєстр Windows, параметри ODBC або виконувати SQL-запити для вирішення помилки експорту не потрібно.

Якщо Microsoft Excel не встановлено

Торгсофт підтримує формування звітів через OpenOffice. Ця можливість передбачена у стандартному механізмі звітів.

Практичний випадок із техпідтримки у березні 2026 року виглядав так:

• при експорті «Стану складу» з’явилася помилка;

• після повторної перевірки Торгсофт повідомив, що Excel не встановлено;

• для користувача вибрали тип друку «Друк в Open Office»;

• Торгсофт перезапустили;

• повторний експорт завершився успішно.

Тому, якщо на робочому комп’ютері використовується OpenOffice, у Налаштуваннях головної форми на вкладці Додатково поточного користувача потрібно вибрати «Друк в Open Office», зберегти налаштування та перезапустити Торгсофт.

Якщо в Excel не видно заголовків колонок

Для Microsoft Excel 2016 і новіших у Торгсофт є окреме налаштування: Налаштування → Параметри → Сервіс → Використовувати Microsoft Excel для додаткового стиснення звітів.

За довідкою Торгсофт цей параметр:

• зменшує розмір файла звіту;

• допомагає у випадку, коли в Excel 2016 і новіших не відображаються заголовки колонок.

Тому при проблемі саме із заголовками колонок перевірте, чи активоване це налаштування.

Що робити з дуже великим звітом

Обсяг звіту залежить від періоду, кількості товарів, документів і вибраних колонок. Для звітів із фотографіями додатково впливає розмір зображень.

Універсальної межі на кшталт «після 100 000 рядків Торгсофт перестає експортувати» в актуальних джерелах немає.

При великому обсязі даних почніть із самого звіту:

• скоротіть період;

• виберіть потрібні центри обліку;

• застосуйте фільтр за товаром, видом товару, постачальником або іншим доступним параметром;

• залиште в «Налаштуванні звіту» потрібні колонки;

• за потреби сформуйте кілька файлів за різні періоди або групи даних.

Для дуже великих користувацьких звітів може використовуватися текстовий формат. У квітні 2026 року техпідтримка працювала з великим користувацьким звітом, який через обсяг даних експортували у TXT, після чого файл завантажували в Excel.

Цей спосіб варто використовувати на формах, де відповідний формат експорту доступний.

Якщо великий звіт містить фотографії

Фотографії збільшують обсяг даних, який потрібно підготувати під час формування документа.

У Торгсофт є параметр: Налаштування → Параметри → Товар → Пережимати фотографії в звітах.

При його активації програма змінює роздільну здатність фотографії відповідно до розміру поля в звіті. У довідці прямо зазначено, що це допомагає уникати помилок через нестачу пам’яті під час формування та експорту звітів.

Налаштування використовується для звітів:

• «Наявність товарів на складах торговельної мережі»;

• «Склад за моделями»;

• «Прайс-лист з фотографіями»;

• «Етикетки»;

• «Рахунок»;

• «Комерційна пропозиція»;

• «Товарний звіт за період».

Якщо проблема виникла саме при формуванні одного з цих звітів із фотографіями, увімкніть «Пережимати фотографії в звітах» і повторіть експорт.

Якщо в Excel колонки розташовані неправильно

Спочатку визначте, що саме сталося.

Дані розміщені у кілька рівнів або блоків

Для звітів із підлеглими таблицями перевірте «Налаштування експорту даних».

Спробуйте інший варіант:

• вертикальне розміщення;

• горизонтальне розміщення.

Це штатне налаштування Торгсофт, яке визначає розташування пов’язаних таблиць у готовому документі.

Значення фактично потрапили в чужі колонки

Наприклад, назва товару опинилася під ціною, кількість — під артикулом або з певного рядка структура таблиці стала неправильною.

У такій ситуації:

1. Повторіть експорт на невеликій кількості даних.

2. Перевірте, з якого товару або документа починається проблема.

3. Перевірте актуальність версії Торгсофт.

4. Збережіть отриманий Excel-файл.

5. Передайте файл і назву звіту в техпідтримку, якщо помилка повторюється.

У чернетці NotebookLM зміщення колонок пояснюється символами Enter і Tab у назвах та описах товарів, тому варто з товарів через які проблема видалити зайві символи з відповідних полів картки товару.

Якщо Excel-файл створився, але виглядає неправильно

Для перевірки зручно сформувати короткий тестовий звіт:

1. Виберіть невеликий період або кілька товарів.

2. Залиште 3–5 потрібних колонок.

3. Експортуйте файл.

4. Перевірте назви колонок і значення.

5. Потім поступово додайте потрібні колонки та збільшіть період.

Так можна визначити, чи проблема залежить від обсягу даних, конкретної колонки або самого звіту.

Послідовність перевірки експорту

Якщо звіт не вдалося отримати, перевіряйте в такому порядку:

1. Перезапустіть Торгсофт і повторіть експорт.

2. Спробуйте експортувати невеликий звіт з іншої форми.

3. Перевірте версію Торгсофт та доступні оновлення.

4. Якщо Excel відсутній, виберіть «Друк в Open Office» та перезапустіть програму.

5. Для великого звіту зменште період, застосуйте фільтри та виберіть потрібні колонки.

6. Для звітів із фотографіями увімкніть «Пережимати фотографії в звітах».

7. Якщо проблема стосується розташування підлеглих таблиць, перевірте вертикальний і горизонтальний способи експорту.

8. Якщо одна й та сама помилка повторюється на конкретному звіті, збережіть її текст і зверніться до техпідтримки.

Такий порядок дозволяє спочатку перевірити налаштування, які користувач може змінити самостійно, а при помилці конкретного звіту передати спеціалісту достатньо інформації для перевірки.