Қысқы мерекелерге дайындықты қордағы тауарды, сатып алу бюджетін және жеткізу мерзімдерін тексеруден бастаңыз. Содан кейін сыйлық жиынтықтарын, қызметкерлер кестесін, қаптауды және жөнелтуді үйлестіріңіз. Қарқынды сауда басталғанға дейін дүкен қанша тауар сата алатынын және қанша тапсырысты уақытында дайындайтынын білуі керек.
Сауда шарықтайды деп күтілетін уақыттан сегіз апта шегеріңіз. Жеткізушіге көбірек уақыт қажет болса, тапсырысты ертерек рәсімдеңіз. Әр тапсырмаға жауапты адамды, мерзімді және нәтижені белгілеңіз: расталған тапсырыс, тексерілген қалдық, дайын жиынтық үлгісі немесе келісілген кесте.
Сатып алудан бұрын қандай деректерді жинау керек
Дүкен иесі немесе басшысы бюджетті және дайындық күнтізбесін белгілейді. Сатып алуға жауапты қызметкер жеткізушілердің шарттарын жинайды, қойма қызметкері тауарды тексереді, аға сатушы кесте жасайды. Шағын дүкенде бұл міндеттерді бір адам атқара алады, бірақ мерзімдер мен нәтижелерді бөлек жазып қойған жөн.
- Өткен мерекелік кезеңдегі апта сайынғы сатылым: тауар саны, бағалар, жеңілдіктер және қайтарымдар.
- Нақты қалдықтар: сатуға жарамды тауар, бүлінген бірліктер және резервке қойылған тапсырыстар.
- Сатып алу шарттары: баға, ең аз тапсырыс көлемі, жеткізу мерзімі, төлем тәртібі және қосымша тапсырыс беру мүмкіндігі.
- Тапсырыс шығындары: қаптау, төлем комиссиялары және дүкен төлейтін жеткізу ақысы.
- Команданың мүмкіндігі: қолжетімді ауысымдар, жиынтық құрастыру мен жөнелтуге дайындау уақыты.
Сатылым тарихы болмаса, бастапқы шағын партияны жоспарлап, қорды толықтыру мүмкіндігін келісіңіз. Сұранысты сақтықпен бағалау сценарийін және жоғары сұраныс сценарийін бөлек дайындаңыз. Өтпей қалған тауармен не істейтініңізді бағаламай, жоғары сценарийге қажет бүкіл қор үшін төлем жасамаңыз.
8 апталық дайындық жоспары
| Сауда шарықтауына дейін | Тапсырма және жауапты адам | Апта соңында нені тексеру керек |
|---|---|---|
| 8 апта | Басшы сатылымды талдап, мерекелік ассортимент пен бюджетті белгілейді. | Тауарлар тізімі, дана бойынша болжам және сатып алуға бөлінген сома дайын. |
| 7 апта | Қойма қызметкері таңдалған тауарларды санайды. Сатып алуға жауапты қызметкер жеткізуді келіседі. | Айырмашылықтар тексерілді, жеткізушілер тауардың санын, бағасын және жеткізу мерзімін растады. |
| 6 апта | Сатып алуға жауапты қызметкер негізгі тапсырыстарды рәсімдейді. Басшы сыйлық жиынтықтарының құрамын және бағасын бекітеді. | Жеткізу күндері мен әр жиынтықтың қаптаманы қосқандағы толық құны белгілі. |
| 5 апта | Команда жиынтық үлгілерін құрастырады, қаптауды сынайды, фото мен сипаттамаларды дайындайды. | Нақты құрам сипаттамаға сай. Құрастыру мен қаптау уақыты өлшенді. |
| 4 апта | Аға сатушы ауысым кестесін жасайды. Тапсырыстарға жауапты адам резерв, дайындау және жөнелту мерзімдерін белгілейді. | Әр ауысымда қажетті қызметкерлер бар. Тауарды алу шарттары сатып алушыға түсінікті. |
| 3 апта | Сатушылар оқудан өтеді. Басшы бағаларды, жеңілдіктерді және өтінімнен тапсырысты беруге дейінгі жолды тексереді. | Сынақ тапсырысы құрамы, бағасы және мекенжайы бойынша қатесіз жиналды. |
| 2 апта | Сатып алуға жауапты қызметкер қорды толықтыру қажеттігін қайта қарайды. Команда қаптаманы және келісілген мөлшердегі жиынтықтарды дайындайды. | Қосымша тапсырыстар уақытында келеді. Қаптама қоры мен дайын тапсырыстарға орын жеткілікті. |
| 1 апта | Басшы күн сайын қалдықтарды, тапсырыстар кезегін және команда жүктемесін бақылайды. | Сатушылар қолжетімді тауарды көріп, сатып алушыларға нақты мерзімдерді айтады. |
Сатып алу көлемі мен резервті қалай есептеу керек
Қажеттілікті әр тауар бойынша бөлек есептеңіз. Жұмыс формуласы: сатып алынатын мөлшер = келесі толықтыруға дейінгі болжамды сатылым + резерв − қолжетімді қалдық − сол кезеңдегі расталған жеткізілімдер. Нәтиже теріс болса, осы есеп бойынша қосымша сатып алу қажет емес.
Қолжетімді қалдыққа бүлінген тауар мен сатып алушыларға қойып қойған бірліктер кірмейді. Бұл формуладағы сатылым болжамына да тауарлары қойып қойылған тапсырыстар кірмеуі керек, әйтпесе олар екі рет есептеледі. Жеткізілімдерді жеткізуші тауардың санын және жеткізу мерзімін растаған жағдайда ғана есепке алыңыз. Әр жеткізілімге дейін қолжетімді тауар жететінін бөлек тексеріңіз: кезең соңындағы жеткізілім ертерек орындалуы керек тапсырыстарды қамтамасыз етпейді. Резервті ықтимал кідірістерді, жарамдылық мерзімін және мерекеден кейін тауарды сату мүмкіндігін ескеріп белгілеңіз.
Шартты мысал: келесі толықтыруға дейін дүкен 80 бірлік сатуды және 15 бірлік резерв қалдыруды жоспарлайды. Қолжетімді қалдық — 25, расталған жеткізілім — 20 бірлік. Қосымша сатып алу қажеттілігі: 80 + 15 − 25 − 20 = 50 бірлік. Бұл есептеу мысалы, ұсынылатын резерв көлемі емес.
Төлем күнтізбесін де тексеріңіз. Сатып алынатын тауарлардың ақысын төлегеннен кейін дүкеннің келісілген шығындарына — жалақыға, жалға алуға, қаптауға және жөнелтуге — қаражат қалуы керек. Баяу өтетін тауарға мерекелік сөрені үлкейту үшін ғана қайта тапсырыс бермеңіз.
Сыйлық жиынтықтарын қалай дайындау керек
Әр жиынтыққа карточка жасаңыз: атауы, құрамдас тауарлардың тізімі, әр тауардың саны, қаптамасы, бағасы және ықтимал баламалары. Баламаларды тауарды бермей немесе жөнелтпей тұрып сатып алушымен келісіңіз. Фотода сатып алушы алатын нақты құрам көрсетілуі керек.
Жиынтық саны қолжетімді қоры ең аз құрамдас тауармен шектеледі. Шартты мысал: 40 кесе, 30 қаптама шай және 50 қорап бар. Әр жиынтыққа әрқайсысынан бір-бірден салынса, 30 жиынтық құрастыруға болады. Кесе мен шай жеке де сатылса, жиынтықтарға бөлінетін мөлшерді алдын ала белгілеңіз.
Бір үлгі құрастырып, жұмыс уақытын өлшеңіз. Тауарлардың қорапқа сыятынын, ішінде қозғалмайтынын және қорапты жаппас бұрын құрамын тексеру оңай екенін тексеріңіз. Алдымен келісілген партияны дайындаңыз. Уәде етілген мерзім мүмкіндік берсе, қалғанын нақты тапсырыстарға қарай жинаңыз.
Науқан алдында жеңілдікті қалай тексеру керек
Сатып алу құны мен айнымалы шығындарды шегергеннен кейін сатылымнан қанша қаражат қалатынын бағалаңыз. Айнымалы шығындар әр сатылым сайын туындайды, мысалы қаптау немесе төлем комиссиясы.
Шартты мысал: тауар бағасы — 1000 грн, сатып алу құны — 650 грн, айнымалы шығындар — 50 грн. Бір сатылымның тұрақты шығындарды жабуға қосатын үлесі 1000 − 650 − 50 = 300 грн. Бұл таза пайда емес: мысалда тұрақты шығындар мен салықтар есептелмеген.
10% жеңілдік бағаны 900 грн-ға түсіреді. Сатып алу құны мен айнымалы шығындар өзгермесе, үлес 900 − 650 − 50 = 200 грн болады. Жалпы үлесті сақтау үшін 1,5 есе көп бірлік сату қажет: 300 ÷ 200 = 1,5. Мысалы, 100 емес, 150 бірлік. Мұндай көлемге кепілдік жоқ, сондықтан науқан алдында қорды, команда мүмкіндігін және қосымша шығындарды тексеріңіз.
Ауысымдарды, қаптауды және жеткізуді ұйымдастыру
Кестені нақты сағаттардағы күтілетін жүктемеге сай жасаңыз. Кім сатып алушыларға кеңес беретінін, кім кассада отыратынын, кім интернет-тапсырыстарды жинайтынын және кім жөнелтілімдерді тексеретінін белгілеңіз. Әріптес келмей қалған жағдайда оны алмастыратын қызметкерді тағайындап, аяқталмаған тапсырмаларды ауысым арасында қалай тапсыратынын келісіңіз.
Команда қанша тапсырыс дайындай алатынын іс жүзінде тексеріңіз. Шартты мысал: бір тапсырысты қаптауға 6 минут кетеді, оған 3 сағат бөлінген. Есептік өнімділік — 180 ÷ 6 = 30 тапсырыс. Құрамын тексеру, қатені түзету және үзілістерді ескеріп, нақты шекті бұдан төмен белгілеңіз.
Резервке қою үшін тапсырыс нөмірін, тауарды, санын, сатып алушыны және резерв мерзімін жазыңыз. Резервті кім растайтынын, оның мерзімін кім бақылайтынын және келісілген мерзім өткен соң тауардың еркін сатылымға қалай қайтарылатынын белгілеңіз.
Тапсырысты қабылдамас бұрын сатып алушыға жиынтық құрамын, толық бағасын, қаптау мен жеткізу құнын, төлем тәртібін және дайындау мерзімін хабарлаңыз. Корпоративтік тапсырыстарда санын, жекелендіруді, үлгіні, құжаттарды және партияларды беру кестесін бөлек келісіңіз. Бас тарту, алмастыру және қайтару шарттары келісімшарт пен қолданылатын талаптарға сай болуы керек.
Жөнелту күнін күтілетін алу күнінен ажыратыңыз. Мерекелік тапсырыстарды қабылдаудың соңғы мерзімін құрастыру уақытына, тасымалдаушы кестесіне және кідірістерге арналған уақыт қорына қарай белгілеңіз. Осы мерзімнен кейін дүкен орындай алатын алу тәсілдерін ғана ұсыныңыз, мысалы дайын тауарды дүкеннен алып кету.
Торгсофт (Torgsoft) жүйесінде қалдықтар мен мерекелік науқандарды бақылау
Сатып алудан бұрын «Склад → Стан складу» (Қойма → Қойма күйі) бөлімін ашып, қажетті есеп орталығын таңдаңыз. Мұнда тауар санын, сату бағасын және өзіндік құнын көруге болады. Нақты қалдықтарды тексеру үшін қажетті тауарлар не түрлер бойынша түгендеу тізімдемесін жасаңыз. Санауды бастамас бұрын «Враховувати кількість товару на складах 3 рівня» (3-деңгейдегі қоймалардағы тауар санын есептеу) параметрін тексеріңіз: бағынысты қоймалардағы тауарды, соның ішінде резервтерді де санасаңыз, оны қосыңыз. Есептік сан мен нақты санау бірдей қоймаларды қамтуы керек. Дүкен жұмысын жалғастырып тұрса, «Блокувати товар після першого сканування» (Алғаш сканерленгеннен кейін тауарды бұғаттау) санау басталған позицияны уақытша бұғаттайды. Санау аяқталған соң оған «Закінчено підрахунок» (Санау аяқталды) күйін беріңіз — тауар қайтадан сатылымға қолжетімді болады.
Тізімдемені жаппас бұрын айырмашылығы бар тауарларды қайта санап, түсіп қалған позициялардың жоқтығын тексеріңіз. Жапқаннан кейін Торгсофт артық және кем шыққан тауарларға құжат жасап, қалдықтарды санау нәтижесіне сәйкестендіреді. Тек табылған тауарларды сканерлеумен толтырылған бос тізімдеме есепте әлі тұрған жетіспейтін бірліктерді анықтамайды. Толық тексеру үшін бастапқы тізім қажет. Әрекеттер реті тауарларды түгендеу жөніндегі нұсқаулықта берілген.
Торгсофтта мерекелік науқандарды кезең, сан, сома немесе жеке тауар бойынша баптауға, сондай-ақ соңғы жеңілдікті есептеу тәсілін таңдауға болады. Іске қоспас бұрын сатушылар қолданатын жеңілдіктермен сынақ сатылымын өткізіңіз. Құралдар тізімі Торгсофттың маркетинг мүмкіндіктері бетінде берілген. Сатылымнан тұрақты шығындарды жабуға қалатын соманы дүкеніңіздің нақты шығындарын ескеріп бөлек есептеңіз.
Мерекелік сауда кезінде нені тексеру керек
Күн сайын басшы немесе жауапты қызметкер қолжетімді қалдықтарды, расталған жеткізілімдерді, резервтерді және әлі дайындалмаған тапсырыстарды қарайды. Қор немесе команда мүмкіндігі азайса, сатып алушыларға арналған ұсыныстардағы қолжетімді сан мен мерзімді дереу өзгертіңіз.
- Нақты сатылған даналарды болжаммен салыстырыңыз.
- Жиынтық құрамдастары мен қаптаманың қалдығын тексеріңіз.
- Уәде етілген мерзімі жақындаған тапсырыстарды анықтаңыз.
- Мерзімі аяқталуға жақын резервтерді тексеріңіз.
- Бағалар мен жеңілдіктерді нақты айнымалы шығындармен салыстырыңыз.
- Келесі ауысымдағы қызметкерлердің аяқталмаған тапсырыстар туралы білетініне көз жеткізіңіз.
Мерекеден кейін өтпей қалған қалдықтарды, қайтарымдарды және дайындық шығындарын есептеңіз. Қандай тауарға шұғыл қосымша тапсырыс бергеніңізді, қаптау қай жерде кешіккенін және сатып алушылар қандай жиынтықтарды таңдағанын жазып қойыңыз. Бұл деректерді келесі сатып алу жоспары мен жұмыс кестесіне пайдаланыңыз.
Алдыңғы қадамға оралу