Бөлшек немесе көтерме саудамен айналысу барысында кез келген дүкен тауар қорының сөзсіз шығындарына тап болады. Бұл өнімнің тасымалдау немесе сөреге орналастыру кезінде зақымдануы, жарамдылық мерзімінің аяқталуы немесе тауарларды дүкеннің өз қажеттіліктеріне пайдалану болуы мүмкін, мысалы, кеңсе тауарлары мен тазалау құралдары.
Қаржылық есепті дәл жүргізу үшін бұл тауарларды қоймадан алып тастау жеткіліксіз — иесі шығындардың құрылымын түсінуі керек. Сондықтан мынадай сұрақтар жиі туындайды:
«Тауарды есептен шығару кезінде сатушылар онымен нақты не болғанын анық көрсетуі үшін бағдарламаны қалай баптауға болады?»,
«Бүліну салдарынан жоғалтқан тауарымыздың ақшалай құнын және кеңсенің өз қажеттіліктеріне жұмсалған тауарлардың құнын қалай білуге болады?»,
«Бір есепте әрбір есептен шығару себебі бойынша аралық қорытындыларды бөлек көруге бола ма?», және
«Әрбір күнге байланыстырмай, нақты есептен шығарылған тауардың жалпы жиынтық санын қалай көруге болады?».
Төменде Torgsoft бағдарламасында есептен шығару себептерін қалай баптауға және шығындарды терең талдау үшін «Тауарларды есептен шығару есебін» қалай пайдалануға болатынын егжей-тегжейлі қарастырамыз.
1. Дайындық: есептен шығару себептерін (шарттарын) қалай баптауға болады
Бағдарлама тауардың зақымдануын оны өз қажеттіліктеріне пайдаланудан ажырата алуы үшін алдымен осы себептерді жасау қажет. Torgsoft бағдарламасында есептен шығару себептері арнайы санаты бар контрагенттер механизмі арқылы жүзеге асырылады.
Бағдарламада әдепкі бойынша негізгі бағыттар бар: «Есептен шығару» (жалпы) және «Түгендеу бойынша есептен шығару». Алайда егжей-тегжейлі талдау үшін бұл жеткіліксіз.
Себептер тізімін қалай кеңейтуге болады:
Жаңа есептен шығару құжатын жасаған кезде (Құжат → Тауарды қоймадан есептен шығару → Жаңа есептен шығару мәзірі) «Есептен шығару» өрісіндегі «Анықтамалық» батырмасын басу қажет. «Есептен шығару» санаты бекітілген контрагенттер нысаны ашылады. Дәл осы жерде есептен шығару себептерін білдіретін жаңа контрагенттерді қосуға болады, мысалы:
-
«Тауардың зақымдануы»
-
«Бүліну / Жарамдылық мерзімінің аяқталуы»
-
«Дүкеннің өз қажеттіліктері»
-
«Ақау (қайтаруға жатпайды)»
Осыдан кейін сатушы немесе қоймашы тауарды алып тастауды рәсімдеген кезде, ол тізімнен тауар есептен шығарылатын нақты себепті (контрагентті) таңдауға міндетті болады. Дәл осы қадам кейінгі талдауға негіз қалыптастырады.
2. Шығындарды талдау: тауарларды есептен шығару есебі және аралық қорытындылар
Әрбір себеп бойынша шығын сомаларын анықтау үшін арнайы талдау құралы — Тауарларды есептен шығару есебі қолданылады (Есеп → Тауарларды есептен шығару есебі мәзірі).
Бұл есепте пайдаланушы алдымен есеп орталығын таңдауы керек (дүкен немесе қойма), содан кейін талдау кезеңін көрсетуі қажет. Қалыптастырылған кестеде әрбір есептен шығарылған тауар туралы толық ақпарат беріледі: атауы, есептен шығару күні, артикулы, штрихкоды, саны, бөлшек сауда бағасы, бөлшек сауда бағаларындағы жалпы сомасы және иесі үшін ең маңыздысы — есептен шығарылған тауардың өзіндік құны. Соңғы баған кәсіпорынның нақты қаржылық шығындарын көрсетеді.
Себептер бойынша қорытындылар:
Бұл есептің иесі үшін негізгі құндылығы — жүйе есептен шығарылған тауарларды құжаттарды жасау кезінде көрсетілген себептер (контрагенттер) бойынша автоматты түрде топтастырады. Осының арқасында есепте әрбір топ бойынша аралық қорытындылар көрсетіледі.
Сіз жиынтық блоктарды көресіз:
-
«Бүліну» тобы бойынша барлығы: өзіндік құны 2500 грн болатын 15 бірлік.
-
«Өз қажеттіліктері» тобы бойынша барлығы: өзіндік құны 450 грн болатын 5 бірлік.
-
«Зақымдану» тобы бойынша барлығы: өзіндік құны 1200 грн болатын 3 бірлік.
Мұндай көрнекі топтастыру басшыға белгілі бір бағыттағы мәселенің ауқымын бірден бағалауға және тиісті басқарушылық шаралар қабылдауға мүмкіндік береді. Мысалы, «Бүліну» санатындағы сома күрт өссе, температуралық режимді бақылауды күшейтуге болады. Бұл есепті басып шығаруға немесе әрі қарай өңдеу үшін Excel бағдарламасына экспорттауға болады.
3. Тауар бойынша топтастыру: бірдей позициялардың санын қалай біріктіруге болады
Кәсіпкерлерді көбіне есептен шығару хронологиясы ғана емес, нақты жоғалған материалдың жалпы жиынтық саны да қызықтырады, мысалы, бір айда барлығы қанша метр кабель немесе қанша килограмм қант есептен шығарылғаны.
Ол үшін есепті баптау нысанында «Тауар бойынша топтастыру» белгісі қарастырылған. Оны белсендірсеңіз, есеп қайта пішімделеді: нақты есептен шығару күндері жасырылады, ал бірдей тауарлар бір жолға біріктіріліп, олардың жалпы саны мен құны есептеледі.
Басқа сүзгілермен өзара әрекеттесу (өндіріс пайдаланушылары үшін):
Өндіріс опциясын пайдаланатын кәсіпорындар үшін есепте қосымша мүмкіндіктер бар — өндірістік актілерге немесе жинақтауға жұмсалған материалдарды есептен шығаруды көрсету. Егер пайдаланушы «Тауар бойынша топтастыру» және «Өндірістік акт бойынша топтастыру» белгілерін бір уақытта орнатуға әрекеттенсе, бағдарлама тиісті ақпараттық хабарламаны көрсетіп, қайшы келетін ауыстырып-қосқышты автоматты түрде өшіреді, өйткені осы екі түрлі нысан бойынша деректерді бір уақытта қиылыстыра біріктіру логикалық тұрғыдан мүмкін емес.
Контрагенттерді «Есептен шығару себептері» ретінде пайдалану және оларды «Тауарларды есептен шығару есебінің» мүмкіндіктерімен біріктіру бизнес иесіне тауардың қоймадан қайда кетіп жатқанын толық бақылауға мүмкіндік береді. Бұл таза пайданы дұрыс есептеу үшін негізделген шығындарды (өз қажеттіліктеріне жұмсалған тауарлар) тікелей шығындардан (бүліну, зақымдану) бөлуге көмектеседі.
Алдыңғы қадамға оралу