Дүкендегі тауарларды айырбастау: Torgsoft жүргізудің дұрыс алгоритмі

Бөлшек саудадағы кәсіпкерлер сатып алушы тауарды айырбастағысы келетін жағдайларға жиі тап болады — мысалы, өлшемі, түсі немесе фасоны сәйкес келмеді. Негізгі мәселе: иелер немесе сатушылар есеп жүйелерінен бір ғана «сиқырлы» Айырбастау батырмасын іздеп, бір позицияны екіншісіне жай ғана ауыстыруға тырысады. Алайда тиісті қаржылық және қоймалық рәсімдеусіз мұндай тікелей «ауыстыру» міндетті түрде тәртіпсіздікке әкеледі: тауарлардың шатасуы, қоймада теріс қалдықтар, нақты касса мен бағдарлама арасындағы айырмашылықтар, сондай-ақ фискалдық есептілікке қатысты мәселелер пайда болады. Бұл жұмыс тәртібі тауар мен ақшаның қозғалысын нақты түсінуді талап етеді.

Torgsoft жүйесінде дұрыс есеп жүргізудің негізгі ережесі бар: «айырбастау» деген жеке операция жоқ; кез келген айырбастау әрқашан алдыңғы тауарды қайтару және жаңа тауарды сату болып табылады. Егер сіз қателесіп басқа өлшемдегі тауарды сатсаңыз немесе клиент оны жай ғана айырбастағысы келсе, алдымен «қате» тауарды қайтаруды рәсімдеуіңіз, содан кейін ғана қажетті өлшемдегі немесе түстегі тауарды сатуыңыз керек. Бұл тек қойма тәртібімен ғана емес, сондай-ақ Украина Заңы «Тұтынушылардың құқықтарын қорғау туралы» талабымен де байланысты, оған сәйкес сатып алушы сатып алған күнді есептемей, 14 күн ішінде тиісті сападағы тауарды айырбастауға немесе қайтаруға құқылы.

Төменде бұл рәсімді Torgsoft бағдарламасында дұрыс орындаудың толық қадамдық алгоритмі берілген.

1-кезең. Клиенттен тауарды қайтаруды рәсімдеу

Клиентке жаңа тауарды бермес бұрын, ескі тауарды дүкеніңіздің қоймасына қайтарып, ақшаны қайтаруды тіркеу керек.

1. Қайтару режимін ашу. Бағдарламаның негізгі мәзіріндегі «Құжат» — «Қайтару» тармағына өтіңіз.

2. Чекті сәйкестендіру. Егер сатып алушы Torgsoft бағдарламасынан басып шығарылған чекті ұсынса, оның штрихкодын формадағы тиісті өріске сканерлеңіз. Қайтару құжаты автоматты түрде жасалады. Егер сканер штрихкодты оқи алмаса, чектің сандық кодын пернетақтадан қолмен енгізуге болады.

3. Тауарды таңдау. Чек оқылғаннан кейін сатып алынған тауарлар тізімі бар терезе ашылады. Клиент айырбастағысы келетін тауарды оның атауының сол жағындағы белгіні қою арқылы таңдаңыз немесе оны белгілеп, «Таңдау» батырмасын немесе Бос орын пернесін басыңыз.

4. Санды түзету. Егер клиент бірнеше бірдей позиция сатып алып, тек біреуін айырбастаса, «Қайтару санын белгілеу» батырмасын (F2) басып, нақты санын көрсетіңіз.

5. Тауарды қоймаға қайтару. «Тауарды қайтару» батырмасын басыңыз (Enter пернесі).

6. Ақшаны қайтару. Одан кейін қайтару формасында міндетті түрде «Ақшаны қайтару» батырмасын (F6) басып, терезеде операцияны «Ақша қайтарылды» батырмасымен растаңыз.

7. Төлем формасы. Ақшаны тауар үшін төлем жасалған дәл сол формада қайтару өте маңызды. Егер клиент банк терминалы арқылы төлесе, яғни есеп айырысу шотына, қайтару формасында «Тауар үшін төлем жасалған формада қайтару» немесе «Барлығын есеп айырысу шотынан қайтару» опциясын таңдау қажет. Егер төлем қолма-қол жасалса, бағдарлама ақшаны кассадан қайтарады.

8. Қайтару чегін басып шығару. Клиентке операцияның құжаттық растауын беру үшін «Қайтару чегін басып шығару» белгісін қойыңыз.

2-кезең. Жаңа тауарды сату

Ескі тауар қойма қалдығына қайтарылғаннан кейін, ал ақша клиентке шартты түрде қайтарылғаннан немесе нақты қолына берілгеннен кейін, сіз әдеттегі жаңа сатуды жүргізесіз.

1. «Құжат» — «Сату» мәзіріне өтіңіз немесе сату формасынан тікелей қайтару батырмасын пайдаланыңыз.

2. Сатып алушы айырбастау үшін таңдаған жаңа тауардың штрихкодын сканерлеңіз.

3. Егер жаңа тауардың бағасы ескі тауардың бағасымен бірдей болса, клиент қайтару кезінде жаңа алған ақшаны сізге береді, ал сіз чекті жабасыз. Егер жаңа тауар қымбатырақ болса — клиент айырмасын төлейді; егер арзанырақ болса — сіз қайтарылған сомадан қалған ақшаны бересіз.

4. Төлемді касса немесе банк терминалы арқылы жүргізіп, клиентке жаңа фискалдық немесе тауарлық чек беріңіз.

Ерекшелік: сериялық нөмірлері бойынша кепілдік тауарды айырбастау

Стандартты тауарлар үшін «Қайтару + Сату» ережесі қолданылғанымен, сериялық нөмірлері бойынша қатаң кепілдік есебін қажет ететін күрделі техника үшін Torgsoft бағдарламасында бөлек режим бар — «Жөндеу».

Егер клиент ақаулы немесе кепілдіктегі тауарды әкелсе және сіз оны жаңа тауарға, басқа сериялық нөмірмен, айырбастауға келіссеңіз, мына әрекеттер орындалады:

• Тауарды «Құжат» — «Жөндеу» мәзірі арқылы қабылдайсыз, сату чегінен тауарды таңдап, оның сериялық нөмірін көрсетесіз.

• Бұл режимде арнайы «Тауарды айырбастау» батырмасы бар.

• Оны басқан кезде бағдарлама клиентке қоймадан беретін тауардың жаңа сериялық нөмірін енгізуді сұрайды.

• Жүйе фондық режимде автоматты түрде үш өзара байланысты қойма құжатын жасайды: клиенттен бұзылған тауарды қайтару, осы ескі сериялық нөмірді жеткізушіге қайтару, яғни ақау үшін төлемеу үшін, және клиентке жаңа сериялық нөмірі бар тауарды жаңа сату. Бұл ретте кассада ақша қозғалысы болмайды, бұл сервис менеджерінің жұмысын едәуір жеңілдетеді.

Қорытынды: айырбастау кезінде «қайтару + сату» алгоритмін сақтау қойма қалдықтарының әрқашан 100% өзекті болуына, кассада жетіспеушілік немесе түсініксіз артық ақша пайда болмауына, ал ПККМ бойынша салық есептілігінің дұрыс қалыптасуына көмектеседі.