Сатып алушы тауарды картамен немесе шотқа аудару арқылы төледі, және бұл төлем Torgsoft бұрыннан бар. Кейін дәл сол төлем банк көшірмесінде пайда болады. Мұндай жағдайда кәсіпкерлер түсімді қайта өткізу керек пе, көшірмені өңдегеннен кейін Torgsoft есеп айырысу шотындағы сома неге екінші рет ұлғаюы мүмкін, қандай төлемдердің бұрыннан есепке алынғанын қалай түсінуге болады және қызметкерлердің әртүрлі банк шоттарына қолжетімділігін қалай бөлуге болады деп сұрайды.
Ол үшін Torgsoft қосымша «Банк көшірмелері» опциясы бар. Ол Приват24, monobank және Укрсиббанктан операцияларды алады және қажетті кірістер мен шығыстарды бағдарламаның қаржылық есебіне өткізуге мүмкіндік береді.
Негізгі ереже: көшірмені алу және төлемді өткізу — екі бөлек әрекет
Torgsoft банк операциясы екі кезеңнен өтеді.
Алдымен бағдарлама банктен көшірмені алады. Ол үшін ашыңыз: Төлем → Банк шоттары бойынша көшірмелер. Кезеңді көрсетіп, «Көшірмелерді алу» батырмасын басыңыз. Torgsoft банк операцияларының тізімін көрсетеді: күні мен уақыты, сомасы, валютасы, шоты, жіберушісі, алушысы, төлем мақсаты және ақша қозғалысының бағыты. Бұл кезеңде банк операциясы Torgsoft қаржылық есебіндегі жаңа төлем болып саналмауы да мүмкін.
Екінші кезеңді пайдаланушы орындайды. Әр операция бойынша бұл төлем Torgsoft бұрыннан жасалған ба, соны анықтау қажет.
Банк көшірмесіндегі операцияны қалай дұрыс өңдеу керек
Көшірмені алғаннан кейін алдымен тиісті төлем Torgsoft қаржылық есебінде бұрыннан бар-жоғын тексеріңіз.
Егер төлем бағдарламада бұрыннан жасалған болса, қаржылық құжатты қайта жасаудың қажеті жоқ. Мысалы:
- POS-терминал арқылы картамен төлеу кезінде;
- сату терезесінде қолмен қолма-қол ақшасыз төлем ретінде;
- есеп айырысу шотына автоматты түрде.
Күні, сомасы және төлем мақсаты бойынша тиісті банк операциясын тауып, «Жіберілген деп белгілеу» әрекетін орындаңыз.
Осыдан кейін көшірмедегі операция «Жіберілді» мәртебесін алады, бірақ Torgsoft жаңа қаржылық құжат жасалмайды. Бұл жағдайда банк көшірмесі нақты түскен қаражатты растау және салыстыру үшін пайдаланылады.
Егер төлем Torgsoft қаржылық есебінде әлі жоқ болса, «Қаржылық операцияны өткізу» әрекетін пайдаланыңыз.
Мысалы, клиентке IBAN бойынша 8 500 грн шот берілді. Клиент оны келесі күні төледі, ал банк көшірмесі алынғанға дейін бұл төлем Torgsoft әлі өткізілмеген.
Көшірмені алғаннан кейін:
- 8 500 грн көлеміндегі түсімді табыңыз.
- Мұндай төлемнің Torgsoft әлі жоқ екеніне көз жеткізіңіз.
- «Қаржылық операцияны өткізу» батырмасын басыңыз.
- Torgsoft «Анықталмаған төлем» нысанын ашады.
Бағдарлама банк көшірмесінен автоматты түрде мыналарды көшіреді:
- есеп айырысу шотын;
- төлем күнін;
- валютаны;
- соманы.
Қажет болса, пайдаланушы кәсіпорынды, қаланы және сипаттаманы көрсете алады.
Сақтағаннан кейін төлем мына бөлімде пайда болады: Құжат → Шот жазып беру арқылы сауда → Клиент төлемдері → Анықталмаған төлемдер.
Одан кейін оны «Шотпен байланыстыру» әрекеті арқылы клиенттің нақты төленбеген шотымен байланыстыруға болады. Torgsoft ең сәйкес төленбеген шоттарды көрсетеді, содан кейін пайдаланушы қажеттісін таңдайды.
«Жіберілді» мәртебесі банк операциясының бұрыннан өңделгенін білдіреді: ол не Torgsoft қаржылық есебіне өткізілген, не басқа тәсілмен бұрыннан есепке алынған ретінде қолмен белгіленген.
Сондықтан көшірменің әр жолы үшін қарапайым ереже қолданылады:
- Тиісті төлем Torgsoft бұрыннан бар-жоғын тексеріңіз.
- Егер төлем бұрыннан бар болса — «Жіберілген деп белгілеу» әрекетін орындаңыз.
- Егер төлем әлі жоқ болса — «Қаржылық операцияны өткізу» әрекетін орындаңыз.
- Өңдегеннен кейін операцияның «Жіберілді» мәртебесі бар екенін тексеріңіз.
Төлемнің қайталануы көбіне дәл осы таңдауда пайда болады.
Қосарланған төлем қайдан пайда болады
2 000 грн сомасындағы қарапайым сатуды қарастырайық. Сатып алушы картамен төледі. Кассир Torgsoft сатуды қолма-қол ақшасыз ретінде өткізді, және бағдарлама есеп айырысу шотына төлемді бұрыннан жасады. Torgsoft мыналар бар: сату 2 000 грн → қолма-қол ақшасыз төлем 2 000 грн → есеп айырысу шоты. Кейін банк бұл ақшаны есепке алады. Кәсіпкер банк көшірмелерін ашып, сол жерде дәл сол 2 000 грн операцияны көреді. Егер енді «Қаржылық операцияны өткізу» батырмасын басса, Torgsoft тағы бір төлем жасау командасын алады.
Нәтижесінде бір нақты банк операциясы бағдарламада екі рет көрсетілуі мүмкін:
| Нақты жағдай | Torgsoft есеп |
|---|---|
| Сатып алушы 2 000 грн бір рет төледі | 2 000 грн сату кезінде жасалды |
| Банк бұл түсімді көшірмеде көрсетті | көшірмеден операцияны өткізгеннен кейін тағы 2 000 грн жасалды |
| Нақты түскені | 2 000 грн |
| Torgsoft қайталанғаннан кейін | 4 000 грн |
Егер операция Torgsoft бұрын банк көшірмелері арқылы емес, басқа жолмен енгізілген болса, оны қаржылық есепке қайта өткізбей, жіберілген деп белгілеу керек.
Араластыруға болмайтын екі жұмыс сценарийі
Кәсіпкерге Torgsoft төлемді нақты қай кезде жасау керек екенін алдын ала анықтап алған дұрыс.
1-сценарий. Төлем сату кезінде жасалады
Бұл дүкен үшін әдеттегі нұсқа.
Сатып алушы кассада картамен төлейді. Кассир сатуды рәсімдеп, бірден қолма-қол ақшасыз төлемді өткізеді. Кейін банк көшірмесі ақшаның түскенін растайды.
Сызба: Сату → төлем бұрыннан жасалған → көшірме → «Жіберілген деп белгілеу».
Түсімді қаржылық операцияға қайта өткізудің қажеті жоқ.
2-сценарий. Төлем IBAN-ға нақты қаражат түскеннен кейін жасалады
Бұл нұсқа көбіне шоттар, тапсырыстар, көтерме және қашықтан сату үшін қолданылады.
Менеджер шот жасайды. Клиент ақшаны кейінірек аударады. Төлем түскеннен кейін менеджер көшірмені алады, операцияны Torgsoft өткізеді және оны шотпен байланыстырады.
Сызба: Шот → банк ақшаны алды → көшірме → «Қаржылық операцияны өткізу» → анықталмаған төлем → шотпен байланыстыру.
Бұл жағдайда банк көшірмесі қаржылық құжаттың көзі болып табылады.
«Есеп айырысу шотына автоматты төлем» қалай жұмыс істейді
Torgsoft сатулардың көпшілігі бірден қолма-қол ақшасыз төленетін кәсіпорындарға арналған жеке режим бар.
«Сату» нысанында «Қосымша» мәзірін ашып, мынаны қосыңыз: «Есеп айырысу шотына автоматты төлем». Әдепкі бойынша бұл режим өшірулі. Torgsoft бағдарлама қайта іске қосылғаннан кейін оның күйін сақтайды.
Режим қосылған кезде «Төлеу» батырмасын басқаннан кейін Torgsoft төлемді әдепкі бойынша белгіленген есеп айырысу шотына қолма-қол ақшасыз түрде өткізеді. Ол үшін ағымдағы кәсіпорын және әдепкі есеп айырысу шоты көрсетілуі тиіс. Бұл режим өздігінен қайталануды жасамайды. Қайталану пайдаланушы осындай сатудан кейін көшірмені алып, дәл сол банк операциясын қаржылық есепке тағы бір рет өткізген жағдайда пайда болады.
Сондықтан автоматты қолма-қол ақшасыз төлемі бар дүкен үшін сызба қарапайым: төлем сату кезінде жасалды → банк түсімді растады → көшірме жолын жіберілген деп белгілейміз.
Приват24-ті қалай дұрыс баптау керек
«Банк көшірмелері» опциясы мына бөлімде бапталады: Баптаулар → Банк шоттары бойынша көшірмелерді баптау. Жаңа шот үшін «Жаңа» батырмасын басып, Merchant жасаңыз.
ПриватБанк үшін Torgsoft мыналарды көрсету қажет:
- Merchant түрі — ПриватБанк;
- толық IBAN;
- құрылған «Автоклиенттің» клиент идентификаторы;
- «Автоклиент» токені;
- шоттың түсінікті атауы;
- банк көшірмелері байланыстырылатын Torgsoft ішкі есеп айырысу шоты.
IBAN бизнеске арналған Приват24-тегі тиісті есептік жазбада қолжетімді болуы тиіс.
Дәл осы ішкі есеп айырысу шотымен байланыс көшірмеден өткізілген қаржылық операциялардың Torgsoft қайда жатқызылатынын анықтайды.
monobank-ты қалай дұрыс баптау керек
monobank үшін «Merchant түрі» өрісінде MonoBank таңдаңыз.
Одан әрі Torgsoft шот түрін таңдауға мүмкіндік береді:
- Жеке/ИП (Индивидуальный предприниматель);
- Заңды тұлғаның шоты.
Атауын көрсету, Torgsoft тиісті ішкі есеп айырысу шотын таңдау және MonoBankAPI токенін қосу қажет.
Жеке шот немесе ИП (Индивидуальный предприниматель) үшін «Шоттарды жүктеу» батырмасын басып, тізімнен қажетті шотты таңдауға болады. Заңды тұлғаның шоты үшін нөмір қолмен енгізіледі. Заңды тұлға үшін көшірмелерде жіберуші және алушы туралы ақпарат та қолжетімді.
Банк шоты мен касса — Torgsoft әртүрлі нысандар
Мұнда жиі шатастыратын бір нәрсені нақтылаған жөн. Банк көшірмесіндегі түсім есеп айырысу шотына байланыстырылады. Ол дүкеннің қолма-қол кассасына түспеуі тиіс. Касса қолма-қол ақша үшін пайдаланылады.
Егер кәсіпкер банк шотынан ақшаны нақты шешіп алып, оны кассаға салса, Torgsoft бұл үшін жеке «Ақшаны кассаға алу» операциясы бар. Оны орындау кезінде пайдаланушы қаражат есептен шығарылатын шотты және ақша түсетін кассаны таңдайды.
Сондықтан банк көшірмелерін баптау кезінде негізгі байланыс мынадай: банк шоты → Merchant → Torgsoft есеп айырысу шоты.
Касса бұл сызбада банк пен қолма-қол ақша арасында нақты ақша қозғалысы болғанда ғана пайда болады.
Егер бір банк шоты бірнеше дүкен үшін пайдаланылса
Банк шотының өзі кәсіпорынның ақшасын сақтайды. Ал жекелеген сатулар әртүрлі сауда нүктелеріне, клиенттерге немесе тапсырыстарға тиесілі болуы мүмкін.
Кіріс банк операциясын өткізген кезде Torgsoft «Анықталмаған төлем» жасайды. Онда кәсіпорынды, қаланы және сипаттаманы көрсетіп, кейін төлемді клиенттің нақты шотымен байланыстыруға болады.
Желі үшін практикалық ереже: бір банк түсімін әртүрлі дүкендердің кассаларына бөлмеңіз. Алдымен ақша қай шот немесе тапсырыс үшін түскенін анықтап, төлемді дәл сонымен байланыстырыңыз.
Егер бірнеше дүкен, кәсіпорын және банк шоты болса, Torgsoft ішкі шоттардың атауларын бірмәнді етіп қойған дұрыс, мысалы:
- ИП (Индивидуальный предприниматель) 1 — ПриватБанк — негізгі шот;
- ИП (Индивидуальный предприниматель) 1 — monobank;
- ЖШС — ПриватБанк;
- басқа кәсіпорынға арналған жеке шот.
Бұл қызметкердің сату кезінде басқа кәсіпорынның шотын таңдап қою қаупін азайтады.
Қызметкерлердің банк көшірмелеріне қолжетімділігін қалай шектеуге болады
Torgsoft әрбір бапталған банк шотымен жұмыс істеуге жеке құқықтар бар. Merchant жасағаннан кейін «Пайдаланушыны қосу» батырмасын басып, қызметкерді таңдаңыз.
Ол үшін үш деңгейдің бірін орнатуға болады:
- Түсімдер — пайдаланушы кіріс операцияларын көреді;
- Шығыстар — пайдаланушы шығыс операцияларымен жұмыс істейді;
- Толық қолжетімділік — пайдаланушы осы шоттың барлық операцияларын көреді.
Бұл, мысалы, менеджерге клиенттердің төлемдеріне қолжетімділік беріп, кәсіпорынның барлық шығыс операцияларын ашпауға мүмкіндік береді.
Torgsoft пайдаланушы құқықтарында бөлек «Есеп айырысу шоттарына қолжетімділікті шектеу» параметрін қосып, нақты қызметкерге қолжетімді шоттарды көрсетуге болады.
Сонда қызметкер басқа дүкендердің шоттарындағы сомаларды көрмейді және төлемді қате бөтен шотқа бағыттай алмайды. Кассалар мен есеп орталықтарына қолжетімділікті де бөлек шектеуге болады.
Желі үшін бұл жай ғана қалдықты жасырудан маңыздырақ: дұрыс бапталған құқықтар қызметкердің физикалық түрде қате шот бойынша орындай алатын операцияларының санын азайтады.
Банк комиссиясы мен эквайринг қалай жұмыс істейді
Банк көшірмесінен төлем жасаған кезде Torgsoft есеп айырысу шотының баптауларына сәйкес эквайрингті бөлек есепке ала алады.
Ол үшін мына параметр бар: Баптаулар → Параметрлер → Қосымша функциялар → Банк шоттары бойынша көшірмелер → «Төлем жасау кезінде эквайрингті есепке алу». Егер ол қосылған болса, төлем жасалған кезде бағдарлама шот баптауларына сәйкес эквайрингтің қаржылық құжатын қалыптастырады.
«Анықталмаған төлем» нысанында нақты операция үшін «Эквайрингті есепке алмау» параметрін де орнатуға болады.
Бұл IBAN-ға тікелей аударымдар үшін маңызды. Егер нақты түсім эквайрингтік операция болмаса, сақтамас бұрын Torgsoft ол үшін комиссия жасауы керек пе, соны тексеру қажет.
Егер қайталанған жазба бұрыннан жасалса
Қалдықты жасанды түрде теңестіру үшін қарсы шығыс жасамаңыз. Ол тағы бір қаржылық қозғалыс қосып, тексеруді қиындатады.
Алдымен екі төлемді табыңыз.
Ол үшін ашыңыз: Төлем → Қаржылық құжат → Есеп айырысу шоты.
Салыстырыңыз:
- күнін;
- сомасын;
- шотты;
- клиентті немесе контрагентті;
- сипаттаманы;
- төлем байланыстырылған құжатты.
Қай жазба сатудың нақты төлемі екенін, ал қайсысы банк көшірмесінен операцияны өткізгеннен кейін екінші рет жасалғанын анықтау қажет.
Егер артық қаржылық құжатты өткен күн үшін жою қажет болса, Torgsoft жабық кассалық күнге байланысты операцияға тыйым салуы мүмкін. Өткен күндердегі қаржылық құжаттарды жою үшін тиісті кассалық күндерді мына бөлім арқылы ашу қажет болуы мүмкін: Төлем → Касса қорытындылары.
Егер қайталанған жазба клиент шотымен бұрыннан байланыстырылса, өзара есеп айырысуды өзгертсе немесе жабық кезеңде тұрса, алдымен құжаттар тізбегін техникалық қолдаумен бірге тексерген қауіпсіз.
Түзетуден кейін банк көшірмесінің жолын «Жіберілді» мәртебесінде қалдыру керек, сонда ол жаңа төлем ретінде қайта өткізілмейді.
Көшірмемен жұмыс істегеннен кейін есепті қалай тексеруге болады
Төлемдерді өңдегеннен кейін үш нәрсені тексеріңіз.
- Есеп айырысу шоты. Torgsoft қалдық пен қаражат қозғалысы бағдарламада жүргізілетін қаржылық операцияларды ескере отырып, нақты банк операцияларына сәйкес келуі тиіс.
- Клиент шоттары. Егер төлем берілген шот бойынша түссе, ол дұрыс шотпен байланыстырылуы тиіс, ал клиенттің қарызы төлем сомасына азаюы керек.
- Көшірме. Өңделген операцияларда «Жіберілді» мәртебесі болуы тиіс. Сонымен бірге бір нақты төлемге Torgsoft бір тиісті қаржылық қозғалыс сәйкес келуі керек.
Қызметкерлер үшін қандай жұмыс тәртібін белгілеу керек
Көптеген дүкендер мен сауда компаниялары үшін бір ереже жеткілікті:
- Қажетті кезең үшін көшірмені алу.
- Әр түсім бойынша соманы, күнді және төлеушіні табу.
- Төлем Torgsoft бұрыннан бар-жоғын тексеру.
- Егер төлем сату кезінде бұрыннан жасалған болса — «Жіберілген деп белгілеу» әрекетін орындау.
- Егер ақша Torgsoft әлі өткізілмеген болса — «Қаржылық операцияны өткізу» әрекетін орындау.
- Шот бойынша төлем үшін жасалған «Анықталмаған төлемді» клиенттің қажетті шотымен байланыстыру.
- Дұрыс есеп айырысу шотын, кәсіпорынды және эквайрингті есепке алу қажеттілігін тексеру.
- Бір банк төлемін екі түрлі тәсілмен өткізбеу.
Банк көшірмелерімен жұмыс істегенде негізгі сұрақ мынадай: «Бұл төлем Torgsoft қаржылық есебінде бұрыннан бар ма?»
Егер бар болса — банк операциясы оны растайды, оны жіберілген деп белгілеу керек, содан кейін ол «Жіберілді» мәртебесін алады. Егер төлем әлі жоқ болса — көшірме қаржылық операция жасау және оны кейін клиент шотымен байланыстыру үшін пайдаланылады. Дәл осы бөлу банк пен Torgsoft деректерін қолма-қол ақшасыз түсімдерді қайталамай салыстыруға мүмкіндік береді.
Алдыңғы қадамға оралу