Табыс «Күнделікті ақшалай есеп» бөлімінде көрсетілмейді: қаржылық талдау мақалаларын қалай тексеруге болады

Torgsoft қаржылық талдау баптарын қалай тексеруге болады?

Torgsoft тауарды сату мен ақша қозғалысы бір-бірімен байланысты, бірақ бөлек есепке алынады. Сату жүргізілгеннен кейін бағдарлама тауардың сатылғанын тіркейді, ал төлем жасалған кезде қаржылық құжат жасап, түскен ақшаны қаржылық талдаудың тиісті бабына жатқызады. Кәдімгі сату үшін негізгі «Сауда түсімі» бабы қолданылады. Егер бір күн ішінде сатулар болса, тауар қоймадан дұрыс есептен шығарылса, ақша кассаға нақты түскен болса, бірақ «Күн бойынша касса есебінде» түсім нөлге тең немесе күтілгеннен аз болса, қаржылық құжаттарды, кассаны, күнді және төлем байланыстырылған қаржылық талдау бабын тексеру қажет.

Torgsoft түсім қалай қалыптасады?

Айырмашылықтың себебін дұрыс анықтау үшін есептің үш құрамдас бөлігін ажырату қажет:

• сату тауардың сатылғанын тіркейді;

• қаржылық құжат ақша қозғалысын тіркейді;

• қаржылық талдау бабы осы қозғалыстың мақсатын анықтайды.

Тауарды сатудан түскен ақша үшін Torgsoft негізгі «Сауда түсімі» бабын пайдаланады.

Схема мынадай:

«Күн бойынша касса есебі» нені көрсетеді?

«Күн бойынша касса есебі» нақты касса мен күн бойынша ақша қозғалысын көрсетеді. Онда кірістерді, шығыстарды, ақша қалдығын және түсім көрсеткіштерін көруге болады.

«Күндік түсім» көрсеткішін қалыптастырған кезде Torgsoft тиісті жүйелік қаржылық талдау баптарымен байланыстырылған қаржылық құжаттарды талдайды.

Сондықтан сату сомасы мен күндік түсім сомасы әрқашан бірдей бола бермейді.

Мысалы, тауар:

• қарызға сатылуы;

• ішінара төленуі;

• кейінірек төленуі;

• қайтарылуы;

• сыйлық сертификатымен төленуі;

• басқа касса немесе есеп айырысу шоты арқылы жүргізілуі мүмкін.

Мұндай жағдайда тауарлық және қаржылық есептер бір операцияның әртүрлі жақтарын көрсетеді.

Жиі кездесетін жағдай: сату бар, бірақ есепте түсім жоқ

Дүкен бір күнде 20 000 грн сомасына тауар сатты делік.

Сату режимінде барлық сатулар көрінеді. Тауар қалдықтары дұрыс азайды. Кассир ақшаны нақты алды.

Алайда «Күн бойынша касса есебі» мынаны көрсетеді: Күндік түсім — 0 грн. Немесе:

• сату — 20 000 грн;

• есептегі түсім — 14 500 грн;

• айырмашылық — 5 500 грн.

Мұндай жағдайда бірден баптауларды өзгерту немесе қосымша кассалық құжаттар жасау қажет емес. Алдымен есепке кірмей қалған нақты бір операцияны табу керек.

Түсімге кіруі тиіс бір сатуды таңдаңыз.

Мысалы:

• күні — 2 қыркүйек;

• сомасы — 850 грн;

• касса — «Дүкен кассасы»;

• төлем тәсілі — қолма-қол ақша.

Ашыңыз: Төлем → Қаржылық құжат.

Қолма-қол операциялар үшін «Касса» қойындысы, қолма-қол ақшасыз операциялар үшін — «Есеп айырысу шоты» қойындысы қолданылады.

Құжатты мына деректер бойынша табыңыз:

• күні;

• сомасы;

• касса немесе шот;

• кәсіпорын;

• контрагент, егер көрсетілсе.

Осыдан кейін қаржылық талдау бабы көрсетілген өрісті тексеріңіз.

Егер қаржылық құжат болмаса

Онда түсімнің болмау себебі қаржылық талдау бабында емес.

Сату бар, бірақ ақша қозғалысы Torgsoft дұрыс тіркелмеген.

Мыналарды тексеру қажет:

• сатуға төлем жасалды ма;

• ол төленбей қалған жоқ па;

• төлем жойылған жоқ па;

• ақша басқа касса немесе шот арқылы жүргізілген жоқ па.

«Сауда түсімі» бабын жасау немесе өзгерту қаржылық құжатты қалпына келтірмейді.

Егер қаржылық құжат бар болса

Мыналарды тексеріңіз:

• соманы;

• күнді;

• кассаны;

• кәсіпорынды;

• қаржылық талдау бабын.

Егер сома мен касса дұрыс болса, бірақ құжат басқа баппен байланыстырылса, қаржылық талдау баптауларын тексеру қажет.

Ашыңыз: Баптаулар → Параметрлер → Қарж. талдау. «Сауда түсімі» өрісін табыңыз.

Онда Torgsoft сатудан түскен ақша үшін пайдаланатын нақты қаржылық талдау бабы көрсетілген.

Бағдарлама үшін дәл осы байланыс маңызды.

Баптың атауының өзі ештеңеге кепілдік бермейді. Дерекқорда атауы бірдей немесе өте ұқсас екі бап болуы мүмкін, бірақ Torgsoft үшін олар екі түрлі жазба болып саналады.

Мысалы, анықтамалықта мыналар қалуы мүмкін:

• өзекті «Сауда түсімі» бабы;

• мақсаты ұқсас ескі бап;

• қолмен жасалған көшірме.

Torgsoft үшін негізгі бап — параметрлерде таңдалған бап.

Ашыңыз: Төлем → Қаржылық талдау баптары бойынша баланс.

Жеткілікті үлкен кезеңді көрсетіңіз, әсіресе дерекқор бірнеше жылдан бері қолданылып келе жатса.

«Өзгерту» батырмасы арқылы қаржылық талдау баптарының анықтамалығын ашыңыз.

Мыналардың бар-жоғын тексеріңіз:

• сауда түсімінің екі бабы;

• мақсаты бірдей ескі бап;

• кездейсоқ жасалған көшірме;

• енді қолданылмайтын, бірақ тарихи құжаттары бар бап.

Белгілі бір кезеңнің балансында тек сол уақытта ақша қозғалысы болған баптар ғана көрінуі мүмкін екенін ескеру маңызды.

Егер ағымдағы күнде ескі бап көрінбесе, ұзағырақ кезеңді тексеріңіз.

Қайта оралыңыз: Төлем → Қаржылық құжат. Қажетті күнді немесе кезеңді белгілеңіз. Алдымен құжаттарды өзекті «Сауда түсімі» бабы бойынша сүзгілеңіз. Содан кейін күмәнді ескі бап бойынша құжаттарды тексеріңіз.

Мысалы:

Егер сатудың нақты сомасы да 20 000 грн болса, айырмашылықтың себебі табылды.

Ақша Torgsoft бар. Қаржылық құжаттардың бір бөлігі жай ғана басқа бапқа жатқызылған.

Бұл жағдайда мыналарды жасаудың қажеті жоқ:

• сатуларды қайта өткізу;

• қызметтік ақша енгізуді жасау;

• 5 500 грн сомасына жаңа кассалық ордер жасау;

• касса қалдығын қолмен көбейту.

Бұл қосымша ақша қозғалысын жасап, есепті одан әрі қиындатады.

Ескі баптың барлық құжаттарын автоматты түрде «Сауда түсіміне» ауыстыру қажет емес.

Алдымен оларды тексеріңіз.

Ескі бап бойынша мыналар жүргізілуі мүмкін:

• сатулар;

• басқа түсімдер;

• қолмен жасалған қаржылық құжаттар;

• басқа есеп схемасы бойынша жасалған ескі операциялар.

Егер бапты тексерусіз жаппай өзгертсе, түсім көрсеткішіне сатуға қатысы жоқ ақша да кіріп кетуі мүмкін.

Дұрыс критерий қарапайым: «Сауда түсіміне» тек тауар сатудан нақты алынған ақшаға сәйкес келетін қаржылық құжаттар ғана жатқызылуы тиіс.

Қаржылық құжаттың қаржылық талдау бабын қалай өзгертуге болады?

Жеке құжаттарды тексеру және түзету мына жерден орындалады: Төлем → Қаржылық құжат. Қажетті құжатты тауып, оны өңдеуге ашыңыз.

Өзгерту мүмкіндігі мыналарға байланысты:

• құжат түріне;

• сатумен байланысына;

• кассалық күннің күйіне;

• пайдаланушы құқықтарына.

Қолма-қол құжаттар үшін тиісті кассалық күн өңдеуге қолжетімді болуы тиіс. Егер құжат сату төлемімен байланысты болса, қарапайым қолмен өңдеу қолжетімсіз болуы немесе төлемнің өзін түзетуді талап етуі мүмкін. Сондықтан өзгеріс енгізер алдында құжаттың сатумен байланысын тексеру қажет.

Егер қате құжаттар көп болса

Егер мәселе ағымдағы күннің бір немесе бірнеше құжатына қатысты болса, оларды бағдарламада ретімен тексеруге болады.

Егер ескі бапта бірнеше жыл ішіндегі жүздеген немесе мыңдаған қаржылық құжат болса, әр жазбаны қолмен өзгертудің немесе дерекқорды бөгде құралдар арқылы жаппай түзетуге тырысудың қажеті жоқ.

Мұндай жағдайда Torgsoft техникалық қолдау қызметіне жүгінген дұрыс.

Маман:

1. қай құжаттардың ескі баппен байланысты екенін анықтай алады;

2. олардың түрін тексере алады;

3. сауда түсімін басқа операциялардан ажырата алады;

4. қауіпсіз түзету тәсілін анықтай алады;

5. өзгерістерден кейін қорытындыларды тексере алады.

Байланыстарды тексерусіз жаппай өңдеу ұзақ кезеңдегі қаржылық тарихты өзгертуі мүмкін.

Өткен күндердегі қаржылық құжаттарды өңдегеннен кейін касса қорытындыларын жаңарту қажет.

Ашыңыз: Төлем → Касса қорытындылары.

Таңдаңыз:

• қажетті кассаны;

• күнді немесе кезеңді.

Осыдан кейін «Кассалық күнді қайта есептеу» әрекетін орындаңыз.

Torgsoft қайта есептейді:

• күн басындағы ақша қалдығын;

• кірістерді;

• шығыстарды;

• күн соңындағы қалдықты.

Қайта есептегеннен кейін «Күн бойынша касса есебін» қайта қалыптастырыңыз.

Егер ескі қаржылық құжат өзгертілсе, келесі кассалық күндерді де тексеру қажет, өйткені бір күннің қалдығы келесі күнге өтеді.

Неліктен ескі бапты жай ғана жоюға болмайды?

Егер Torgsoft қаржылық талдау бабын жоюға мүмкіндік бермесе, әдетте бұл оның әлі де қолданылып жатқанын білдіреді.

Онымен мыналар байланыстырылуы мүмкін:

• қаржылық құжаттар;

• тарихи операциялар;

• жүйелік баптаулар.

Сондықтан дұрыс тәртіп мынадай:

1. өзекті негізгі бапты анықтау;

2. ескі баптың құжаттарын табу;

3. әрбір құжат түрінің мақсатын тексеру;

4. басқа бапқа жатқызылуы тиіс жазбаларды ғана түзету;

5. есептерді тексеру;

6. ескі баптың енді қолданылмайтынына көз жеткізу;

7. содан кейін ғана оны жою мәселесін шешу.

Мұндай түзетудің мақсаты — дұрыс қаржылық байланыстар. Егер құжаттар дұрыс бапталған болса, анықтамалықтан артық атауды жоюдың өзі есептілікке әсер етпейді.

Егер есептегі түсім нөлге тең болса

Деректерді мына ретпен тексеріңіз.

1. Сатулар бар ма?

Осы күндегі сатуларды ашыңыз. Егер сатулар болмаса, себебі анық.

2. Сатуларға төлем бар ма?

Тиісті қаржылық құжаттарды табыңыз. Егер олар болмаса, төлемнің қалай жүргізілгенін тексеру қажет.

3. Күні дұрыс па?

Қаржылық құжат басқа күнмен жүргізілуі мүмкін.

4. Касса дұрыс па?

Егер ақша басқа касса арқылы жүргізілсе, таңдалған кассаның есебінде ол көрсетілмейді.

5. Кәсіпорын дұрыс па?

Бірнеше ИП (Индивидуальный предприниматель) немесе ЖШС-мен жұмыс істегенде құжат басқа кәсіпорынға тиесілі болуы мүмкін.

6. Қандай қаржылық талдау бабы қолданылған?

Нақты құжаттың бабын тексеріңіз.

7. Қандай бап негізгі ретінде орнатылған?

Ашыңыз: Баптаулар → Параметрлер → Қарж. талдау → Сауда түсімі.

8. Екінші бап жоқ па?

Басқа ұқсас баптар бойынша қаржылық құжаттарды тексеріңіз.

9. Кассалық күн қайта есептелді ме?

Өткен кезеңдерге өзгерістер енгізілгеннен кейін касса қорытындыларын жаңартыңыз.

Егер есепте түсімнің бір бөлігі ғана жоқ болса

Бұл жағдайда барлық операцияны емес, нақты айырмашылықты іздеген ыңғайлы.

Мысалы:

• сатулар — 31 800 грн;

• түсім — 27 300 грн;

• айырмашылық — 4 500 грн.

Шамамен осы сомаға сәйкес келетін сатуларды табыңыз.

Содан кейін әрқайсысы үшін мынаны тексеріңіз: Сату → Төлем → Қаржылық құжат → Касса → Талдау бабы. Егер 4 500 грн сомасындағы құжаттар басқа баптан табылса, барлық 31 800 грн сомасын тексерудің қажеті жоқ.

Баптардың бірдей атауы шатастыруы мүмкін бе?

Иә. Дерекқорда көрінетін атауы бірдей екі түрлі жазба болуы мүмкін: «Сауда түсімі» және «Сауда түсімі».

Пайдаланушы үшін олар бірдей көрінеді. Torgsoft үшін олар ішкі байланыстары әртүрлі екі бөлек жазба.

Сондықтан баптардың атауын өзгерту мәселені шешпейді.

Мыналарды тексеру қажет:

• қай бап негізгі ретінде тағайындалған;

• қаржылық құжаттар қай бапқа байланыстырылған.

Сыйлық сертификаттары және түсім

Torgsoft сыйлық сертификаттары үшін қаржылық талдаудың жеке негізгі бабы қолданылады.

Түсімнің кейбір көрсеткіштерін есептеу кезінде бағдарлама «Сауда түсімі» бабы бойынша құжаттарды ғана емес, сонымен қатар жүйелік «Сыйлық сертификаты» бабы бойынша операцияларды да ескеруі мүмкін.

Сондықтан есептегі көрсеткішті өзгерту үшін ғана сертификат сатылымын қолмен «Сауда түсіміне» ауыстырудың қажеті жоқ.

Алдымен сертификаттың қалай бапталғанын және қалай жүргізілгенін тексеру қажет.

Неліктен «Күн бойынша касса есебі» ПККМ Z-есебімен сәйкес келмеуі мүмкін?

Бұл есептер әртүрлі деректер негізінде қалыптасады. ПККМ Z-есебі тіркелген ауысымның фискалдық операцияларын көрсетеді. Күн бойынша касса есебі Torgsoft қаржылық құжаттарымен жұмыс істейді.

Сондықтан айырмашылық болған жағдайда мыналарды бөлек тексеру қажет:

• күнді;

• кәсіпорынды;

• кассаны;

• төлем түрін;

• қаржылық құжатты;

• фискалдық чекті.

Мысалы, сатып алушы картамен төлеуі мүмкін, ал Torgsoft ішкі есебінде төлем қолма-қол ақша кассасына түскен болуы мүмкін. Онда себеп төлем түрінде болады, ал «Сауда түсімі» бабы дұрыс бапталған болуы мүмкін.

Неліктен тауарлық есеп кассалық есептен өзгеше болуы мүмкін?

Тауарлық есеп тауар қозғалысын көрсетеді. Кассалық есеп ақша қозғалысын көрсетеді. Бұл әртүрлі көрсеткіштер.

Мысалы, дүкен 10 000 грн сомасына тауар сатты, бірақ:

• 7 000 грн сатып алушылар бірден төледі;

• 3 000 грн қарыз болып қалды.

Тауар сатылымы 10 000 грн құрайды. Ал алынған ақша қозғалысы 7 000 грн құрайды. Мұндай айырмашылық дұрыс. Мәселені ақша нақты алынған, Torgsoft тиісті төлем бар, бірақ ол көрсетілуі тиіс жерде көрінбеген кезде іздеу қажет.

Пайдаланушы құқықтары әсер ете ме?

Иә. Егер пайдаланушының мына нысандарға қолжетімділігі шектелген болса:

• кассаларға;

• есеп айырысу шоттарына;

• есеп орталықтарына;

• кәсіпорындарға,

ол есептерде өзіне қолжетімді ақпараттың бір бөлігін ғана көруі мүмкін.

Сондықтан иесі дұрыс түсімді көріп, ал сатушы — аз соманы көрсе, алдымен оның рөлінің құқықтарын тексеру қажет. Бұл міндетті түрде қаржылық құжаттарда мәселе бар дегенді білдірмейді.

Ескі қаржылық талдау бабын қалай қауіпсіз жоюға болады?

Егер дерекқорда шынымен артық бап қалып қойса:

1. Параметрлердегі негізгі «Сауда түсімі» бабын тексеріңіз.

2. Ескі баптың құжаттарын табыңыз.

3. Олардың мазмұнын тексеріңіз.

4. Қате байланыстарды түзетіңіз.

5. Өткен кезеңге өзгерістер енгізгеннен кейін кассалық күндерді қайта есептеңіз.

6. Есептерді қайта қалыптастырыңыз.

7. Ескі бап енді қолданылмайтынына көз жеткізіңіз.

8. Осыдан кейін, егер ол шынымен енді қажет болмаса, жойыңыз.

Себепті іздеудің қысқаша алгоритмі

Егер «Күн бойынша касса есебінде» күтілген түсім жоқ болса:

1. Нақты сатуды табыңыз.

2. Оның төлемін табыңыз.

3. Қаржылық құжатты тексеріңіз.

4. Күнді тексеріңіз.

5. Касса немесе есеп айырысу шотын тексеріңіз.

6. Кәсіпорынды тексеріңіз.

7. Қаржылық талдау бабын тексеріңіз.

8. Параметрлердегі негізгі «Сауда түсімі» бабын тексеріңіз.

9. Ықтимал ескі немесе қайталанатын баптарды табыңыз.

10. Егер қажетті төлем бұрыннан бар болса, қосымша ақша қозғалысын жасамаңыз.

11. Өткен құжаттарды түзеткеннен кейін кассалық күнді қайта есептеңіз.

12. Есепті қайта қалыптастырыңыз.

Егер сату дұрыс жүргізілген болса, ең маңыздысы — толық қаржылық тізбекті қадағалау: төлем қай жерде тіркелді, ол қай касса немесе шот арқылы өтті және Torgsoft оны қаржылық талдаудың қай бабына жатқызды. Дәл осы деректер операцияның қаржылық есептерде қалай көрсетілетінін анықтайды.