Техникалық нұсқаулық: дерекқорды 1C/BAS және Excel бағдарламаларынан Torgsoft бағдарламасына көшіру

Есеп жүргізу жүйесін көшіру — жаңа бағдарламаның архитектурасын нақты түсінуді және деректерді дұрыс дайындауды қажет ететін маңызды кезең. Бұл мақала 1С/BAS жүйелерінен немесе қарапайым Excel кестелерінен Torgsoft бағдарламасына өтудің техникалық аспектілерін егжей-тегжейлі қарастырады: көшіру шектеулері, кодтау мәселелері, жад қателері (Out of memory), мәтіндік артикулдардың ерекшелігі және жиі кездесетін ақаулар.

1. Көшіру шектеулері: 1С/BAS жүйесінен нені көшіруге болады және нені көшіруге болмайды

Torgsoft бағдарламасының архитектурасы 1С/BAS жүйесінен түбегейлі ерекшеленеді. Torgsoft басқарушылық, қоймалық және қаржылық есеп жүргізуге арналған, ал 1С/BAS бухгалтерлік есепке бағытталған.

Көшіруге жатпайтын деректер:

• Операциялар тарихы және тауар қозғалысы. Дерекқорды толығымен, яғни тапсырыстар тарихымен, бұрын жасалған жүкқұжаттармен, кассалық ауысымдармен немесе қаржылық құжаттармен бірге көшіру мүмкін емес.

• Автоматты интеграция. 1С пен Torgsoft арасында синхрондау үшін тікелей "шлюз" немесе дайын өңдеу құралы жоқ.

Нені көшіруге болады (қалдықтарды көшіру):

Көшірудің жалғыз дұрыс жолы — қажетті анықтамалықтарды 1С жүйесінен Excel форматына экспорттап, кейін Torgsoft бағдарламасына импорттау. Мыналарды көшіруге болады:

1. Тауар номенклатурасын: атаулар, штрихкодтар, артикулдар, тауар түрлері (санаттар), өндірушілер.

2. Бастапқы қалдықтар мен бағаларды: қоймалардағы тауардың ағымдағы санын, сатып алу бағаларын (валютада немесе гривнада), бөлшек және көтерме бағаларды.

3. Клиенттер базасын: клиенттердің аты-жөнін, олардың штрихкодтарын (карта нөмірлерін), жеңілдік пайыздарын, телефондарын және жиналған бонустарын.

2. Excel файлын пішімдеу және мәтіндік артикулдар

Деректерді сәтті жүктеу үшін файл дұрыс дайындалуы керек. Torgsoft .xls (Excel 97-2003) форматтарымен ең жақсы жұмыс істейді.

Аралас деректер түрлері мәселесі (мәтіндік артикулдар). Excel бағанында (мысалы, "Артикул" немесе "Штрихкод") сандық мәндер де (мысалы, 440), мәтіндік мәндер де (мысалы, 78549-AP) болған кезде жиі мәселе туындайды. MS Office драйверлері мұндай бағанды сандық ретінде тануы мүмкін, сол кезде мәтіндік артикулдар дұрыс импортталмайды немесе өткізіліп кетеді.

 Техникалық шешім. Excel бағдарламасында ұяшық форматын жай ғана "Мәтіндік" етіп өзгерту әрдайым нәтиже бермейді. Кепілді түрлендіру үшін әр мәннің алдына апострофты мәжбүрлі түрде қосатын VBA-макросты қолдану ұсынылады, сонда мән толықтай мәтіндік болады. Excel бағдарламасындағы әрекеттер алгоритмі:

1. Артикулдар/штрихкодтар бар диапазонды белгілеңіз.

2. Макросты орындаңыз: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next:.

3. Файлды .xls форматында сақтаңыз.

3. Кодтау және жүйені локализациялау мәселелері

Импорт кезінде түсініксіз таңбалар ("иероглифтер") немесе әріптердің орнына сұрақ белгілері ? пайда болуы мүмкін.

• Ерекше таңбалар. Torgsoft Plane 0 Unicode (Basic Multilingual Plane) таңбалар жиынтығын қолдайды. Егер 1С жүйесінен ерекше таңба экспортталса (мысалы, х әрпінің орнына стандартты емес көбейту белгісі ×), бағдарлама оны тани алмайды және ? белгісімен ауыстырады.

• Windows жүйесінің локализациясы. Егер импорт кезінде украин немесе орыс әріптерінің орнына иероглифтер пайда болса, мәселе Windows аймақтық баптауларында. Windows басқару тақтасы -> Аймақтық стандарттар -> Қосымша бөліміне өтіп, "Юникодты қолдамайтын бағдарламалар тілі" параметрін Украин тіліне өзгерту қажет. Сондай-ақ "Дүниежүзілік тілді қолдау үшін Unicode UTF-8 пайдалану" бета-функциясының өшірілгеніне көз жеткізіңіз.

4. "Out of memory" қатесі және ODBC драйверінің ақаулары

Импорт кезіндегі "Out of memory" қатесі:

Бұл қате компьютердің немесе сервердің жедел жады жетіспеушілігімен байланысты емес. Ол пайдаланушы Excel файлын дайындау кезінде (атаулы аймақ құру барысында) деректермен бірге бүкіл парақты немесе мыңдаған бос жолдар мен бағандарды белгілегенде пайда болады. Бағдарлама осы алып бос массивті жедел жадқа жүктеуге тырысады, бұл оның тоқтап қалуына әкеледі.

 Шешім: Excel бағдарламасында тек нақты деректері бар кестені ғана белгілеңіз (төмендегі бос жолдарсыз) және импорт үшін атауды дәл осы аймаққа беріңіз. Үлкен базаларды (50 000-нан астам позиция) тұрақты импорт үшін бөліктерге бөлу ұсынылады.

ODBC драйверінің жиі кездесетін қателері:

1. «Көрсетілген ACEODBC.DLL модулі табылмады (126-қате)»: Excel-мен жұмыс істеуге арналған драйверлердің зақымданғанын немесе жоқ екенін білдіреді. Бұл Microsoft Office бағдарламасын қайта орнату (мүмкіндігінше 32-биттік нұсқасын) немесе Access Database Engine орнату арқылы шешіледі.

2. «Файл басқа пайдаланушыда ашық»: файл Excel бағдарламасында ашық болғанда және бағдарлама оны аша алмаған кезде пайда болады. Файл ашық тұрған ағымдағы жұмыс орнында Excel бағдарламасын жабу көмектеседі.

3. «Connection is busy with results for another hstmt»: дерекқорға бағытталған ағындар қатесі. Бұл өзекті SQL Server Native Client 11.0/12.0 нұсқасын орнату және компьютерді қайта жүктеу арқылы шешіледі.

5. Көшіру кезіндегі пайдаланушылардың жиі кездесетін логикалық қателері

1. Штрихкод басындағы нөлдердің жоғалуы. Егер штрихкодтарыңыз нөлден басталса (мысалы, 012345), ал импорттан кейін нөл жоғалып кетсе. Бұған жол бермеу үшін Баптаулар -> Параметрлер -> Тауар бөлімінде «Нөлден басталатын штрихкодтарды түзету» белгісін алып тастаңыз.

2. Санат құрылымының дұрыс болмауы (ата-аналық түйін). Excel файлынан жаңа тауарларды жүктегенде пайдаланушылар импорт баптауларында "Тауар түрінің ата-аналық түйіні" және "Өндірушінің ата-аналық түйіні" параметрлерін көрсетуді ұмытады. Егер бұл жасалмаса, жаңа санаттар немесе өндірушілер дұрыс иерархиялық ағаш құрылымынсыз, ретсіз жасалады.

3. Тауарлардың қайталануы немесе дұрыс емес біріктірілуі. Егер импорт файлында бір ұяшықта бірнеше штрихкод көрсетілсе немесе штрихкодтар дұрыс емес форматта болса, бағдарлама әртүрлі тауарларды бір позицияға біріктіруі мүмкін. Егер бұл жағдай орын алған болса, қатені «Тауартану -> Қателер диагностикасы -> Тауар қателері» мәзірінде штрихкодтарды ажырату немесе қайта тағайындау арқылы түзетуге болады.

4. Бағалардың сәйкес келмеуі (ҚҚС).  Мұқият болыңыз: егер импорт баптауларында үстеме бағаны сатып алу бағасынан қалыптастыру әдісі көрсетілсе, ал жүкқұжаттың өзінде "Тауардың сатып алу бағасына ҚҚС қосу" белгісі қойылса, бөлшек баға дұрыс қалыптаспайды (ол ҚҚС-сыз бағадан есептеледі).

 Соңғы кеңес. Көшіруді "таза бастау" әдісімен жүргізген дұрыс (бухгалтерлер ұсынады): алдымен толық физикалық түгендеу жүргізіп, нақты қалдықтарды Excel үлгісінде бекітіңіз, содан кейін ғана оларды Torgsoft бағдарламасына бастапқы қалдықтар ретінде жүктеңіз. Бұл ескі есеп жүргізу жүйесінен "қоқыс" деректерді және теріс қалдықтарды көшірудің алдын алуға көмектеседі.