Бастапқы қалдықтар: жеткізушілерге жалған қарыздарсыз тауарларды дерекқорға қалай енгізуге болады

Егер Torgsoft жұмыс бастағаннан кейін серіктестермен баланста шын мәнінде жоқ жеткізуші алдындағы қарыз пайда болса, оның ең жиі себебі — бастапқы тауардың әдеттегі кіріс ретінде енгізілуі. Әдеттегі кіріс жүкқұжатын жасаған кезде жеткізушіні көрсету міндетті, сондықтан бағдарлама мұндай құжатты жаңа тауар сатып алу ретінде қабылдап, таңдалған жеткізуші алдында қарыз қалыптастырады. Бағдарлама іске қосылғанға дейін дүкенде болған тауарлар үшін арнайы «Бастапқы қалдықтар» режимін пайдалану керек. Бұл жағдайда тауар қойма есебіне қойылады, бірақ жеткізуші алдында кредиторлық қарыз жасамайды.

Бұл нұсқаулық Torgsoft есепті автоматтандыруды енді бастап жатқан немесе тауар базасын басқа бағдарламадан көшіріп жатқан бизнес иелері мен әкімшілерге арналған. Жоқ қарыздардың пайда болуы бастапқы тауар әдеттегі сатып алу ретінде кіріске алынған кезде туындайды. Төмендегі қадамдарды орындағаннан кейін тауарды қоймаға қолмен немесе импорт арқылы дұрыс енгізіп, жалған кредиторлық қарыздың пайда болуын болдырмауға болады.

Бастапқы қалдықтардың қате енгізілгенін қалай түсінуге болады

• «Төлем» — «Серіктестермен баланс» бөлімінде бағдарлама орнатылғанға дейін дүкенде болған және бұрыннан төленген тауар үшін жеткізушілер алдындағы үлкен қарыз пайда болды.

• Аналитика бұрмаланған: «Жеткізушінің сату шартымен берілген тауарларын сату талдауы» есебінде немесе басқа қаржылық есептерде өзекті емес қарыздар мен кірістер көрсетіледі.

Жеткізуші алдындағы жалған қарыз неге пайда болады

Бастапқы тауар қалдығы, яғни автоматтандыру басталғанға дейін дүкенде болған тауар, нақты контрагент көрсетілген әдеттегі кіріс жүкқұжаты арқылы енгізілген. Егер қолмен енгізу немесе Excel-ден импорттау кезінде арнайы «Бастапқы қалдықтар» белгісі іске қосылмаса, бағдарлама бұл партияны жеткізушіден жаңа ғана сатып алынған деп қабылдап, оны осы жеткізушімен баланста көрсетеді.

Қате қарыздар мен бастапқы кірістерді қайдан тексеруге болады

1. Мәзір тармағына өтіңіз «Төлем» — «Серіктестермен баланс». «Жеткізуші» сүзгісін таңдаңыз және «Менің қарызым» бағанындағы соманы тексеріңіз — егер онда шын мәнінде жоқ қарыздар болса, бастапқы қалдықтар қате енгізілген немесе жеткізушінің нақты жүкқұжаты бойынша төлем жасалмаған.

2. Қойма → Кіріс жүкқұжаттарының реестрі бөлімін ашыңыз. Жеткізуші және төлем күйі бойынша сүзгілер арқылы барлық төленбеген жүкқұжаттарды тексеріңіз. Егер жүкқұжат шынымен жеткізушіге төленуі керек болса, төлем енгізіңіз. Егер бұл Torgsoft жұмыс басталғанға дейін дүкенде болған бастапқы тауар болса, мұндай жүкқұжатты «Бастапқы қалдықтар» ретінде қайта рәсімдеу керек, сонда ол жеткізуші алдында жалған қарыз жасамайды.

Қарыз жасамай бастапқы қалдықтарды қалай дұрыс енгізуге болады

Қолда бар тауарларды қарыз жасамай бастапқы қалдықтар ретінде қабылдап, «нөлдік» түгендеу жасау үшін дұрыс кіріс құжатын жасау қажет.

1-нұсқа. Қалдықтарды қолмен енгізу, сканер арқылы

1. «Құжат» — «Тауар кірісі» мәзір тармағына өтіңіз.

2. Жүкқұжаттың шапкасын жасау үшін «Қосу» батырмасын немесе «Жаңа кіріс» батырмасын басыңыз.

3. Кіріс параметрлері терезесінде МІНДЕТТІ ТҮРДЕ «Бастапқы қалдықтар» белгісін қойыңыз.  Ескертпе: бұл белгі іске қосылған кезде «Жеткізуші» өрісі автоматты түрде бұғатталады, себебі бастапқы қалдықтар үшін жеткізуші жүйелік түрде көрсетілмейді, бұл қарыздардың пайда болуына жол бермейді.

4. Тауарды сатып алу валютасын таңдаңыз және «Жазу» батырмасын басыңыз.

5. Енді қолда бар тауарлардың штрихкодтарын сканерлеуге, олардың карточкаларын толтыруға, егер тауар анықтамалықта әлі жоқ болса, және нақты санын көрсетуге болады.

2-нұсқа. Бастапқы қалдықтарды Excel-ден импорттау

Егер басқа бағдарламадан 1000-2000 позицияны көшіріп жатсаңыз, мысалы, *.xls форматында, импортты пайдаланған дұрыс.

1. Жоғарыда сипатталғандай жаңа кіріс жүкқұжатын жасаңыз: Құжат — Тауар кірісі — Қосу, «Бастапқы қалдықтар» белгісін қойып, «Жазу» батырмасын басыңыз.

2. Осы жүкқұжатта тұрған кезде «Импорт» батырмасын басыңыз.

3. «Деректер көзі» арқылы Excel файлыңызға қосылым жасаңыз.

4. Файл бағандарын (Штрихкод, Атауы, Артикул, Баға, Саны) Torgsoft өрістерімен сәйкестендіріңіз.

5. Импортты іске қосыңыз. Тауар қойма балансына кредиторлық қарыз қалыптастырмай есепке қойылады.

Егер бастапқы қалдықтар әдеттегі кіріс ретінде енгізіліп қойған болса, не істеу керек

Егер бастапқы тауарды әдеттегі кіріс ретінде енгізіп қойған болсаңыз және ол бойынша әлі сатылымдар болмаса, ең дұрыс шешім — бұл кіріс жүкқұжатын Қойма - Кірістер тізімі арқылы өшіріп, оны «Бастапқы қалдықтар» белгісімен қайта енгізу. Егер тауарды бастапқыда «Бастапқы қалдықтар» ретінде қабылдап, кейін аналитика үшін оны нақты жеткізушілер бойынша бөлу қажет болса, «Тауартану» — «Қателер диагностикасы» — «Бастапқы қалдықтар тауарлары» қойындысына өтіңіз. Қажетті тауарларды белгілеп, «Тауарды жеткізушіге бөлу» батырмасын басыңыз. Бағдарлама оларды дұрыс жүкқұжаттарға өзі көшіреді.

Жұмыстың басында жалған қарыздарға қалай жол бермеуге болады

• Дұрыс құралды пайдаланыңыз. Дүкенде бұрыннан бар тауарларды енгізуді, бұл тек «Бастапқы қалдықтар» белгісі арқылы жасалады, және жеткізушіден жаңа келген тауарларды нақты ажыратыңыз. Жаңа келген тауарлар — контрагент көрсетілетін және қарыз қалыптастыратын әдеттегі кіріс.

• Қызметкерлерге нұсқау беріңіз. Тауар кірісіне жауапты адамдарға кірістегі «Жеткізуші» өрісі кәсіпорынның қаржылық балансына тікелей әсер ететінін түсіндіріңіз.

Жиі қойылатын сұрақтар